# Tài liệu Cloudfly VMail — toàn văn (vi) File này gộp toàn bộ nội dung đã publish của một ngôn ngữ. Chỉ mục ngắn hơn ở /llms.txt. # Tài liệu Cloudfly VMail Hướng dẫn sử dụng dịch vụ thư điện tử Cloudfly cho quản trị viên - thiết lập tên miền, tạo hộp thư, lọc thư rác và gửi thư từ ứng dụng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi · Cập nhật: 2026-08-07 --- Tài liệu này dành cho người quản trị hệ thống thư của doanh nghiệp. Mỗi trang là một việc cụ thể, làm được từ đầu tới cuối. ## Bắt đầu từ đâu Dịch vụ nào cũng đi qua hai bước, theo đúng thứ tự này: 1. **[Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain)** — cắm một bản ghi TXT. Bước này **giống hệt nhau ở cả bốn dịch vụ**. 2. **Cắm bản ghi cấu hình của dịch vụ** — bước này **khác nhau ở từng dịch vụ**. Đừng dùng bản ghi của dịch vụ này cho dịch vụ khác. Email Business trỏ MX của tên miền về Cloudfly; Email Security trỏ MX sang cổng lọc rồi trả thư về máy chủ của bạn; Email API và Email Relay không đụng tới MX — chúng chỉ gửi thư đi. ## Các dịch vụ ## Ba điều nên biết trước **Giá trị cấu hình luôn lấy từ bảng điều khiển.** Bản ghi MX, SPF và DKIM khác nhau tuỳ tên miền. Tài liệu chỉ mô tả hình dạng của chúng để bạn biết mình đang nhìn cái gì. **Bản ghi DNS cần thời gian lan truyền.** Thường vài phút, đôi khi tới 24 giờ. Hệ thống tự kiểm tra lại định kỳ, bạn không cần giữ trang. **Cấu hình thư hỏng một cách im lặng.** Cắm sai bản ghi vẫn báo lưu thành công, thư vẫn báo gửi thành công, chỉ là rơi vào hộp thư rác của người nhận. Vì vậy mỗi trang hướng dẫn đều có mục **Kiểm tra kết quả** — đừng bỏ qua nó. ## Tài liệu này dành cho máy đọc Mọi trang đều có bản Markdown thô: thêm `.md` vào cuối đường dẫn. Chỉ mục đầy đủ ở [llms.txt](/llms.txt), toàn văn ở [llms-full.txt](/vi/llms-full.txt). Nếu bạn dùng trợ lý AI để tra cứu, đưa hai địa chỉ trên cho nó thay vì chép từng trang. --- # Xác minh quyền sở hữu tên miền Bước đầu tiên của cả bốn dịch vụ. Cắm một bản ghi TXT để chứng minh bạn sở hữu tên miền, và biết tên miền của bạn đến từ đâu. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/platform/verify-domain · Cập nhật: 2026-08-07 --- Bốn dịch vụ của Cloudfly đều bắt đầu bằng đúng một việc: chứng minh bạn sở hữu tên miền. Cùng một bản ghi TXT, cùng một nút bấm. Chỉ sau bước này hệ thống mới cấp cho bạn các bản ghi cấu hình tiếp theo — và mỗi dịch vụ cần một bộ khác nhau. ## Chuẩn bị trước khi xác minh - Quyền sửa bản ghi DNS của tên miền - Tài khoản quản trị trên bảng điều khiển Cloudfly ## Tên miền của bạn đến từ đâu Đây là điểm khác nhau đầu tiên giữa các dịch vụ, và nó quyết định bạn có việc phải làm trước đó hay không. | Dịch vụ | Tên miền có từ đâu | Tự thêm được không | |---|---|---| | Email Business | Bạn khai khi đăng ký dịch vụ, Cloudfly tạo sẵn | Không | | Email Security | Bạn khai khi đăng ký dịch vụ, Cloudfly tạo sẵn | Không | | Email API | Bạn tự thêm trên bảng điều khiển | Có, trong hạn mức của gói | | Email Relay | Bạn tự thêm trên bảng điều khiển | Có, trong hạn mức của gói | Với **Email Business** và **Email Security**, trang tên miền không có nút thêm. Trang báo chưa có tên miền nào không phải lỗi thao tác của bạn — liên hệ bộ phận hỗ trợ để được cấu hình. Với **Email API** và **Email Relay**, bạn thêm tên miền gửi ngay trên trang: bấm chip **+ Thêm tên miền**, gõ tên miền, bấm **Thêm**. Một tên miền dùng được cho cả hai dịch vụ. ## Mở trang tên miền Mỗi dịch vụ có trang tên miền riêng, tên gọi khác nhau. | Dịch vụ | Mục trên bảng điều khiển | |---|---| | Email Business | **Tên miền** | | Email Security | **Cấu hình định tuyến** | | Email API | **Tên miền gửi** | | Email Relay | **Tên miền gửi** | ![Trang Thiết lập và Kích hoạt Tên miền của Email Business: nút Kiểm tra DNS ở góc phải, hai thẻ Bước 1 Xác minh sở hữu và Cấu hình DNS Email đều đã tích xanh](/img/platform/verify-domain-status.png) Cả bốn trang dựng theo cùng một khung hai bước: | | Bước 1 | Bước 2 | |---|---|---| | Việc phải làm | Xác minh sở hữu tên miền | Cắm bản ghi cấu hình của dịch vụ | | Nút bấm | **Xác minh sở hữu** | **Kiểm tra DNS** | Trang này chỉ nói về bước 1. Bước 2 khác nhau hoàn toàn giữa bốn dịch vụ — xem mục cuối trang. ## Cắm bản ghi TXT ### Lấy mã xác minh Trang tên miền hiển thị bản ghi cần cắm, kèm nút chép ở cột giá trị. ![Trang tên miền ở trạng thái Đang chờ xác minh sở hữu: dải chip tên miền có chip chấm cam đang chọn và chip Thêm tên miền, nút Xác minh sở hữu màu xanh ở góc phải, hai thẻ Bước 1 và Bước 2 trong đó Bước 1 đang sáng, và bảng Bản ghi xác minh sở hữu với một dòng TXT tên _cloudfly chấm tên miền, nội dung cloudfly-verify bằng một chuỗi hex, trạng thái Chờ kiểm tra](/img/platform/ownership-record.png) Ảnh trên chụp ở **Email API**, nơi bạn tự thêm tên miền — nên thấy cả chip **+ Thêm tên miền**. Với Email Business và Email Security thì không có chip đó, còn phần bảng bản ghi thì giống hệt. Dùng nút chép ở cuối ô **Nội dung**, đừng gõ lại. Mã dài và phân biệt chữ hoa chữ thường. Sai một ký tự thì kết quả vẫn chỉ là "không tìm thấy bản ghi". Trạng thái **Chờ kiểm tra** nghĩa là hệ thống đang đợi thấy bản ghi, chưa phải lỗi. ### Tạo bản ghi ở nhà cung cấp DNS Bản ghi này **giống hệt nhau ở cả bốn dịch vụ** — cùng tên, cùng dạng giá trị. | Trường | Giá trị | |---|---| | Loại | `TXT` | | Tên / Host | `_cloudfly` | | Giá trị | `cloudfly-verify=` | | TTL | để mặc định | Vì dùng chung, tên miền đã xác minh cho một dịch vụ thì bản ghi đó **giữ nguyên tác dụng** khi bạn mở thêm dịch vụ khác trên cùng tên miền. Đừng xoá nó đi. ### Kiểm lại trường Tên / Host Mỗi nhà cung cấp DNS xử lý trường này một kiểu. Sau khi lưu, kiểm lại bằng mắt. Bản ghi phải nằm ở `_cloudfly.example.com`, không phải `_cloudfly.example.com.example.com`. Nếu ô nhập tự thêm tên miền vào sau, chỉ nhập `_cloudfly`. Nếu không, nhập đầy đủ. ## Chờ hệ thống kiểm tra Hệ thống tự quét lại theo chu kỳ. Bạn không cần giữ trang. Muốn nhanh hơn thì bấm **Xác minh sở hữu**. Bản ghi DNS cần thời gian lan truyền, thường vài phút, đôi khi tới 24 giờ. Con số này phụ thuộc nhà cung cấp và TTL bạn đặt. Bấm kiểm liên tục không làm nó nhanh hơn. ## Kiểm tra kết quả ### Trên bảng điều khiển Xác minh đã xong khi cả ba dấu hiệu sau cùng xuất hiện: 1. Thẻ **Bước 1: Xác minh sở hữu** chuyển sang tích xanh 2. Bảng bản ghi của bước 2 xuất hiện bên dưới 3. Dòng *Kiểm tra lần cuối* hiển thị thời điểm vừa rồi Bảng ở dấu hiệu thứ hai chỉ hiện sau khi hạ tầng đã dựng xong. Thấy nó là chắc chắn đã qua bước này. ### Từ máy của bạn ```bash dig +short TXT _cloudfly.example.com dig +short TXT _cloudfly.example.com @8.8.8.8 ``` Cả hai lệnh phải trả về chuỗi `cloudfly-verify=...` khớp mã trên bảng điều khiển. Lệnh thứ hai hỏi một máy chủ DNS công cộng. Lệnh đầu ra kết quả mà lệnh sau không, nghĩa là bản ghi chưa lan truyền xong. ## Khi hệ thống báo không tìm thấy Đi theo thứ tự này. Dừng lại ở bước đầu tiên cho kết quả bất thường. 1. **`dig` không trả gì.** Bản ghi chưa lưu, hoặc lưu nhầm tên miền. Kiểm lại ở trang quản trị DNS. 2. **`dig` trả chuỗi khác mã trên bảng điều khiển.** Bản ghi cũ còn sót từ lần thử trước. Xoá bản ghi thừa. Nhiều bản ghi `_cloudfly` cùng lúc làm việc kiểm tra không đoán được nên tin cái nào. 3. **`dig` đúng nhưng bảng điều khiển vẫn báo không thấy.** Bản ghi cũ còn trong bộ nhớ đệm của các máy chủ DNS trung gian. Đợi hết TTL của bản ghi trước rồi kiểm lại. > **Cảnh báo — Giữ nguyên bản ghi TXT sau khi xác minh** > > Hệ thống kiểm lại định kỳ. Tên miền mất bản ghi xác minh có thể bị đưa về trạng thái chờ, và dịch vụ > trên tên miền đó ngừng hoạt động. ## Bước tiếp theo Từ đây mỗi dịch vụ đi một đường khác nhau. Chọn đúng dịch vụ bạn đang thiết lập. | Dịch vụ | Bước 2 cắm gì | Hướng dẫn | |---|---|---| | Email Business | MX, SPF, DKIM, DMARC — nhận và gửi thư trên hạ tầng Cloudfly | [Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư](/vi/email-business/dns-records) | | Email Security | Chỉ MX — đưa thư đến qua cổng lọc, lọc xong vẫn về máy chủ thư của bạn | [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing) | | Email API | Bản ghi ký thư và bản ghi đường phản hồi — chỉ phục vụ gửi | Đang biên soạn | | Email Relay | Giống Email API | Đang biên soạn | > **Cảnh báo — Chỉ Email Business đổi MX của tên miền gốc về Cloudfly** > > Email Security cũng đổi MX, nhưng đích đến là cổng lọc và thư vẫn đi tiếp về máy chủ thư của bạn. > Email API và Email Relay **không đụng tới MX gốc** — chúng chỉ gửi thư đi, hộp thư của bạn nằm ở > đâu vẫn nằm nguyên ở đó. --- # Đọc trang Tổng quan của từng dịch vụ Phân biệt số của cả tài khoản với số của một tên miền, đọc đúng bộ chọn khoảng thời gian, và hiểu vì sao mọi số có thể đang bằng 0. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/platform/read-dashboard · Cập nhật: 2026-08-07 --- Mỗi dịch vụ có một trang Tổng quan riêng. Chúng trông giống nhau nhưng trả lời hai câu hỏi khác nhau, và đọc nhầm câu hỏi là kết luận sai về cả hệ thống. ## Chuẩn bị - Dịch vụ đã kích hoạt ít nhất một tên miền ## Hai tầng số, đừng trộn vào nhau Trang Tổng quan của Email API và Email Relay chia làm hai tầng, có ghi nhãn thẳng trên màn hình. ![Trang Tổng quan gửi Email API: khối trên ghi TOÀN TÀI KHOẢN KHÔNG ĐỔI KHI CHUYỂN TÊN MIỀN với hạn mức email tháng này, tên miền gửi, mẫu email và số key; khối dưới gắn với một tên miền cụ thể kèm bộ chọn Hôm nay, 7 ngày, 15 ngày, 30 ngày và bốn thẻ Tổng gửi, Tỷ lệ bounce, Khiếu nại, Tỷ lệ đã giao](/img/email-api/dashboard.png) | Tầng | Nhãn trên màn hình | Đổi khi chuyển tên miền | |---|---|---| | **Tài khoản** | *TOÀN TÀI KHOẢN — KHÔNG ĐỔI KHI CHUYỂN TÊN MIỀN* | **không** | | **Tên miền** | *Số liệu bên dưới chỉ tính cho tên miền này* | **có** | Tầng tài khoản là **hạn mức**: thư đã gửi trong tháng, số tên miền, số mẫu, số key — tất cả trên trần của gói. Đây là chỗ trả lời "tôi còn được gửi bao nhiêu nữa". Tầng tên miền là **hiệu quả gửi** của đúng tên miền đang chọn. Đây là chỗ trả lời "thư của tôi có tới nơi không". Sai lầm hay gặp: nhìn thấy `85 / 3.000` ở trên rồi kết luận tên miền đang chọn đã gửi 85 thư. Không — đó là tổng của **mọi** tên miền trong tài khoản. ## Bốn chỉ số hiệu quả gửi | Chỉ số | Đọc là | Ngưỡng cần để ý | |---|---|---| | **Tổng gửi** | số thư hệ thống đã nhận | — | | **Tỷ lệ bounce (trả về)** | thư bị nơi nhận từ chối | trên 5% là phải xử lý | | **Khiếu nại (spam report)** | người nhận bấm nút báo cáo thư rác | trên 0,1% đã là cao | | **Tỷ lệ đã giao** | thư tới được nơi nhận | dưới 95% nên tìm nguyên nhân | Khiếu nại là chỉ số nghiêm khắc nhất, và mức chấp nhận được thấp hơn nhiều so với cảm nhận thông thường. Nó tăng thì xử lý ngay ở [danh sách chặn](/vi/email-api/guides/suppressions), đừng chờ. Bounce cao gần như luôn là **danh sách người nhận cũ**, không phải lỗi hệ thống. ## Bộ chọn khoảng thời gian đổi mọi số bên dưới Dãy **Hôm nay · 7 ngày · 15 ngày · 30 ngày** chỉ tác động tầng tên miền. Tầng tài khoản không đổi theo nó. So sánh hai lần xem mà quên rằng khoảng thời gian đã khác nhau là cách nhanh nhất để tưởng hệ thống vừa hỏng. Đọc nhãn khoảng thời gian trước khi so số. ## Khi mọi số bằng 0 Trước khi nghi ngờ, đọc **băng cảnh báo** trên đầu khối thống kê. Với tên miền chưa hoàn tất xác thực, màn hình nói thẳng: > *Tên miền chưa được kích hoạt relay. Tên miền … chưa hoàn tất xác thực nên chưa gửi được — vì vậy > mọi số liệu bên dưới đang bằng 0.* Đó là câu trả lời, không phải lỗi hiển thị. Bấm **Cấu hình DNS ngay** để hoàn tất theo [Cắm bản ghi cho tên miền gửi relay](/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain). Ba nguyên nhân còn lại của "tất cả bằng 0": 1. Tên miền đang chọn **không phải** tên miền bạn đang gửi thật — đổi ở hộp chọn tên miền 2. Khoảng thời gian quá ngắn, ví dụ **Hôm nay** lúc mới đầu ngày 3. Ứng dụng vẫn gửi bằng đường cũ, chưa qua Cloudfly. Xem [Xử lý sự cố Email Relay](/vi/email-relay/troubleshooting) ## Tổng quan Email Security đọc khác **Email Security → Tổng quan** không đo hiệu quả gửi mà đo **kết quả lọc thư đến**: tổng xử lý, thư sạch, bị chặn hoặc cách ly, tỉ lệ chặn, kèm biểu đồ theo ngày và top người gửi bị chặn. Tỉ lệ chặn **100%** trên một tên miền mới không phải dấu hiệu tốt hay xấu — nó thường nghĩa là thư duy nhất tới cho tới giờ là thư thử nghiệm và thư rác. Chỉ đọc tỉ lệ này khi đã có lưu lượng thật. Danh sách **Top người gửi bị chặn** hữu ích hơn tỉ lệ: thấy một đối tác thật trong đó là dấu hiệu bộ lọc đang bắt nhầm, xử lý ở [danh sách bộ lọc](/vi/email-security/filter-lists). Khối **Virus** ghi rõ *không tách riêng — đã gộp vào nhóm thư bị chặn*. Đừng đi tìm một con số virus riêng; nó nằm trong số bị chặn. ## Kiểm tra kết quả Bạn đọc đúng trang Tổng quan khi trả lời được ba câu bằng số trên màn hình: 1. Tài khoản còn gửi được bao nhiêu thư tháng này? — **tầng tài khoản** 2. Tên miền này có tỉ lệ tới nơi bao nhiêu, trong khoảng thời gian nào? — **tầng tên miền** 3. Số 0 kia là "chưa gửi gì" hay "chưa kích hoạt"? — **băng cảnh báo** --- # Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư Cắm MX, SPF, DKIM và DMARC theo đúng giá trị bảng điều khiển hiển thị, để tên miền của bạn gửi và nhận thư được bình thường. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/dns-records · Cập nhật: 2026-08-07 --- Đây là bước 2 của **Email Business**. Hạ tầng hòm thư đã dựng xong sau bước xác minh sở hữu, và bốn bản ghi dưới đây là thứ cuối cùng còn thiếu để thư đi và về được. Ba dịch vụ còn lại cắm bộ bản ghi khác hẳn. Đừng chép bản ghi từ trang này sang cho chúng. ## Chuẩn bị trước khi cấu hình - Đã xác minh sở hữu tên miền. Xem [Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain) - Quyền sửa bản ghi DNS của tên miền > **Nguy hiểm — Chép từ bảng điều khiển, đừng chép từ trang này** > > Giá trị MX, SPF và DKIM khác nhau tuỳ tên miền. Chúng phụ thuộc cụm máy chủ được cấp cho bạn và > khoá DKIM sinh riêng. Chép nhầm giá trị của tên miền khác sẽ khiến thư gửi tới bị từ chối và thư > gửi đi rơi vào thư rác. ## Bốn bản ghi bắt buộc Mỗi bản ghi trả lời một câu hỏi của bên nhận thư. | Bản ghi | Trả lời câu hỏi | Hình dạng | |---|---|---| | MX | Thư gửi tới tên miền này đi về đâu? | Tên `@`, ưu tiên `10` | | SPF | Máy nào được phép gửi thư nhân danh tên miền này? | Tên `@`, kiểu `TXT`, `v=spf1 a mx ip4:… ~all` | | DKIM | Thư có bị sửa trên đường đi không? | Tên `._domainkey`, kiểu `TXT`, `v=DKIM1; k=rsa; p=…` | | DMARC | Nên làm gì khi SPF hoặc DKIM thất bại? | Tên `_dmarc`, kiểu `TXT`, `v=DMARC1; p=none; rua=mailto:…` | Thiếu MX thì không nhận được thư. Thiếu SPF hoặc DKIM thì vẫn gửi được, nhưng phần lớn thư vào hộp thư rác của người nhận. Đây là kiểu hỏng khó nhận ra nhất, vì bảng điều khiển vẫn báo gửi thành công. ## Cắm bản ghi ### Quy trình chung cho mọi bản ghi Làm lần lượt với từng dòng trong bảng **Bản ghi cấu hình bắt buộc**. ![Bảng Bản ghi cấu hình bắt buộc với bốn cột Tên bản ghi, Loại, Nội dung, Trạng thái: dòng MX ưu tiên 10, dòng TXT chứa SPF, dòng TXT DKIM có tên bản ghi kết thúc bằng chấm domainkey, dòng TXT _dmarc — mỗi ô Nội dung có nút chép ở góc phải, cả bốn dòng đều Đã xác thực](/img/email-business/dns-required.png) Nút nhỏ ở góc phải mỗi ô **Nội dung** là nút chép. Dùng nó, đừng bôi đen kéo chuột — giá trị DKIM dài hàng trăm ký tự và bị cắt hiển thị, bôi tay gần như chắc chắn thiếu. Giá trị trong ảnh là ví dụ. Của bạn khác, luôn chép từ màn hình của chính bạn. 1. Bấm nút chép ở cột **Nội dung** 2. Sang trang quản trị DNS của tên miền, tạo bản ghi mới đúng **Loại** mà bảng ghi 3. Dán vào ô giá trị 4. Chép cột **Tên bản ghi** y hệt, kể cả ký tự `@` — nó nghĩa là chính tên miền gốc 5. Để TTL mặc định ### Riêng bản ghi DKIM Phần đứng trước `._domainkey` là mã sinh riêng cho tên miền của bạn, không phải một từ cố định. Chép nguyên cả tên bản ghi, đừng gõ theo trí nhớ. ### Riêng bản ghi SPF > **Nguy hiểm — Một tên miền chỉ được có một bản ghi SPF** > > Nếu tên miền đã có bản ghi `v=spf1` từ dịch vụ khác, đừng tạo bản ghi thứ hai. Có hai bản ghi SPF > thì cả hai cùng mất hiệu lực, và toàn bộ thư gửi đi bị đánh dấu là giả mạo. Gộp phần `ip4:…` mà > bảng điều khiển hiển thị vào bản ghi đang có. ## Bốn bản ghi tuỳ chọn cho ứng dụng thư Bảng thứ hai tên **Bản ghi tự động phát hiện**. Nó giúp Outlook, Thunderbird và ứng dụng thư trên điện thoại tự tìm ra thông số máy chủ. Người dùng chỉ cần nhập địa chỉ thư và mật khẩu. Bỏ qua cũng được. Thư vẫn gửi và nhận bình thường, chỉ là mỗi người phải tự nhập cổng và tên máy chủ khi cài ứng dụng. Bốn bản ghi này đều trỏ tới `smtp.cloudfly.vn`. | Tên bản ghi | Loại | Dùng cho | |---|---|---| | `autodiscover` | CNAME | Outlook tự dò cấu hình | | `_imaps._tcp` | SRV | Nhận thư qua IMAP, cổng 993 | | `_submission._tcp` | SRV | Gửi thư, cổng 587 | | `_pop3s._tcp` | SRV | Nhận thư qua POP3, cổng 995 | ## Kiểm tra kết quả Bấm **Kiểm tra DNS** trên trang thiết lập. Từng dòng hiện một trong hai trạng thái: - **Đã xác thực** — bản ghi đúng - **Sai** — kèm dòng *Thực tế* hiển thị giá trị hệ thống đọc được ![Bảng Bản ghi tự động phát hiện với bốn dòng đều ở trạng thái Sai màu đỏ: dưới mỗi ô Nội dung có dòng chữ đỏ "Thực tế: (không tìm thấy)" — dấu hiệu bản ghi chưa được tạo, khác với bản ghi tạo sai giá trị](/img/email-business/dns-autodiscover.png) Đặt dòng *Thực tế* cạnh giá trị ở ô **Nội dung** ngay trên nó và tìm chỗ khác nhau. Đây là cách sửa lỗi nhanh nhất. `(không tìm thấy)` nghĩa là bản ghi **chưa tồn tại** hoặc chưa lan truyền — khác hẳn với việc bản ghi có tồn tại nhưng sai giá trị. Ảnh trên là ví dụ của trường hợp đầu: bốn bản ghi tuỳ chọn chưa được tạo. Trường hợp sau sẽ hiện giá trị thật mà hệ thống đọc được thay vì `(không tìm thấy)`. Xong khi thẻ **Cấu hình DNS Email** hiển thị *Hệ thống mail đã sẵn sàng sử dụng*. Từ lúc đó bạn tạo hộp thư và nhận thư được. ## Khi bản ghi đúng mà vẫn báo sai Bản ghi cũ còn trong bộ nhớ đệm của các máy chủ DNS trung gian. Đợi hết TTL của bản ghi trước rồi kiểm lại. Bấm liên tục không làm nó nhanh hơn. --- # Tạo hộp thư đầu tiên Tạo tài khoản thư cho nhân viên, hiểu ba con số hạn mức trên trang Người dùng và xử lý khi hệ thống báo vượt quá dung lượng khả dụng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/create-mailbox · Cập nhật: 2026-08-07 --- Tên miền đã hoạt động thì tạo hộp thư được. Mỗi hộp thư là một tài khoản đăng nhập, có dung lượng riêng do bạn đặt. ## Chuẩn bị trước khi tạo - Tên miền ở trạng thái hoạt động. Xem [Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư](/vi/email-business/dns-records) - Còn hạn mức tài khoản và dung lượng — đọc mục dưới ## Ba con số quyết định bạn tạo được bao nhiêu Vào **Email Business → Người dùng**. Dải trên cùng hiển thị ba con số ràng buộc. ![Dải hạn mức trên trang Người dùng: số lượng tài khoản 2 trên 3, dung lượng phân bổ 2.0 GB trên 2.0 GB, dung lượng còn lại khả dụng 0 MB hiển thị màu đỏ](/img/platform/create-mailbox-quota.png) | Con số | Nghĩa là gì | |---|---| | Số lượng tài khoản | Đã tạo bao nhiêu hộp thư trên tổng số gói cho phép | | Dung lượng phân bổ | Tổng dung lượng bạn đã chia cho các hộp thư | | Dung lượng còn lại khả dụng | Phần chưa chia. Đây là con số quyết định | Con số thứ ba về 0 nghĩa là bạn đã chia hết dung lượng, kể cả khi chưa hộp thư nào dùng tới. Dung lượng được **phân bổ** lúc tạo, không phải lúc dùng. ## Tạo hộp thư ### Điền thông tin tài khoản Bấm **Tạo người dùng** và điền: ![Hộp thoại Tạo người dùng: ô Tên tài khoản email có phần đuôi @example.com cố định bên phải, các ô Họ và tên, Mật khẩu tối thiểu 8 ký tự, Xác nhận mật khẩu, và ô Dung lượng dạng danh sách chọn kèm dòng chữ xanh Khả dụng 6.0 GB ở góc phải](/img/email-business/create-mailbox-dialog.png) | Trường | Ghi chú | |---|---| | Tên tài khoản email | Chỉ phần trước dấu `@`. Tên miền đã cố định sẵn | | Họ và tên | Hiển thị trong danh bạ và tên người gửi | | Mật khẩu | Tối thiểu 8 ký tự | | Xác nhận mật khẩu | Nhập lại | | Dung lượng | Chọn 512 MB, 1 GB, 2 GB, 5 GB, hoặc **Tùy chỉnh** để nhập số MB | Bấm **Lưu**. Hộp thư dùng được ngay, không cần chờ. ### Tạo nhiều tài khoản cùng lúc Cần mở hộp thư cho cả phòng ban thì dùng **Import từ Excel** thay vì tạo từng cái. ## Kiểm tra kết quả ### Trên bảng điều khiển - Tài khoản mới xuất hiện trong bảng, cột **Trạng thái** là *Hoạt động* - Số lượng tài khoản tăng thêm 1 - Dung lượng còn lại khả dụng giảm đúng bằng dung lượng bạn vừa đặt ### Gửi thử một vòng Đăng nhập thử vào hộp thư mới bằng địa chỉ đầy đủ và mật khẩu vừa đặt. Gửi một thư tới địa chỉ ngoài và nhận lại một thư từ đó. Đây là lần đầu tiên bạn xác nhận được cả đường gửi lẫn đường nhận. ## Khi các mức dung lượng đều báo vượt quá Hộp thoại hiện *(Vượt quá khả dụng)* bên cạnh mọi mức chọn khi dung lượng còn lại không đủ. Ba cách xử lý, theo thứ tự nên thử: 1. **Giảm dung lượng của hộp thư đang thừa.** Mở thao tác của tài khoản đó và đặt lại mức thấp hơn. Phần dôi ra quay về khoản khả dụng ngay. 2. **Xoá hộp thư không còn dùng.** Cả dung lượng lẫn số lượng tài khoản đều được trả lại. 3. **Nâng gói dịch vụ** nếu cả hai cách trên đều không còn chỗ. Chọn **Tùy chỉnh** rồi nhập một số nhỏ hơn cũng được, miễn là không vượt phần khả dụng. --- # Cấp quyền quản trị cho người khác Cấp quyền quản trị viên cho một hộp thư đã có trong tên miền, để người đó quản lý tài khoản và cấu hình thay bạn. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/grant-admin · Cập nhật: 2026-08-07 --- Bạn cấp quyền quản trị cho một hộp thư **đã tồn tại** trong tên miền của mình. Không có lời mời gửi qua email, và không cấp được cho địa chỉ ngoài. ## Chuẩn bị trước khi cấp quyền - Người đó **đã có hộp thư** trong tên miền của bạn. Chưa có thì [tạo hộp thư trước](/vi/email-business/create-mailbox) - Bạn đang đăng nhập bằng tài khoản chủ sở hữu hoặc một quản trị viên ## Cấp quyền Vào **Email Business → Quản trị viên**, bấm **Thêm quản trị viên**. ![Hộp thoại Thêm quản trị viên chỉ có một ô nhập tên Tìm người dùng, gợi ý "Tìm kiếm theo email hoặc tên", bên dưới là dòng chú thích chỉ có thể cấp quyền cho user trong domain của bạn, và hai nút Hủy với Cấp quyền admin](/img/email-business/grant-admin-dialog.png) Hộp thoại chỉ có **một** ô: **Tìm người dùng**. Gõ tên hoặc địa chỉ thư để chọn. Không có ô nào để nhập một địa chỉ tự do — đó chính là điều dòng chú thích dưới ô nhập đang nói: danh sách chỉ hiện người dùng **trong tên miền của bạn**. Chọn xong, bấm **Cấp quyền admin**. ## Kiểm tra kết quả - Người đó xuất hiện trong bảng **Quản trị viên** - Số đếm cạnh tiêu đề tăng thêm 1 Bảo người đó đăng nhập lại. Họ sẽ thấy khu quản trị mà trước đó không có. ## Vai trò chủ sở hữu Tài khoản tạo ra cùng lúc với tên miền mang nhãn **Chủ sở hữu** trong bảng. Nhãn này khác quản trị viên thường và không cấp lại được cho người khác từ giao diện. Nếu người giữ tài khoản chủ sở hữu rời công ty, hãy liên hệ Cloudfly trước khi xoá tài khoản đó. Xoá trước rồi mới hỏi là tự đưa mình vào tình huống không còn ai quản trị được tên miền. ## Thu hồi quyền Mở cột **Thao tác** ở dòng tương ứng trong bảng **Quản trị viên**. Thu hồi quyền quản trị **không xoá hộp thư**. Người đó vẫn nhận và gửi thư bình thường, chỉ mất quyền vào khu quản trị. Muốn xoá hẳn tài khoản thì làm ở trang **Người dùng**. --- # Đặt lại mật khẩu cho một hộp thư Đặt mật khẩu mới cho nhân viên quên mật khẩu, và biết trước điều gì xảy ra khi tài khoản đó là chủ sở hữu tên miền. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/reset-password · Cập nhật: 2026-08-07 --- Nhân viên quên mật khẩu thì bạn đặt mật khẩu mới cho họ. Không có luồng "gửi liên kết khôi phục" — bạn nhập trực tiếp mật khẩu mới rồi báo lại cho họ. ## Chuẩn bị - Quyền quản trị trên tên miền. Xem [Cấp quyền quản trị cho người khác](/vi/email-business/grant-admin) - Một cách an toàn để chuyển mật khẩu mới cho người dùng — **không** gửi qua chính hộp thư đó ## Đặt mật khẩu mới ### Tìm tài khoản Vào **Email Business → Người dùng**. Dùng ô **Tìm kiếm theo tên hoặc email** nếu danh sách dài. ![Trang Người dùng: dải hạn mức ở đầu trang, ô tìm kiếm, và bảng tài khoản có cột Thao tác với nút ba chấm ở cuối mỗi dòng](/img/email-business/users-list.png) ### Mở thao tác đặt lại mật khẩu Cột **Thao tác** ở cuối dòng có nút ba chấm. Bấm nó, chọn **Reset mật khẩu**. Cũng có thể vào từ **Chỉnh sửa**: hộp thoại sửa người dùng có nút **Reset mật khẩu** ở góc trái dưới. Bấm nó, hộp thoại sửa đóng lại và hộp thoại đặt mật khẩu mở ra — mọi thay đổi chưa lưu ở hộp thoại sửa sẽ mất. ### Nhập mật khẩu mới hai lần | Trường | Ràng buộc | |---|---| | **Mật khẩu mới** | tối thiểu 8 ký tự | | **Xác nhận mật khẩu** | phải trùng khớp hoàn toàn | Hộp thoại có in sẵn địa chỉ tài khoản đang thao tác ở dòng *Đặt lại mật khẩu cho tài khoản*. Đọc lại dòng đó trước khi lưu — danh sách người dùng có thể có nhiều tên gần giống nhau. Hai trường không khớp thì báo lỗi ngay dưới ô, không gửi đi. > **Cảnh báo — Tài khoản chủ sở hữu tên miền sẽ có cảnh báo riêng** > > Đặt lại mật khẩu cho tài khoản mang nhãn **Chủ sở hữu tên miền**, hộp thoại hiện thêm một cảnh báo: > mật khẩu này cũng là mật khẩu đăng nhập quản trị. Đổi nó nghĩa là đổi luôn thông tin đăng nhập bảng > điều khiển của chủ sở hữu. > > Đây là thao tác đúng khi bạn cần **khôi phục quyền truy cập** đã mất. Nhưng làm nhầm trên tài khoản > này thì người chủ sở hữu bị đẩy ra ngoài bảng điều khiển cho tới khi nhận được mật khẩu mới. ![Hộp thoại đặt lại mật khẩu: dòng Đặt lại mật khẩu cho tài khoản in đúng địa chỉ đang thao tác, ô Mật khẩu mới với gợi ý tối thiểu 8 ký tự, và ô Xác nhận mật khẩu](/img/email-business/reset-password-dialog.png) ## Sau khi đặt lại Mật khẩu có hiệu lực ngay. Người dùng phải: 1. Đăng nhập lại webmail bằng mật khẩu mới 2. **Cập nhật mật khẩu ở mọi ứng dụng thư đang cấu hình sẵn** — Outlook, ứng dụng thư trên điện thoại, máy in quét-gửi-mail. Xem [Cấu hình Outlook và điện thoại](/vi/email-business/mail-app-setup) Bước 2 là chỗ hay bị bỏ sót. Ứng dụng cũ giữ mật khẩu cũ sẽ đăng nhập sai liên tục, và một số hệ thống khoá tạm tài khoản khi thấy quá nhiều lần sai. ## Chuyển mật khẩu mới cho người dùng thế nào Đừng gửi vào chính hộp thư vừa đổi — họ chưa vào được. Cũng đừng gửi kèm cả địa chỉ đăng nhập trong cùng một tin nhắn. Cách dùng được: gọi điện đọc trực tiếp, hoặc nhắn qua kênh nội bộ, hoặc gửi vào một địa chỉ cá nhân đã biết trước. Yêu cầu họ đổi lại mật khẩu ngay sau lần đăng nhập đầu. ## Kiểm tra kết quả Thông báo *Đã reset mật khẩu thành công* hiện lên là xong ở phía bạn. Xác nhận đủ khi người dùng đăng nhập được webmail và **nhận được một thư thử** gửi từ bên ngoài. Đăng nhập được nhưng không nhận được thư là chuyện khác hẳn — không liên quan mật khẩu, xem [Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư](/vi/email-business/dns-records). ## Khi không thấy nút Reset mật khẩu Nút chỉ hiện với tài khoản bạn có quyền thao tác. Không thấy nó nghĩa là bạn không phải quản trị viên của tên miền, hoặc tài khoản đó là chủ sở hữu và bạn không phải chủ sở hữu. --- # Đổi dung lượng một hộp thư đã tạo Tăng hoặc giảm dung lượng hộp thư có sẵn, lấy lại phần dung lượng thừa cho hộp thư khác, và tránh đặt mức thấp hơn phần đang dùng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/set-quota · Cập nhật: 2026-08-07 --- Dung lượng được **phân bổ** lúc tạo hộp thư, không phải lúc dùng. Nghĩa là một hộp thư trống vẫn chiếm đủ phần đã chia cho nó — và đổi lại con số đó là cách lấy phần thừa về cho người khác. ## Chuẩn bị - Quyền quản trị trên tên miền - Biết hộp thư đang dùng bao nhiêu — cột **Dung lượng sử dụng** cho biết ## Đọc trước khi đổi Vào **Email Business → Người dùng**. Hai chỗ cần đọc. Dải trên cùng có **Dung lượng còn lại khả dụng** — phần chưa chia cho ai. Đây là trần cho mọi lần tăng. Cột **Dung lượng sử dụng** của từng dòng hiện dạng `<đang dùng> / <đã phân bổ>`. Khoảng cách giữa hai số là phần đang bị giữ mà không ai dùng. ![Trang Người dùng: dải trên cùng hiện Số lượng tài khoản, Dung lượng phân bổ và Dung lượng còn lại khả dụng, bên dưới là bảng có cột Dung lượng sử dụng dạng đang dùng trên đã phân bổ](/img/email-business/users-list.png) | Dòng ví dụ | Đọc là | |---|---| | `120MB / 1024MB` | phân bổ 1 GB, mới dùng 120 MB — **thừa nhiều**, giảm được | | `980MB / 1024MB` | gần đầy — nên tăng | | `0MB / 5120MB` | chưa dùng gì mà giữ 5 GB — ứng viên số một để lấy lại | ## Đổi dung lượng ### Mở hộp thoại sửa Cột **Thao tác** → nút ba chấm → **Chỉnh sửa**. Trường **Email** bị khoá, không sửa được. Muốn đổi địa chỉ thì phải tạo hộp thư mới. ### Chọn mức mới Trường **Dung lượng** là danh sách các mức có sẵn, cộng lựa chọn **Tùy chỉnh** để nhập số bất kỳ theo MB. Mức nào vượt quá phần khả dụng sẽ **bị làm mờ** kèm chữ *(Vượt quá khả dụng)* và không chọn được. Đây không phải lỗi — đó là phần dung lượng gói của bạn đã chia hết. Bấm **Lưu**. Con số ở dải trên cùng cập nhật ngay. ![Hộp thoại Sửa người dùng: ô Email bị khoá không sửa được, ô Tên hiển thị, danh sách Dung lượng với các mức và lựa chọn Tùy chỉnh, ô Trạng thái, nút Reset mật khẩu ở góc trái dưới và hai nút Hủy, Lưu](/img/email-business/edit-user-dialog.png) ## Giảm dung lượng để lấy lại phần thừa Đây là cách nhanh nhất khi hết chỗ tạo hộp thư mới, và nó không tốn tiền. 1. Sắp danh sách theo mắt: tìm dòng có số trái nhỏ hơn hẳn số phải 2. Sửa hộp thư đó, chọn mức vừa đủ 3. Phần dôi ra quay về **Dung lượng còn lại khả dụng** ngay lập tức 4. Lặp lại cho tới khi đủ chỗ cho hộp thư mới > **Cảnh báo — Đừng đặt mức thấp hơn phần đang dùng** > > Hệ thống chỉ chặn khi bạn vượt phần khả dụng. Nó **không** chặn bạn đặt 512 MB cho một hộp thư đang > chứa 900 MB. > > Hộp thư quá hạn mức sẽ **ngừng nhận thư mới** — người gửi nhận báo lỗi, còn người dùng thì không > thấy gì bất thường ngoài việc thư ngừng tới. Luôn đối chiếu số bên trái của cột > **Dung lượng sử dụng** trước khi giảm, và chừa dư một khoảng. Hộp thư đã quá hạn mức thì cách xử lý là **tăng dung lượng**, hoặc yêu cầu người dùng xoá bớt thư rồi mới giảm. ## Kiểm tra kết quả Sau khi lưu: 1. Cột **Dung lượng sử dụng** của dòng đó hiện số phải mới 2. **Dung lượng còn lại khả dụng** ở dải trên đổi theo đúng chênh lệch 3. Với hộp thư vừa tăng: người dùng nhận được thư mới bình thường trở lại Con số ở dải trên không đổi sau khi lưu: bấm nút tải lại cạnh tiêu đề trang trước khi kết luận có lỗi. ## Khi mọi mức đều bị làm mờ Phần khả dụng bằng 0 — dung lượng gói đã chia hết. Ba cách, theo thứ tự nên thử: 1. **Giảm dung lượng của hộp thư đang thừa** như mục trên — miễn phí và có hiệu lực ngay 2. **Xoá hộp thư không còn dùng** — trả lại cả dung lượng lẫn một suất tài khoản 3. **Nâng gói dịch vụ** khi cả hai cách trên đều hết chỗ Chọn **Tùy chỉnh** rồi nhập một số nhỏ hơn cũng được, miễn không vượt phần khả dụng. --- # Cấu hình Outlook và điện thoại Lấy đúng thông số máy chủ thư đến và thư đi, chọn giữa IMAP và POP3, và tránh lỗi đăng nhập hay gặp nhất khi cấu hình ứng dụng thư. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/mail-app-setup · Cập nhật: 2026-08-07 --- Hộp thư dùng được ngay trên webmail mà không cần cấu hình gì. Trang này dành cho ai muốn đọc thư bằng Outlook, Thunderbird, Apple Mail hay ứng dụng thư trên điện thoại. ## Chuẩn bị - Hộp thư đã tạo và đăng nhập được webmail. Xem [Tạo hộp thư đầu tiên](/vi/email-business/create-mailbox) - Mật khẩu **của chính hộp thư đó** - Bốn bản ghi DNS đã đúng. Xem [Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư](/vi/email-business/dns-records) ## Lấy thông số Vào **Email Business → Cấu hình IMAP/SMTP**. Trang hiển thị hai bảng: **Máy chủ thư đến** và **Máy chủ thư đi**, mỗi ô địa chỉ có nút chép. ![Trang Cấu hình IMAP/SMTP: bảng Máy chủ thư đến với các dòng IMAP cổng 993, IMAP cổng 143 và POP3 cổng 995, bảng Máy chủ thư đi với SMTP cổng 465 và 587, mỗi ô địa chỉ máy chủ có nút chép](/img/email-business/imap-smtp.png) Địa chỉ máy chủ là **của riêng tên miền bạn**, thường có dạng `mail.`. Luôn chép từ màn hình của chính bạn, đừng gõ theo ví dụ trong tài liệu. | Chiều | Giao thức | Cổng | Bảo mật | |---|---|---|---| | Thư đến | **IMAP** *(khuyên dùng)* | `993` | SSL / TLS | | Thư đến | IMAP | `143` | STARTTLS | | Thư đến | POP3 | `995` | SSL / TLS | | Thư đi | **SMTP** *(khuyên dùng)* | `465` | SSL / TLS | | Thư đi | SMTP | `587` | STARTTLS | Dùng cặp khuyên dùng — `993` và `465` — trừ khi mạng của bạn chặn chúng. ## Ba trường điền vào ứng dụng | Trường | Giá trị | |---|---| | Tên đăng nhập | **địa chỉ email đầy đủ** của hộp thư, ví dụ `nam@example.com` | | Mật khẩu | mật khẩu của chính hộp thư đó | | Xác thực máy chủ thư đi | **bật**, dùng lại đúng tên đăng nhập và mật khẩu ở trên | > **Cảnh báo — Tài khoản đăng nhập bảng điều khiển KHÔNG phải tài khoản hộp thư** > > Đây là lỗi hay gặp nhất. Tài khoản bạn dùng để vào bảng điều khiển là **tài khoản quản trị dịch vụ** > — nó không có hộp thư, nên không đăng nhập IMAP/SMTP được. > > Tên đăng nhập phải là địa chỉ của một hộp thư đã tạo trong mục **Người dùng**. Nếu bạn muốn tự dùng > thư, hãy tạo cho mình một hộp thư như tạo cho nhân viên. Ba trường trên là toàn bộ những gì ứng dụng cần. Không có mật khẩu ứng dụng riêng, không có mã hai lớp phải sinh thêm. ## IMAP hay POP3 Chọn nhầm chỗ này thì mất thư, nên đọc kỹ. | | IMAP | POP3 | |---|---|---| | Thư lưu ở | máy chủ | máy đã tải về | | Đọc trên nhiều thiết bị | ✅ đồng bộ cả trạng thái đã đọc, thư mục | ❌ mỗi máy một bản riêng | | Xoá trên điện thoại | mất trên mọi thiết bị | chỉ mất trên máy đó | | Máy hỏng | thư vẫn còn trên máy chủ | **mất theo máy** | **Dùng IMAP** trừ khi bạn có lý do rõ ràng để không dùng. POP3 chỉ hợp lý khi bạn cố ý muốn kéo thư xuống một máy duy nhất và giải phóng dung lượng trên máy chủ. Đổi từ POP3 sang IMAP về sau không tự chuyển được thư đã tải về — phải nhập lại thủ công. ## Các bước bấm cho từng ứng dụng Ngay trên trang **Cấu hình IMAP/SMTP** có mục **Hướng dẫn cấu hình thiết bị & ứng dụng** với bốn thẻ: **Outlook · Thunderbird · Apple Mail · Mobile Mail**. Mỗi thẻ là các bước bấm chi tiết, và địa chỉ máy chủ trong đó đã điền sẵn theo tên miền của bạn. Dùng thẳng phần đó thay vì chép từ tài liệu — nó luôn khớp với tên miền bạn đang cấu hình. ## Kiểm tra kết quả Cấu hình đúng khi cả hai chiều đều chạy: 1. **Nhận** — thư có sẵn trong hộp thư hiện lên trong ứng dụng 2. **Gửi** — gửi một thư từ ứng dụng tới một địa chỉ bên ngoài và thư tới nơi Bước 2 hay bị bỏ qua, mà nó lại là bước hay hỏng: nhận được nhưng không gửi được gần như luôn là chưa bật **xác thực cho máy chủ thư đi**. ## Khi không kết nối được Đi theo thứ tự, dừng ở chỗ đầu tiên bất thường. 1. **Sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu.** Thử đăng nhập webmail bằng đúng cặp đó. Không vào được thì vấn đề là tài khoản, không phải ứng dụng — xem [Đặt lại mật khẩu cho một hộp thư](/vi/email-business/reset-password). 2. **Cổng bị chặn.** Mạng công ty hay chặn `993`, `465`, `587`. Thử bằng mạng 4G của điện thoại: chạy được nghĩa là phải nhờ bộ phận mạng mở cổng. 3. **Chưa bật xác thực máy chủ thư đi.** Triệu chứng đặc trưng: nhận được thư, gửi thì báo lỗi. 4. **Vừa đổi mật khẩu.** Mọi ứng dụng đã cấu hình sẵn phải cập nhật lại mật khẩu, kể cả máy in quét gửi mail. Ứng dụng cũ thử sai liên tục có thể làm tài khoản bị khoá tạm. --- # Chuyển thư cũ từ nhà cung cấp khác sang Kéo toàn bộ thư từ Gmail, Outlook hay máy chủ cũ vào hộp thư mới bằng IMAP, chọn đúng giữa nhập một tài khoản và migration hàng loạt. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/import-mail · Cập nhật: 2026-08-07 --- Đổi nhà cung cấp thư mà bỏ lại thư cũ là mất lịch sử làm việc. Trang này kéo thư từ hệ thống cũ sang hộp thư mới qua IMAP — thư cũ **vẫn nằm nguyên** ở nơi cũ, đây là sao chép chứ không phải chuyển đi. ## Chuẩn bị - Hộp thư đích **đã tạo** trên Cloudfly. Xem [Tạo hộp thư đầu tiên](/vi/email-business/create-mailbox) - Thông số IMAP của hệ thống cũ: địa chỉ máy chủ, cổng, có SSL/TLS hay không - Tài khoản và mật khẩu của hộp thư **nguồn** > **Cảnh báo — Gmail và Outlook cần mật khẩu ứng dụng, không phải mật khẩu đăng nhập** > > Nhà cung cấp có xác thực hai lớp thường **không cho** đăng nhập IMAP bằng mật khẩu thường. Vào phần > bảo mật của tài khoản nguồn, sinh một **mật khẩu ứng dụng** riêng và dùng nó ở đây. > > Triệu chứng khi dùng nhầm: hệ thống báo sai tài khoản hoặc mật khẩu, dù bạn gõ đúng mật khẩu vẫn > đăng nhập web bình thường. ## Chọn đúng chế độ Vào **Email Business → Nhập thư IMAP**. Trang có hai thẻ. ![Trang Nhập thư qua IMAP: hai thẻ Nhập từng email và Migration hàng loạt, biểu mẫu bên trái với ô chọn tài khoản nhận thư, địa chỉ máy chủ IMAP nguồn, cổng kết nối, mã hoá SSL/TLS, tài khoản và mật khẩu nguồn, bên phải là vùng Tiến trình đồng bộ đang chạy](/img/email-business/imap-import.png) | Thẻ | Dùng khi | |---|---| | **Nhập từng email** | một hộp thư, hoặc chạy thử trước khi làm thật | | **Migration hàng loạt** | chuyển cả công ty, nhiều hộp thư một lượt | **Luôn chạy thử một hộp thư trước.** Thông số IMAP sai thì lỗi lộ ra sau một phút, thay vì sau khi đã khởi động hàng chục tiến trình. ## Nhập một hộp thư Điền biểu mẫu bên trái, theo thứ tự trên xuống: | Trường | Điền gì | |---|---| | **Tài khoản nhận thư** | hộp thư **đích** trên Cloudfly, chọn từ danh sách | | **Địa chỉ máy chủ IMAP nguồn** | máy chủ của nhà cung cấp cũ | | **Cổng kết nối** | thường `993` khi bật mã hoá | | **Mã hoá SSL/TLS** | bật, trừ khi hệ thống cũ không hỗ trợ | | **Tài khoản đăng nhập nguồn** | thường là địa chỉ email đầy đủ ở hệ thống cũ | | **Mật khẩu tài khoản nguồn** | mật khẩu ứng dụng, xem cảnh báo trên | Bấm **Bắt đầu nhập**. Tiến trình hiện ở khung bên phải. Kiểm lại ô **Tài khoản nhận thư** trước khi bấm. Chọn nhầm là đổ thư của người này vào hộp thư người khác, và không có nút hoàn tác — phải xoá tay từng thư. ## Theo dõi tiến trình Khung **Tiến trình đồng bộ đang chạy** bên phải cập nhật liên tục. Khi không có gì chạy, nó hiện *"Không có tiến trình nào đang chạy"* — đó là trạng thái bình thường, không phải lỗi. Thời gian chạy phụ thuộc số thư và tốc độ của **máy chủ nguồn**, không phải của Cloudfly. Vài nghìn thư có thể mất hàng giờ. Bạn không cần giữ trang mở. ## Dung lượng phải đủ trước khi nhập Thư nhập vào chiếm dung lượng của hộp thư đích như thư bình thường. Hộp thư 1 GB không nhận được 3 GB thư cũ — tiến trình sẽ dừng giữa chừng khi đầy. Đối chiếu trước: xem hộp thư nguồn đang chiếm bao nhiêu, rồi [đặt dung lượng hộp thư đích](/vi/email-business/set-quota) lớn hơn con số đó. ## Kiểm tra kết quả 1. Đăng nhập webmail bằng chính hộp thư đích 2. Cấu trúc thư mục của hệ thống cũ xuất hiện lại 3. Mở vài thư cũ, kiểm cả **tệp đính kèm** — thư có nội dung mà mất đính kèm là dấu hiệu tiến trình bị ngắt giữa chừng 4. Đối chiếu số thư ở một thư mục cụ thể, ví dụ Hộp thư đến Thiếu thư thì chạy lại đúng hộp thư đó. Thư đã có sẵn không bị nhân đôi. ## Thứ tự chuyển đổi nhà cung cấp Nhập thư chỉ là một bước. Thứ tự này tránh mất thư trong lúc chuyển: 1. **Tạo hộp thư** trên Cloudfly cho mọi người dùng — chưa đổi DNS 2. **Nhập thư cũ** vào từng hộp thư, hệ thống cũ vẫn đang nhận thư bình thường 3. **Đổi bản ghi MX** sang Cloudfly. Xem [Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư](/vi/email-business/dns-records) 4. **Chạy nhập lần hai** sau 24 giờ, để gom nốt thư rơi vào hệ thống cũ trong lúc DNS lan truyền 5. Giữ tài khoản cũ thêm ít nhất một tuần trước khi đóng Bước 4 là bước hay bị bỏ. Trong thời gian DNS lan truyền, một phần thư vẫn đi về hệ thống cũ — và đó là những thư không ai để ý là đã mất. --- # Chặn hoặc tin cậy người gửi ở cổng thư Dùng danh sách tin cậy và danh sách chặn của Email Business, xem hàng đợi thư kẹt, và phân biệt màn hình này với màn hình cùng tên của Email Security. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/gateway-filters · Cập nhật: 2026-08-07 --- Thư đến hộp thư Cloudfly của bạn đi qua một cổng lọc. Trang này là chỗ bạn ép kết quả lọc cho những người gửi cụ thể, và xem thư nào đang kẹt chưa giao được. ## Chuẩn bị - Tên miền đã hoạt động. Xem [Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư](/vi/email-business/dns-records) - Địa chỉ hoặc tên miền người gửi cần xử lý ## Trang này khác trang cùng tên của Email Security Hai dịch vụ đều có danh sách tin cậy và danh sách chặn, nhưng chúng **không dùng chung dữ liệu** và bảo vệ hai thứ khác nhau. | | **Email Business → Email Gateway** (trang này) | **Email Security → Danh sách bộ lọc** | |---|---|---| | Bảo vệ | hộp thư **trên Cloudfly** của bạn | máy chủ thư **của riêng bạn** | | Có khi nào | bạn dùng hộp thư Cloudfly | bạn mua dịch vụ lọc cho hạ tầng sẵn có | | Danh sách | riêng | riêng | Dùng nhầm trang là thêm địa chỉ vào một danh sách không hề tác động lên luồng thư bạn đang gặp vấn đề. Kiểm lại tên dịch vụ ở thanh bên trái trước khi thêm. ## Thêm vào danh sách Vào **Email Business → Email Gateway**, thẻ **Bộ lọc Whitelist & Blacklist**. ![Trang Cấu hình Mail Gateway: hai thẻ Bộ lọc Whitelist Blacklist và Hàng đợi Email, hai khối Danh sách tin cậy và Danh sách chặn mỗi khối có nút Thêm, bên dưới là khối giải thích quy tắc hoạt động của bộ lọc](/img/email-business/gateway-filters.png) Hai khối nằm cạnh nhau, mỗi khối có nút **Thêm** riêng — nên ở đây khó bấm nhầm hơn màn hình của Email Security, nơi hai danh sách nằm sau hai thẻ và dùng chung một nút. | Danh sách | Thư từ người gửi trong danh sách | |---|---| | **Danh sách tin cậy (Whitelist)** | luôn **bỏ qua kiểm tra thư rác**, vào thẳng hộp thư đến | | **Danh sách chặn (Blacklist)** | bị chặn **từ xa tại cổng**, không tới máy chủ thư | Nhập một địa chỉ đầy đủ, hoặc cả một tên miền. ## Trùng ở hai danh sách thì whitelist thắng Khối giải thích cuối trang nói rõ: cùng một địa chỉ nằm ở cả hai danh sách thì **whitelist được ưu tiên**. Thư vẫn vào hộp thư. Nghĩa là thêm vào blacklist **không** đủ để chặn một người gửi đã có trong whitelist. Phải xoá khỏi whitelist trước. > **Cảnh báo — Whitelist bỏ qua toàn bộ kiểm tra thư rác** > > Người gửi là thứ giả mạo được. Kẻ tấn công đặt địa chỉ người gửi thành đối tác nằm trong whitelist > của bạn, và thư đi thẳng vào hộp thư mà không qua một lớp kiểm tra nào. > > Chỉ whitelist khi một người gửi thật bị bắt nhầm **nhiều lần**, và whitelist đúng địa chỉ đó — không > whitelist cả tên miền. ## Xem hàng đợi thư Thẻ **Hàng đợi Email (Queue)** liệt kê thư đang kẹt ở cổng, cả chiều đi lẫn chiều đến. Thư nằm trong hàng đợi nghĩa là hệ thống đã nhận nhưng chưa giao được, và đang thử lại. Hàng đợi trống là trạng thái tốt. Hàng đợi nhiều thư cùng lúc thường có một nguyên nhân chung chứ không phải nhiều sự cố riêng — đọc lý do ở vài dòng đầu là đủ nhận ra. ## Kiểm tra kết quả Danh sách có hiệu lực ngay, không phải chờ như bản ghi DNS. Nhờ người gửi đó gửi một thư thử: - Thêm vào whitelist → thư vào **Hộp thư đến**, không rơi vào thư mục rác - Thêm vào blacklist → người nhận **không thấy gì**, và người gửi nhận báo lỗi Thêm whitelist rồi mà thư vẫn vào thư mục rác: kiểm lại địa chỉ người gửi trong thư có **đúng** địa chỉ bạn vừa thêm không. Thư quảng cáo hay dùng một địa chỉ gửi khác với địa chỉ hiển thị. --- # Theo dõi dung lượng toàn tên miền Đọc màn hình Quản lý bộ nhớ để biết dung lượng đang chia tới đâu, ai sắp đầy, và ai đã vượt hạn mức nên ngừng nhận thư. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/storage · Cập nhật: 2026-08-07 --- Trang **Người dùng** cho biết một hộp thư dùng bao nhiêu. Trang này cho biết **cả tên miền** đang ở đâu, và ai là người cần xử lý trước. ## Chuẩn bị - Quyền quản trị trên tên miền ## Năm con số ở đầu trang Vào **Email Business → Bộ nhớ**. ![Trang Quản lý bộ nhớ: vòng tròn phần trăm đã dùng, năm con số Dung lượng tên miền, Tổng phân bổ, Dung lượng khả dụng, Đã dùng và Vượt hạn mức, bên dưới là bảng từng người dùng với cột Đã dùng, Hạn mức, Sử dụng và nút Sửa](/img/email-business/storage.png) | Con số | Nghĩa là gì | |---|---| | **Dung lượng tên miền** | trần của cả gói dịch vụ | | **Tổng phân bổ** | bạn đã chia bao nhiêu cho các hộp thư | | **Dung lượng khả dụng** | phần chưa chia — trần cho mỗi lần tăng | | **Đã dùng** | thư thật đang chiếm bao nhiêu | | **Vượt hạn mức** | **số hộp thư đang quá hạn mức của chính nó** | Hai con số dễ lẫn nhất là **Tổng phân bổ** và **Đã dùng**. Phân bổ là phần bạn *hứa*, đã dùng là phần *đang chiếm thật*. Hết chỗ tạo hộp thư mới là vì hết **phân bổ**, không phải vì hết chỗ chứa. ## Con số Vượt hạn mức là con số cần xử lý ngay Không phải cảnh báo cho vui: hộp thư quá hạn mức **ngừng nhận thư mới**. Người gửi nhận báo lỗi, còn người dùng chỉ thấy thư đột nhiên ngừng tới. Khác con số đó bằng 0 hay khác 0: | Vượt hạn mức | Nghĩa là | |---|---| | `0` | không ai đang mất thư — trạng thái bình thường | | khác `0` | **đúng chừng ấy người đang không nhận được thư** | Bật **Chỉ hiện tài khoản vượt hạn mức** để lọc ra đúng nhóm đó, rồi [tăng dung lượng](/vi/email-business/set-quota) hoặc yêu cầu người dùng xoá bớt thư. ## Đọc bảng người dùng Bảng dưới liệt kê từng hộp thư với **Đã dùng**, **Hạn mức**, tỉ lệ **Sử dụng** và nút **Sửa**. | Tỉ lệ | Nên làm | |---|---| | trên 90% | tăng dung lượng trước khi nó đầy | | dưới 10% mà hạn mức lớn | ứng viên **giảm** để lấy lại phần khả dụng | | 100% trở lên | đang mất thư, xử lý ngay | Nút **Sửa** mở thẳng hộp thoại đổi dung lượng của tài khoản đó, không phải quay về trang Người dùng. ## Lấy lại chỗ mà không tốn tiền Theo thứ tự nên thử: 1. **Giảm hạn mức của hộp thư đang thừa.** Phần dôi ra quay về Dung lượng khả dụng ngay 2. **Xoá hộp thư không còn dùng.** Trả lại cả dung lượng lẫn một suất tài khoản 3. **Nâng gói dịch vụ** khi hai cách trên hết chỗ Đừng giảm xuống dưới **Đã dùng** của chính hộp thư đó — xem cảnh báo ở [Đổi dung lượng một hộp thư đã tạo](/vi/email-business/set-quota). ## Trang chính cũng có bản rút gọn **Email Business → Trang chính** hiện lại các con số này ở dạng ngắn, kèm khối **Sử dụng bộ nhớ nhiều nhất** — ba hộp thư chiếm nhiều nhất. Dùng nó để liếc nhanh; muốn thao tác thì vào trang Bộ nhớ. ## Kiểm tra kết quả Sau khi giảm hạn mức của một hộp thư: 1. **Dung lượng khả dụng** tăng đúng bằng phần vừa cắt 2. **Tổng phân bổ** giảm tương ứng 3. **Đã dùng** **không đổi** — bạn vừa đổi phần hứa, không đụng tới thư Điểm 3 là cách kiểm nhanh rằng bạn không vô tình xoá gì. --- # Đổi logo và tên miền webmail riêng Thay logo và favicon của giao diện webmail, và trỏ một tên miền riêng của công ty làm địa chỉ nhân viên gõ vào mỗi sáng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/branding · Cập nhật: 2026-08-07 --- Nhân viên mở webmail hằng ngày. Trang này đổi logo, biểu tượng trình duyệt, và địa chỉ họ gõ vào — để nó trông như hệ thống của công ty bạn. ## Chuẩn bị - Tệp logo và favicon đúng định dạng, xem bảng dưới - Muốn dùng tên miền riêng: quyền sửa DNS của tên miền đó ## Đổi logo và favicon Vào **Email Business → Thương hiệu**. ![Trang Thương hiệu: khối Logo của hệ thống với nút Thay đổi Logo và Xoá Logo, khối Favicon biểu tượng trình duyệt, khối Tên miền Webmail riêng đang ở trạng thái Đang hoạt động kèm nút Hủy liên kết](/img/email-business/branding.png) | | Logo | Favicon | |---|---|---| | Hiện ở | góc trên giao diện webmail | tab trình duyệt | | Định dạng | PNG, JPG, JPEG, GIF, WebP | PNG, ICO, JPG, GIF, WebP | | Dung lượng tối đa | 2 MB | 2 MB | | Kích thước khuyên dùng | ngang, ví dụ 120×30 px | vuông 1:1, ví dụ 32×32 hoặc 48×48 px | Logo dùng ảnh **nền trong suốt** sẽ hợp với cả giao diện sáng và tối. Ảnh nền trắng đặt trên giao diện tối sẽ lộ ra một khối trắng. > **Lưu ý — Logo và favicon là hai cấu hình độc lập** > > Tải hoặc xoá logo **không bao giờ** ảnh hưởng tới favicon, và ngược lại. > > Muốn dùng logo làm favicon thì bấm nút **Dùng logo làm favicon** — hệ thống tạo một favicon *riêng* > từ ảnh logo. Từ đó về sau, đổi logo **không** làm favicon đổi theo. Muốn cả hai đi cùng nhau thì > mỗi lần đổi logo phải bấm lại nút đó. Nút **Đặt lại toàn bộ** đưa cả logo lẫn favicon về mặc định của Cloudfly. Không hoàn tác được — phải tải lại ảnh của bạn. ## Tên miền webmail riêng Khối **Tên miền Webmail riêng** cho phép nhân viên vào thư bằng địa chỉ của công ty, ví dụ `mail.example.com`, thay vì địa chỉ mặc định. Điền tên miền rồi làm theo hướng dẫn hiển thị. Khối chuyển sang **Đang hoạt động** kèm địa chỉ đầy đủ khi xong. Nút **Hủy liên kết** gỡ nó ra, và mọi người quay về dùng địa chỉ mặc định. Báo trước cho nhân viên khi đổi hoặc gỡ. Địa chỉ webmail nằm trong dấu trang của họ; đổi âm thầm là tạo ra một buổi sáng không ai vào được thư. ## Kiểm tra kết quả 1. Đăng xuất khỏi webmail, hoặc mở một cửa sổ ẩn danh 2. Logo mới hiện ở góc trên, favicon mới hiện trên tab 3. Với tên miền riêng: gõ thẳng địa chỉ đó, trang đăng nhập phải mở ra và **chứng chỉ bảo mật hợp lệ** — không có cảnh báo của trình duyệt Ảnh cũ vẫn còn sau khi đổi thường là bộ nhớ đệm của trình duyệt, không phải lỗi. Tải lại trang bỏ qua bộ nhớ đệm rồi kiểm lại. --- # Tạo mẫu thư dùng chung cho cả công ty Soạn sẵn các mẫu thư chuẩn để nhân viên chèn nhanh khi viết mail, kèm biến tự điền tên người nhận và ngày tháng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/templates · Cập nhật: 2026-08-07 --- Thư báo giá, thư xác nhận lịch hẹn, chữ ký cuối thư — những thứ cả công ty gõ lại mỗi ngày. Mẫu thư để nhân viên chèn một lần thay vì chép từ thư cũ. ## Chuẩn bị - Quyền quản trị trên tên miền - Nội dung mẫu đã được duyệt, nếu công ty có quy định về văn phong ## Tạo một mẫu Vào **Email Business → Mẫu email**. ![Trang Quản lý mẫu email: nút Thêm mẫu thư ở góc phải, ba bộ lọc Tất cả, Đang bật và Đã tắt, và vùng danh sách hiện thông báo chưa có mẫu thư nào được tạo](/img/email-business/templates.png) Bấm **Thêm mẫu thư**, đặt tên và soạn nội dung. Danh sách bên trái, xem trước bên phải — bấm một mẫu để xem nó hiện ra thế nào trước khi lưu. Đặt tên theo **tình huống dùng**, không theo nội dung: *"Xác nhận lịch hẹn"* dễ tìm hơn *"Kính gửi quý khách…"*. ## Biến tự điền Mẫu thư nhận biến để tự điền tên người nhận, người gửi, ngày tháng — nhân viên không phải sửa tay từng chỗ. Đây là lợi ích chính của mẫu thư so với việc chép thư cũ: chép thư cũ hay sót tên khách hàng của lần trước, và đó là loại lỗi khách nhìn thấy ngay. Chèn biến theo đúng cú pháp màn hình soạn thảo hướng dẫn, rồi bấm xem trước để chắc nó điền đúng. ## Bật và tắt Ba bộ lọc ở đầu danh sách: **Tất cả · Đang bật · Đã tắt**. Mẫu **đã tắt** không hiện ra cho nhân viên khi soạn thư, nhưng vẫn còn nguyên trong danh sách của bạn. Dùng nó cho mẫu theo mùa — chương trình khuyến mãi đã kết thúc thì tắt, sang năm bật lại thay vì soạn mới. Tắt an toàn hơn xoá: xoá là mất hẳn nội dung đã soạn. ## Trang này khác Mẫu Email của Email API Hai dịch vụ đều có "mẫu email" và chúng **không liên quan gì tới nhau**. | | **Email Business → Mẫu email** (trang này) | **Email API → Mẫu Email** | |---|---|---| | Ai dùng | nhân viên, khi ngồi soạn thư | mã nguồn, qua lệnh gọi API | | Chèn thế nào | bấm chọn trong màn hình soạn thư | truyền `template_id` khi gửi | | Biến điền bởi | hệ thống, theo người nhận đang soạn | ứng dụng của bạn | Xem [Dùng mẫu thư trong Email API](/vi/email-api/guides/templates) nếu bạn đang tìm loại thứ hai. ## Kiểm tra kết quả 1. Đăng nhập webmail bằng một hộp thư thường, **không phải** tài khoản quản trị 2. Bấm soạn thư mới 3. Mẫu vừa tạo có mặt trong danh sách chèn 4. Chèn nó và kiểm biến đã điền đúng Bước 1 quan trọng: tài khoản quản trị dịch vụ không có hộp thư nên không soạn thư được. Dùng một hộp thư thật để kiểm. --- # Quản lý danh bạ và tệp đính kèm Thêm liên hệ vào danh bạ hoặc nhập hàng loạt từ vCard, và xem những tệp đang âm thầm chiếm dung lượng hộp thư. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-business/contacts-and-files · Cập nhật: 2026-08-10 --- Hai màn hình nhỏ nhưng hay bị hỏi tới: nơi giữ danh sách liên hệ, và nơi giữ các tệp đã tải lên. ## Danh bạ Vào **Email Business → Danh bạ**. ### Thêm từng liên hệ Bấm **Thêm liên hệ**, điền thông tin, lưu. Chọn một liên hệ trong danh sách để xem chi tiết bên phải. ### Nhập từ vCard Chuyển từ hệ thống cũ thì đừng gõ tay. Xuất danh bạ ở hệ thống cũ ra tệp **vCard** (`.vcf`) rồi nhập vào đây — hầu hết dịch vụ thư và cả điện thoại đều xuất được định dạng này. ### Danh bạ trống là bình thường Dòng *"Danh bạ trống"* ở tài khoản mới không phải lỗi. Danh bạ **không** tự điền từ những người bạn đã gửi thư. ## Quản lý tệp Vào **Email Business → Quản lý tệp**. ![Trang Quản lý tệp: nút Tải lại và Tải lên, danh sách tệp hiện tên, dung lượng và thời gian tải lên, kèm nhãn định dạng như JPG và EML](/img/email-business/files.png) Mỗi dòng hiện tên tệp, **dung lượng** và thời điểm tải lên. Nút **Tải lên** thêm tệp mới. Cột dung lượng là chỗ đáng nhìn nhất. Tệp ở đây chiếm dung lượng của hộp thư như thư bình thường — một tệp ảnh 14 MB tốn đúng bằng vài trăm thư văn bản. Hộp thư báo gần đầy mà số thư không nhiều: mở trang này trước, xoá vài tệp lớn thường nhanh hơn dọn thư. Đối chiếu tổng ở [Theo dõi dung lượng toàn tên miền](/vi/email-business/storage). ## Kiểm tra kết quả **Danh bạ:** liên hệ vừa thêm hiện ra khi bạn gõ vài ký tự đầu của tên vào ô người nhận lúc soạn thư — đó mới là chỗ nó có tác dụng. **Quản lý tệp:** sau khi xoá tệp lớn, con số **Đã dùng** ở trang Bộ nhớ giảm tương ứng. Chưa giảm ngay thì bấm tải lại; hệ thống tính lại theo chu kỳ chứ không tức thời. --- # Trỏ MX qua cổng lọc thư Bước 2 của Email Security. Đổi bản ghi MX để thư đến đi qua cổng lọc trước khi về máy chủ thư của bạn, và kiểm được rằng nó thật sự đi qua đó. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-security/routing · Cập nhật: 2026-08-07 --- Email Security lọc thư **đến** cho máy chủ thư sẵn có của bạn. Hòm thư của bạn nằm ở đâu vẫn nằm nguyên ở đó; việc duy nhất bạn đổi là **chặng đầu tiên** của thư đến. Trước khi cấu hình: `người gửi → máy chủ thư của bạn` Sau khi cấu hình: `người gửi → cổng lọc của Cloudfly → máy chủ thư của bạn` ## Chuẩn bị trước khi cấu hình - Đã xác minh sở hữu tên miền. Xem [Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain) - Quyền sửa bản ghi DNS của tên miền - Biết tên miền hoặc địa chỉ IP máy chủ thư hiện tại của bạn — cần nó để đối chiếu ở bước dưới ## Đọc trang Cấu hình định tuyến Vào **Email Security → Cấu hình định tuyến**. Cả trang gói gọn trong một màn hình. ![Trang Cấu hình Bảo mật và Định tuyến DNS sau khi hoàn tất: hai thẻ Bước 1 Xác minh sở hữu và Bước 2 Trỏ MX lên Gateway đều tích xanh, khối Định tuyến đích nhận thư hiển thị máy chủ mail.example.com, IP 203.0.113.25 và cổng 25, bảng Bản ghi định tuyến bắt buộc có một dòng MX ở tên bản ghi @ với độ ưu tiên 10 và trạng thái Đã xác thực](/img/email-security/routing-status.png) Ba thứ cần đọc, theo thứ tự: hai thẻ trạng thái cho biết bạn đang ở bước nào, khối **Định tuyến đích nhận thư** cho biết thư sẽ về đâu sau khi lọc, và bảng dưới cùng là bản ghi bạn phải cắm. Giá trị trong ảnh là ví dụ. Tên miền, máy chủ đích và nội dung bản ghi của bạn khác — luôn chép từ màn hình của chính bạn. ## Kiểm khối định tuyến đích trước khi đổi gì Khối **Định tuyến đích nhận thư (Destination Mail Server)** có ba giá trị: | Trường | Nghĩa là gì | |---|---| | Máy chủ nhận thư đích | Nơi cổng lọc bàn giao thư sau khi lọc xong | | Địa chỉ IP đích | Địa chỉ IP của chính máy chủ đó | | Cổng dịch vụ | Cổng dùng để bàn giao, thường là 25 | **Đọc ba giá trị này trước khi đổi MX.** Đây là máy chủ thư của bạn, do Cloudfly ghi lại lúc mở dịch vụ. Nếu nó không đúng máy chủ bạn đang dùng, dừng lại và liên hệ bộ phận hỗ trợ. Lý do phải kiểm trước: sau khi MX trỏ sang cổng lọc, mọi thư đến đều đi qua đó. Đích sai nghĩa là thư được lọc xong rồi gửi tới nhầm chỗ — và bạn chỉ phát hiện khi có người báo không nhận được thư. ## Cắm bản ghi MX Bảng **Bản ghi định tuyến bắt buộc (MX)** liệt kê các bản ghi cần cắm. Số dòng phụ thuộc số máy chủ gateway đang chạy trong cụm của bạn, nên có thể là một hoặc nhiều. | Trường | Giá trị | |---|---| | Loại | `MX` | | Tên bản ghi | `@` — nghĩa là chính tên miền gốc | | Nội dung | chép từ cột **Nội dung** trên bảng | | Độ ưu tiên | chép đúng số bảng hiển thị | | TTL | để mặc định | Có nhiều dòng thì cắm **hết**, giữ nguyên độ ưu tiên của từng dòng. Các số đó quyết định thứ tự dự phòng khi một máy chủ bận. > **Nguy hiểm — Xoá bản ghi MX cũ, và đừng tin vào dấu tích xanh** > > Việc kiểm tra của hệ thống chỉ cần **một** bản ghi MX trỏ đúng cổng lọc là báo thành công. Nó > **không** kiểm bạn đã xoá bản ghi MX cũ hay chưa. > > Nghĩa là: để nguyên MX cũ, bảng điều khiển vẫn hiện *"Tên miền đã hoạt động, bộ lọc email gateway > đang chạy"* — trong khi thư thật đi thẳng vào máy chủ của bạn, không qua lọc. > > Người gửi chọn bản ghi MX có **số ưu tiên nhỏ nhất**. Bản ghi cũ còn sót mà số nhỏ hơn thì toàn bộ > thư đến bỏ qua bộ lọc. Bằng nhau thì chia đôi. Lớn hơn thì nó thành đường dự phòng, và thư rơi vào > đường đó cũng không được lọc. > > Sau khi cắm bản ghi mới, **xoá hết** bản ghi MX cũ ở tên miền gốc. ## Đường gửi của bạn không đổi Email Security chỉ đụng tới thư **đến**. Giữ nguyên bản ghi SPF, DKIM và DMARC hiện có — chúng nói về thư bạn **gửi đi**, mà đường gửi thì không thay đổi. Đừng chép bản ghi từ hướng dẫn của dịch vụ khác sang đây. Bảng trên trang tên miền là bộ đầy đủ cho Email Security; không có gì thiếu. ## Chờ hệ thống kiểm tra Hệ thống tự kiểm tra DNS khoảng 5 phút một lần — không cần giữ trang. Muốn nhanh hơn thì bấm **Kiểm tra DNS**. Bản ghi MX cần thời gian lan truyền như mọi bản ghi DNS khác, thường vài phút, đôi khi tới 24 giờ. ## Kiểm tra kết quả ### Trên bảng điều khiển Thẻ **Bước 2: Trỏ MX lên Gateway** chuyển sang tích xanh, kèm dòng *Tên miền đã hoạt động, bộ lọc email gateway đang chạy*, và cột **Trạng thái** của dòng MX chuyển thành *Đã xác thực* — đúng như ảnh ở đầu trang. ### Từ máy của bạn Đây là bước không được bỏ, vì nó kiểm thứ mà bảng điều khiển không kiểm: **không còn** bản ghi cũ. ```bash dig +short MX example.com ``` Đọc kết quả theo hai câu hỏi, theo thứ tự: 1. Mọi dòng trả về có khớp cột **Nội dung** trên bảng không? 2. Có dòng nào **không** nằm trong bảng không? Câu 2 mới là câu quan trọng. Còn một dòng lạ nghĩa là còn một đường thư không qua lọc, dù bảng điều khiển đã xanh. ### Gửi thử một thư Từ một địa chỉ bên ngoài, gửi một thư tới hòm thư trong tên miền của bạn. Thư phải tới nơi bình thường. Nếu không tới, kiểm lại khối **Định tuyến đích nhận thư** ở đầu trang — gần như luôn là đích sai chứ không phải bộ lọc chặn. ## Khi bảng bản ghi trống Trang hiện dòng *"Cụm chưa có máy chủ gateway đang hoạt động"* thay vì bảng bản ghi. Đây không phải lỗi thao tác của bạn và không có cách tự xử lý — tên miền của bạn chưa được gán vào cụm máy chủ lọc, hoặc cụm đó chưa có máy nào chạy. Liên hệ bộ phận hỗ trợ. ## Khi bản ghi đúng mà vẫn báo sai Bản ghi MX cũ còn trong bộ nhớ đệm của các máy chủ DNS trung gian. Đợi hết TTL của bản ghi trước rồi kiểm lại. Bấm liên tục không làm nó nhanh hơn. --- # Cho qua hoặc chặn thẳng một người gửi Dùng danh sách tin cậy và danh sách đen để ép kết quả lọc cho một địa chỉ hoặc cả một tên miền, và biết khi nào không nên dùng chúng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-security/filter-lists · Cập nhật: 2026-08-10 --- Bộ lọc tự chấm điểm từng thư đến. Hai danh sách trên trang này **ghi đè** kết quả chấm điểm đó cho những người gửi bạn chỉ đích danh: một danh sách cho qua thẳng, một danh sách chặn thẳng. ## Chuẩn bị - Tên miền đã hoạt động. Xem [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing) - Địa chỉ hoặc tên miền người gửi cần xử lý ## Hai danh sách làm gì Vào **Email Security → Danh sách bộ lọc**. Trang có hai thẻ, mỗi thẻ là một danh sách riêng. ![Trang Danh sách bộ lọc: nút Thêm địa chỉ mới ở góc phải, hai thẻ Người gửi tin cậy (Whitelist) và Danh sách đen (Blacklist), bảng ba cột Địa chỉ / Tên miền người gửi, Ghi chú và Hành động với nút xoá ở mỗi dòng](/img/email-security/filter-lists.png) | Thẻ | Thư từ người gửi trong danh sách | |---|---| | **Người gửi tin cậy (Whitelist)** | **bỏ qua bộ lọc**, vào thẳng hộp thư | | **Danh sách đen (Blacklist)** | **bị chặn hoàn toàn**, không vào hộp thư, không vào vùng cách ly | Hai danh sách độc lập nhau. Đổi thẻ là đổi hẳn dữ liệu bên dưới — ô tìm kiếm, bảng và nút **Thêm địa chỉ mới** đều thao tác trên thẻ đang mở. > **Cảnh báo — Kiểm lại đang đứng ở thẻ nào trước khi bấm Thêm** > > Nút **Thêm địa chỉ mới** nằm ở đầu trang, không đổi màu theo thẻ. Bấm nó khi đang ở thẻ Whitelist > thì địa chỉ vào danh sách tin cậy — ngược hẳn ý định nếu bạn định chặn. Hộp thoại có ghi rõ đang > thêm vào đâu ở dòng tiêu đề: **Thêm vào Whitelist (Tin cậy)** hoặc **Thêm vào Blacklist (Chặn)**. ## Thêm một người gửi ### Mở hộp thoại Chọn đúng thẻ trước, rồi bấm **Thêm địa chỉ mới** ở góc phải. ### Điền hai trường | Trường | Bắt buộc | Nội dung | |---|---|---| | **Email hoặc Tên miền người gửi** | Có | một địa chỉ đầy đủ, hoặc `@` + tên miền | | **Ghi chú / Comment** | Không | lý do, tên đối tác — thứ giúp bạn nhớ sau sáu tháng | Bấm **Lưu lại**. Danh sách nạp lại ngay, không phải tải trang. Hãy điền ghi chú. Nó là cột duy nhất trả lời được câu "ai thêm dòng này, và vì sao" khi danh sách dài ra. Bỏ trống thì bảng hiện dấu `—`. ![Hộp thoại Thêm vào Whitelist (Tin cậy): ô Email hoặc Tên miền người gửi kèm gợi ý nhập @ để áp cho cả tên miền, ô Ghi chú / Comment, và hai nút Hủy bỏ, Lưu lại](/img/email-security/add-sender-dialog.png) ## Một địa chỉ hay cả tên miền Ô nhập nhận hai dạng, và dấu `@` ở đầu là thứ quyết định. | Bạn nhập | Áp dụng cho | |---|---| | `partner@example.com` | **đúng một** địa chỉ đó | | `@example.com` | **mọi** địa chỉ thuộc tên miền đó | Nhập sai dạng thì hệ thống báo lỗi ngay tại chỗ và không lưu. Giá trị không phải email cũng không phải tên miền — ví dụ thiếu phần sau dấu chấm — đều bị từ chối. Dạng cả tên miền tiện nhưng rộng. `@example.com` trong danh sách tin cậy nghĩa là **bất kỳ ai** gửi được thư mang tên miền đó đều đi thẳng vào hộp thư của bạn. ## Xoá một mục Cột **Hành động** ở cuối mỗi dòng có nút thùng rác. Bấm nút, hộp thoại xác nhận hiện lên kèm đúng giá trị sắp xoá — đọc lại giá trị đó rồi mới xác nhận. Xoá khỏi whitelist **không** đồng nghĩa với chặn: thư từ người gửi đó quay lại quy trình lọc bình thường. Muốn chặn thì phải thêm vào blacklist. ## Khi nào đừng dùng whitelist Đây là mục quan trọng nhất của trang. Whitelist **bỏ qua toàn bộ bộ lọc**, kể cả quét mã độc. Người gửi lại là thứ giả mạo được: kẻ tấn công đặt địa chỉ người gửi thành đối tác của bạn, và nếu đối tác đó nằm trong whitelist thì thư đi thẳng vào hộp thư, không bị chấm điểm, không bị quét. Cân nhắc trước khi thêm: | Tình huống | Nên làm | |---|---| | Đối tác quan trọng bị vào nhầm vùng cách ly một lần | Giải phóng thư đó ở [Thư cách ly](/vi/email-security/quarantine), **chưa cần** whitelist | | Cùng người gửi bị bắt nhầm nhiều lần | Whitelist **đúng địa chỉ đó**, không phải cả tên miền | | Nhà cung cấp lớn (ngân hàng, sàn thương mại) | Đừng whitelist cả tên miền — đó cũng là tên miền kẻ giả mạo hay mượn nhất | Blacklist an toàn hơn nhiều: sai lầm ở đây chỉ khiến bạn mất một luồng thư, và triệu chứng lộ ra ngay. Whitelist sai thì im lặng cho tới lúc có chuyện. ## Kiểm tra kết quả Danh sách có hiệu lực ngay, không cần chờ như bản ghi DNS. Nhờ người gửi đó gửi thử một thư, rồi mở [Theo dõi email](/vi/email-security/troubleshooting) tra đúng địa chỉ vừa thêm: - Thêm vào whitelist → dòng mới có trạng thái **Thành công** - Thêm vào blacklist → dòng mới có trạng thái **Bị chặn** Không thấy dòng nào nghĩa là thư chưa tới cổng lọc — vấn đề nằm ở bản ghi MX, không phải ở danh sách. Quay lại [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing). --- # Chặn thư theo đuôi tệp đính kèm Thêm đuôi tệp nguy hiểm vào danh sách chặn để bộ lọc từ chối cả thư mang tệp đó, và hiểu vì sao danh sách tin cậy không cứu được nó. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-security/attachment-filters · Cập nhật: 2026-08-07 --- Bộ lọc mã độc quét nội dung tệp. Trang này chặn theo **đuôi tệp** — không cần biết bên trong là gì, cứ mang đuôi đó là thư bị từ chối. ## Chuẩn bị - Tên miền đã hoạt động. Xem [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing) - Danh sách đuôi tệp nội bộ bạn muốn cấm, nếu có ## Nó chặn cả thư, không phải gỡ tệp ra Đây là điều dễ hiểu nhầm nhất. Thư có tệp đính kèm mang đuôi trong danh sách **bị từ chối cả thư**: người nhận không thấy gì, và thư cũng không nằm trong vùng cách ly để giải phóng lại. Nói với người gửi trước khi thêm một đuôi đang được dùng thật trong công việc. Họ sẽ nhận được báo lỗi gửi thư, không phải im lặng — nhưng chỉ khi họ đọc thư báo lỗi đó. ## Thêm một đuôi tệp Vào **Email Security → Bộ lọc đính kèm**. ![Trang Bộ lọc đính kèm: ô nhập ĐUÔI TỆP CẦN CHẶN có dấu chấm cố định bên trái, nút Thêm vào danh sách chặn, dòng Gợi ý nhanh với các chip đuôi tệp, và bảng Đuôi tệp đang chặn liệt kê các đuôi đang có hiệu lực](/img/email-security/attachment-filters.png) ### Gõ tay Ô nhập ở đầu trang có nhãn **ĐUÔI TỆP CẦN CHẶN** và một dấu `.` cố định bên trái. Gõ phần sau dấu chấm rồi bấm **Thêm vào danh sách chặn**. | Bạn gõ | Kết quả | |---|---| | `exe` | ✅ chặn `.exe` | | `.exe` | ✅ dấu chấm thừa được bỏ, vẫn ra `.exe` | | `EXE` | ✅ tự hạ thành chữ thường | | `tar.gz` | ❌ chỉ nhận chữ và số, không nhận dấu chấm ở giữa | | `documents` | ❌ tối đa 10 ký tự | Đuôi đã có trong danh sách thì hệ thống báo trùng và không thêm lần hai. ### Hoặc bấm gợi ý nhanh Dòng **Gợi ý nhanh** dưới ô nhập là các đuôi nguy hiểm phổ biến. Bấm một chip là thêm ngay, không qua hộp thoại xác nhận. Danh sách gợi ý **tự rút ngắn**: đuôi nào đã chặn rồi thì biến mất khỏi dòng đó. Thấy dòng gợi ý chỉ còn một hai chip nghĩa là bạn đã chặn gần hết các đuôi phổ biến — không phải lỗi hiển thị. ## Xem và gỡ danh sách đang chặn Bảng **Đuôi tệp đang chặn** ở nửa dưới liệt kê mọi đuôi đang có hiệu lực, kèm nút thùng rác ở cột **Hành động**. Bấm thùng rác, hộp thoại **Bỏ chặn đuôi tệp** hiện lên kèm đúng đuôi sắp gỡ. Sau khi xác nhận, thư mang tệp loại đó lại đi qua bình thường — vẫn bị quét mã độc như mọi thư khác, nhưng không còn bị chặn chỉ vì cái đuôi. ## Danh sách tin cậy không cứu được tệp bị chặn Hai cơ chế này **không** cùng thứ hạng, và thứ hạng đó cố định: | Thứ tự xét | Cơ chế | |---|---| | 1 | Quét mã độc | | 2 | **Bộ lọc đính kèm** (trang này) | | 3 | Danh sách tin cậy (Whitelist) | | 4 | Danh sách đen (Blacklist) | Nghĩa là: người gửi nằm trong [danh sách tin cậy](/vi/email-security/filter-lists) vẫn **không** gửi được tệp có đuôi bị chặn. Đây là chủ ý, không phải lỗi — nếu whitelist bỏ qua được lọc tệp thì chỉ cần giả mạo đúng một địa chỉ đối tác là đưa được tệp thực thi vào cả tổ chức. Cần cho một người gửi cụ thể gửi được `.exe`? Không có ngoại lệ theo người gửi. Lựa chọn duy nhất là gỡ đuôi đó khỏi danh sách chặn — và nó áp dụng cho tất cả mọi người. ## Kiểm tra kết quả Danh sách có hiệu lực ngay. Từ một địa chỉ bên ngoài, gửi một thư kèm tệp mang đuôi vừa chặn tới hộp thư trong tên miền của bạn. Kết quả đúng là **người nhận không nhận được thư**, còn người gửi nhận báo lỗi gửi. Đối chiếu ở [Theo dõi email](/vi/email-security/troubleshooting): dòng tương ứng phải có trạng thái **Bị chặn**. Nếu dòng đó hiện **Thành công**, đuôi tệp bạn nhập không khớp đuôi thật của tệp — kiểm lại tên tệp, nhất là các tệp có hai phần đuôi. --- # Lấy lại một thư bị giữ trong vùng cách ly Đọc bảng thư cách ly, chọn đúng một trong ba hành động giải phóng hoặc xoá, và biết điểm spam nói lên điều gì trước khi quyết định. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-security/quarantine · Cập nhật: 2026-08-07 --- Thư bị chấm là rác hoặc độc hại không bị xoá ngay — nó được giữ lại ở vùng cách ly. Trang này là chỗ bạn xem lại và quyết định: trả về hộp thư, hay xoá hẳn. ## Chuẩn bị - Tên miền đã hoạt động. Xem [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing) - Biết người gửi và tiêu đề thư đang tìm, nếu có ## Đọc bảng Vào **Email Security → Thư cách ly**. Mỗi dòng là một thư đang bị giữ. ![Bảng Thư cách ly với ba thư: cột Điểm spam hiện huy hiệu 8.9 màu đỏ, 5.2 màu vàng và 2.4 màu xám, kèm cột Người gửi, Người nhận, Tiêu đề và Thời gian](/img/email-security/quarantine.png) | Cột | Đọc thế nào | |---|---| | Người gửi | địa chỉ khai trong thư — **giả mạo được**, xem mục dưới | | Người nhận | hộp thư đáng lẽ nhận thư này | | Tiêu đề | để trống thì hiện *(không có tiêu đề)* | | **Điểm spam** | càng cao càng chắc là rác | | Thời gian | lúc thư tới cổng lọc | | Hành động | ba nút, xem mục dưới | Ô tìm kiếm ở đầu bảng lọc theo người gửi, người nhận **và** tiêu đề cùng lúc. ## Điểm spam nói gì Con số này là điểm bộ lọc chấm cho thư. Màu của huy hiệu đổi theo mức: | Điểm | Màu | Nghĩa thực tế | |---|---|---| | dưới 4 | xám | dấu hiệu yếu — hay gặp ở thư thật bị bắt nhầm | | 4 đến dưới 7 | vàng | đáng ngờ, nên đọc kỹ người gửi và tiêu đề | | từ 7 trở lên | đỏ | gần như chắc chắn là rác hoặc lừa đảo | Điểm thấp **không** đảm bảo thư an toàn, và điểm cao không phải bằng chứng. Nó là mức độ tin cậy của máy, dùng để xếp thứ tự việc cần xem trước — không phải để thay bạn quyết định. ## Ba hành động, chọn đúng cái Cột **Hành động** có ba nút. Rê chuột lên để thấy tên đầy đủ. | Nút | Tên | Làm gì | |---|---|---| | 📨 xanh dương | **Giải phóng về hộp thư đến** | gửi thư này về hộp thư, **chỉ thư này** | | 🛡 xanh lá | **Giải phóng & thêm vào danh sách trắng** | gửi thư này, **và** thêm người gửi vào danh sách tin cậy | | 🗑 xám | **Xóa** | xoá vĩnh viễn, có hộp thoại xác nhận | **Mặc định nên dùng nút thứ nhất.** Nút thứ hai tiện nhưng nó thay đổi cấu hình lâu dài: từ đó trở đi mọi thư của người gửi ấy **bỏ qua toàn bộ bộ lọc**, kể cả quét mã độc. > **Cảnh báo — Người gửi trong thư rác là thứ giả mạo được** > > Cột **Người gửi** hiện đúng thứ thư khai, không phải thứ đã được xác thực. Bấm > *Giải phóng & thêm vào danh sách trắng* cho một thư giả mạo là tự tay mở cửa cho chính kẻ giả mạo đó. > > Chỉ dùng nút xanh lá khi bạn **chủ động biết** người gửi thật và biết vì sao họ bị bắt nhầm. Nghi > ngờ thì dùng nút xanh dương — nó chỉ ảnh hưởng một thư. Xoá là vĩnh viễn và không hoàn tác được. Hộp thoại xác nhận có in tiêu đề và người gửi — đọc lại trước khi xác nhận. ## Trang báo không có thư nào Dòng *"Không có thư nào trong vùng cách ly"* kèm *"Hệ thống lọc rác đang hoạt động tốt"* là trạng thái **bình thường**, không phải lỗi. Ba lý do làm bảng trống dù bạn nghĩ phải có thư: 1. **Chưa có thư nào bị cách ly.** Phần lớn thư rác bị chặn thẳng chứ không vào vùng cách ly — xem trạng thái **Bị chặn** ở [Theo dõi email](/vi/email-security/troubleshooting). 2. **Thư đã hết hạn giữ.** Vùng cách ly không giữ vĩnh viễn; thư cũ tự rơi khỏi danh sách. 3. **Đang gõ trong ô tìm kiếm.** Còn chữ trong ô là còn lọc — xoá trắng ô rồi bấm **Tải lại**. ## Kiểm tra kết quả Sau khi bấm giải phóng, thư về hộp thư trong vòng vài phút và **biến mất khỏi bảng cách ly**. Dòng vẫn còn nghĩa là thao tác chưa xong — bấm **Tải lại** trước khi thử lại lần nữa. Thư không tới hộp thư dù dòng đã biến mất: vấn đề nằm ở chặng bàn giao về máy chủ thư của bạn, không phải ở bộ lọc. Xem [Xử lý thư kẹt trong hàng đợi](/vi/email-security/stuck-queue). --- # Xử lý thư kẹt trong hàng đợi Đọc hàng đợi thư kẹt để biết thư dừng ở chặng nào, sửa nguyên nhân ở máy chủ thư của bạn rồi bắt cổng lọc gửi lại ngay thay vì chờ. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-security/stuck-queue · Cập nhật: 2026-08-07 --- Thư đã qua bộ lọc nhưng chưa vào được máy chủ thư của bạn thì không bị mất — nó nằm lại hàng đợi và được thử lại theo chu kỳ. Trang này cho bạn xem hàng đợi đó và ép thử lại ngay. ## Chuẩn bị - Tên miền đã hoạt động. Xem [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing) - Quyền xem tình trạng máy chủ thư của chính bạn — nguyên nhân gần như luôn nằm ở đó ## Thư kẹt nghĩa là chặng nào hỏng Thư đến đi qua hai chặng: ``` người gửi → cổng lọc của Cloudfly → máy chủ thư của bạn ↑ thư kẹt nằm đúng ở đây ``` Thư vào được hàng đợi nghĩa là **chặng thứ nhất đã xong**: nó tới cổng lọc, qua được bộ lọc, và không bị cách ly. Thứ chưa xong là chặng bàn giao về máy chủ của bạn. Nói cách khác: hàng đợi có thư gần như luôn là dấu hiệu **máy chủ thư của bạn** đang có vấn đề, chứ không phải dịch vụ lọc. Đọc trang này với giả định đó trước. ## Đọc bảng Vào **Email Security → Hàng đợi thư kẹt**. ![Bảng Hàng đợi thư kẹt với ba thư, cột Nguyên nhân trì hoãn hiện nguyên văn câu trả lời của máy chủ đích: hết thời gian chờ kết nối, từ chối tạm thời, và hộp thư đầy](/img/email-security/stuck-queue.png) | Cột | Đọc thế nào | |---|---| | Mã ID Thư | mã của thư trong hàng đợi — đưa mã này cho bộ phận hỗ trợ khi cần | | Người gửi / Người nhận | ai gửi, và hộp thư nào đang chờ nhận | | Kích thước | thư rất lớn có thể là chính nguyên nhân bị từ chối | | **Thời gian kẹt** | kẹt càng lâu càng ít khả năng tự khỏi | | **Nguyên nhân trì hoãn** | thông báo máy chủ của bạn trả về — **đọc cột này trước** | | Hành động | hai nút, xem mục dưới | Cột **Nguyên nhân trì hoãn** là cột đáng giá nhất. Nó chép nguyên văn câu trả lời của máy chủ đích, nên nó nói thẳng vấn đề là gì: | Nguyên nhân thường gặp | Nghĩa là | |---|---| | hết thời gian chờ kết nối | máy chủ của bạn không trả lời — có thể đang tắt hoặc bị chặn ở tường lửa | | từ chối tạm thời | máy chủ đang quá tải hoặc đang giới hạn tốc độ nhận | | không có hộp thư này | địa chỉ người nhận không tồn tại ở phía bạn | | vượt quá dung lượng | hộp thư người nhận đã đầy | ## Hai hành động | Nút | Tên | Làm gì | |---|---|---| | 🔄 | **Gửi lại ngay** | không chờ chu kỳ tự động, thử bàn giao lại lập tức | | 🗑 | **Xóa email** | bỏ thư khỏi hàng đợi — **thư sẽ không bao giờ được gửi** | **Sửa nguyên nhân trước, bấm gửi lại sau.** Bấm gửi lại khi máy chủ vẫn hỏng chỉ tạo thêm một lần thất bại; hệ thống vẫn tự thử lại theo chu kỳ nên bạn không mất gì khi chờ. Xoá là mất thư thật, không hoàn tác được, và người gửi **không** được báo. Chỉ xoá khi bạn chắc thư đó không cần nữa — ví dụ thư rác lọt lưới, hoặc thư gửi tới một địa chỉ đã bỏ. ## Thứ tự xử lý một sự cố Đi theo thứ tự này, đừng bấm gửi lại trước. 1. **Đọc cột Nguyên nhân trì hoãn** ở một vài dòng. Cùng một nguyên nhân trên mọi dòng nghĩa là một sự cố chung; nguyên nhân khác nhau nghĩa là nhiều vấn đề riêng lẻ. 2. **Kiểm máy chủ thư của bạn** đang chạy và nhận được kết nối từ bên ngoài. 3. **Đối chiếu khối Định tuyến đích nhận thư** ở [trang cấu hình định tuyến](/vi/email-security/routing) — host, IP và cổng ở đó phải đúng máy chủ bạn đang dùng. Sai một trong ba là toàn bộ thư kẹt. 4. **Sửa xong mới bấm Gửi lại ngay**, từng dòng một. 5. Bấm **Tải lại hàng đợi** để xem dòng đã rời hàng đợi chưa. ## Trang báo hàng đợi trống Dòng *"Không có email nào bị kẹt trong hàng đợi"* kèm *"Hệ thống vận hành trơn tru"* là trạng thái tốt: mọi thư qua lọc đều đã bàn giao xong. Người dùng báo mất thư nhưng hàng đợi trống thì vấn đề nằm chỗ khác — thư có thể đã bị chặn hoặc bị cách ly trước khi tới chặng này. Tra bằng [Theo dõi email](/vi/email-security/troubleshooting), đó là màn hình thấy được cả hai chặng. ## Kiểm tra kết quả Dòng biến mất khỏi hàng đợi sau khi bấm **Gửi lại ngay** nghĩa là thư đã bàn giao xong. Hỏi người nhận xem thư đã tới chưa để chắc chắn. Dòng vẫn còn và **Thời gian kẹt** vẫn tăng: nguyên nhân chưa được sửa. Đọc lại cột nguyên nhân — nó thường đã đổi sang một thông báo khác, và thông báo mới mới là thứ cần xử lý. --- # Truy vết một thư không tới nơi Dùng màn hình Theo dõi email để biết thư dừng ở chặng nào, đọc được cột Lý do, và biết mỗi trạng thái dẫn tới trang xử lý nào. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-security/troubleshooting · Cập nhật: 2026-08-07 --- "Khách gửi thư mà tôi không nhận được" là câu hỏi hay gặp nhất. Màn hình **Theo dõi email** trả lời nó bằng một dữ kiện: thư đó dừng lại ở chặng nào — hay chưa từng tới. ## Chuẩn bị - Tên miền đã hoạt động. Xem [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing) - Địa chỉ người gửi hoặc người nhận của thư đang tìm - Thời điểm gần đúng thư được gửi ## Tìm đúng thư Vào **Email Security → Theo dõi email**. ![Màn hình Theo dõi email: ba ô lọc Người gửi, Người nhận và Khoảng thời gian, dãy nút trạng thái Tất cả / Thành công / Bị chặn / Cách ly / Trì hoãn, và bảng kết quả có cột Trạng thái kèm cột Lý do hiện mã ngắn](/img/email-security/tracking.png) ### Thu hẹp bằng ba bộ lọc | Ô | Nhập gì | |---|---| | **Người gửi** | địa chỉ người gửi, ví dụ `sender@example.com` | | **Người nhận** | hộp thư trong tên miền của bạn | | **Khoảng thời gian** | 7, 14, 30 hoặc 90 ngày qua | Bấm **Tìm kiếm**. Mặc định là **14 ngày qua** — thư cũ hơn sẽ không hiện, và đó là nguyên nhân số một của việc "tra không ra". ### Rồi lọc theo trạng thái Dưới ô tìm kiếm có dãy nút: **Tất cả · Thành công · Bị chặn · Cách ly · Trì hoãn**. Chúng lọc trên kết quả đã tải, không phải tìm lại — bấm qua lại thoải mái. ## Đọc trạng thái Đây là cột quyết định bạn phải làm gì tiếp. | Trạng thái | Nghĩa là | Đi tiếp tới | |---|---|---| | **Thành công** | thư đã qua lọc và đã bàn giao về máy chủ thư của bạn | vấn đề nằm ở phía bạn — kiểm hộp thư, thư mục rác, quy tắc chuyển thư | | **Bị chặn** | bộ lọc từ chối, hoặc máy chủ của bạn từ chối | xem mục **Đọc cột Lý do** bên dưới | | **Cách ly** | thư đang bị giữ, lấy lại được | [Thư cách ly](/vi/email-security/quarantine) | | **Trì hoãn** | chưa bàn giao được, đang chờ thử lại | [Hàng đợi thư kẹt](/vi/email-security/stuck-queue) | **Không tìm thấy dòng nào** là một kết quả, không phải lỗi tra cứu. Nó nghĩa là thư **chưa bao giờ tới cổng lọc** — bản ghi MX chưa đúng, hoặc người gửi gửi tới một tên miền khác. Kiểm lại theo [Trỏ MX qua cổng lọc thư](/vi/email-security/routing), đặc biệt là câu hỏi "có bản ghi MX nào không nằm trong bảng không". ## Đọc cột Lý do Cột **Lý do** hiện một mã ngắn, đôi khi có dấu gạch chéo. Hai phần, và phần thứ hai mới là phần thường bị bỏ sót. | Phần | Nói về chặng | |---|---| | trước dấu `/` | **bộ lọc** xử lý thư thế nào | | sau dấu `/` | **máy chủ thư của bạn** trả lời thế nào | | Mã | Đọc là | |---|---| | `A` hoặc `P` | bộ lọc cho qua | | `Q` | bộ lọc đưa vào vùng cách ly | | `B`, `N`, `R` | bộ lọc chặn | | `G`, `D` | bộ lọc tạm hoãn | | `…/2` | máy chủ của bạn đã nhận | | `…/4` | máy chủ của bạn từ chối **tạm thời** — sẽ thử lại | | `…/5` | máy chủ của bạn từ chối **vĩnh viễn** — không thử lại | Ca đáng chú ý nhất là **`A/5`**: bộ lọc cho qua nhưng máy chủ của bạn từ chối thẳng. Trạng thái hiện **Bị chặn**, và người hay đi tìm nguyên nhân ở bộ lọc sẽ không tìm thấy gì — vì bộ lọc đã làm đúng việc của nó. Chỗ cần sửa là cấu hình nhận thư ở máy chủ của bạn. > **Lưu ý — Mã này là mã kỹ thuật, không phải câu giải thích** > > Cột **Lý do** hiện đúng mã hệ thống ghi lại. Khi báo cho bộ phận hỗ trợ, chép nguyên mã đó kèm thời > gian và địa chỉ người nhận — đó là ba thứ đủ để tra ra bản ghi chính xác. ## Mở chi tiết một dòng Bấm vào bất kỳ dòng nào, một khung trượt ra từ bên phải với đầy đủ thông tin của bản ghi: trạng thái, người gửi và người nhận, thời gian, máy chủ đã xử lý, và toàn văn cột **Lý do / Chi tiết**. Dùng khung này khi cột Lý do trong bảng bị cắt ngắn — trong bảng nó bị giới hạn bề rộng, ở đây thì hiện đủ. ## Ba câu hỏi hay gặp ### "Người gửi nói đã gửi mà tôi không thấy gì" Tra theo **địa chỉ người gửi**, khoảng thời gian **30 ngày qua**, trạng thái **Tất cả**. Không có dòng nào nghĩa là thư chưa tới cổng lọc — kiểm bản ghi MX, và hỏi lại người gửi xem họ gõ đúng tên miền chưa. ### "Thư quan trọng cứ bị cho vào rác" Tra ra dòng đó và xem trạng thái. **Cách ly** thì giải phóng ở [Thư cách ly](/vi/email-security/quarantine). Bị bắt nhầm nhiều lần thì thêm đúng địa chỉ đó vào [danh sách tin cậy](/vi/email-security/filter-lists) — địa chỉ, không phải cả tên miền. ### "Có lúc nhận được, có lúc không" Lọc theo trạng thái **Trì hoãn**. Đây gần như luôn là máy chủ thư của bạn chập chờn chứ không phải bộ lọc — xem [Hàng đợi thư kẹt](/vi/email-security/stuck-queue). ## Kiểm tra kết quả Bạn đã dùng đúng màn hình này khi trả lời được đủ ba câu, bằng dữ liệu chứ không bằng phỏng đoán: 1. Thư có tới cổng lọc không? — có dòng, hay không có dòng 2. Bộ lọc quyết định gì? — phần trước dấu `/` của cột Lý do 3. Máy chủ của bạn trả lời gì? — phần sau dấu `/` Trả lời được ba câu đó là biết chỗ cần sửa nằm ở phía Cloudfly hay ở phía bạn. --- # Email API là gì và khi nào nên dùng Gửi thư giao dịch bằng một lệnh gọi HTTP. Trang này giúp bạn chọn giữa Email API và Email Relay, và chỉ chỗ tra cứu tham số đầy đủ. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api · Cập nhật: 2026-08-07 --- Email API dùng để **ứng dụng của bạn gửi thư**, không phải để người ngồi gõ thư. Thư xác nhận đơn hàng, mã OTP, thư đặt lại mật khẩu — những thư sinh ra từ mã nguồn. ## Nó khác Email Business ở đâu | | Email Business | Email API | |---|---|---| | Ai gửi | con người, qua webmail hoặc Outlook | mã nguồn của bạn | | Có hộp thư đến không | có | **không** — chỉ gửi | | Đụng bản ghi MX gốc | có | **không** | | Thư đến của tên miền | về Cloudfly | **không đổi**, vẫn ở chỗ cũ | Điểm cuối là điều nhiều người ngạc nhiên nhất: bật Email API **không** làm bạn mất hộp thư đang dùng. Bạn có thể dùng thư công ty ở một nhà cung cấp khác và vẫn gửi thư giao dịch qua Cloudfly. ## Email API hay Email Relay Hai dịch vụ **gửi cùng một đường**, chỉ khác cách ứng dụng của bạn nối vào. | | Email API | Email Relay | |---|---|---| | Giao thức | HTTP | SMTP | | Hợp với | mã bạn tự viết, dịch vụ mới | phần mềm sẵn có chỉ biết SMTP | | Xác thực bằng | khoá API trong header | tên đăng nhập và mật khẩu SMTP | | Sửa mã nguồn | có, một lệnh gọi HTTP | thường **không**, chỉ đổi cấu hình | Quy tắc chọn nhanh: - Đang viết mới, hoặc đang gọi được HTTP → **Email API** - Có sẵn WordPress, ERP, phần mềm kế toán chỉ điền được host/port/user/pass → **Email Relay** Hai dịch vụ có **tài khoản, tên miền, khoá và hạn mức riêng**. Bật cả hai thì phải cấu hình cả hai — tên miền đã xác minh cho dịch vụ này không tự sang dịch vụ kia, trừ bản ghi xác minh sở hữu vốn dùng chung. ## Đường đi từ đầu tới thư đầu tiên 1. [Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain) — chung cho cả bốn dịch vụ 2. [Cắm bản ghi cho tên miền gửi](/vi/email-api/guides/verify-sending-domain) — ký thư và đường phản hồi 3. [Tạo khoá API](/vi/email-api/guides/create-api-key) 4. [Gửi thư đầu tiên](/vi/email-api/getting-started) Sau đó là hai việc nên làm sớm, không bắt buộc để gửi được: [nhận sự kiện qua webhook](/vi/email-api/guides/receive-webhooks) và [đọc danh sách chặn](/vi/email-api/guides/suppressions). ## Tra cứu tham số đầy đủ ở đâu > **Lưu ý — Tài liệu tham chiếu API nằm trong bảng điều khiển** > > Bảng điều khiển có mục **Email API → Hướng dẫn**. Đó là nơi có danh sách tham số đầy đủ, bảng mã lỗi > HTTP, hạn mức theo gói, danh sách sự kiện webhook và mã mẫu — **luôn khớp với tài khoản bạn đang > đăng nhập**, kể cả các con số theo gói. > > Tài liệu này cố ý **không chép lại** bảng đó. Hai nơi cùng liệt kê tham số thì sớm muộn sẽ lệch > nhau, và người đọc không có cách nào biết bên nào đúng. Ranh giới giữa hai nơi: | Bạn cần | Đọc ở | |---|---| | Danh sách tham số, mã lỗi, hạn mức, mã mẫu | **Hướng dẫn** trong bảng điều khiển | | Cách thiết lập lần đầu, chọn loại khoá, xử lý sự cố | tài liệu này | ## Giới hạn cần biết trước - Email API **chỉ gửi**. Muốn nhận thư ở tên miền đó thì dùng dịch vụ khác cho chiều nhận. - Địa chỉ `from` phải thuộc tên miền đã kích hoạt trong Email API. Không có ngoại lệ. - Có hạn mức theo gói cho số thư mỗi ngày, số khoá và số webhook. Con số chính xác của gói bạn đang dùng hiện trong bảng điều khiển. --- # Gửi thư đầu tiên qua Email API Một lệnh gọi HTTP từ đầu tới thư nhận được, cách đọc mã trả về cho đúng, và ba lỗi hay gặp nhất ở lần gửi đầu tiên của một tài khoản mới. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api/getting-started · Cập nhật: 2026-08-07 --- Mục tiêu của trang này là **một thư nhận được thật**, không phải hiểu hết API. Hiểu hết là việc của mục **Hướng dẫn** trong bảng điều khiển. ## Chuẩn bị - Tên miền gửi **đã kích hoạt**. Xem [Cắm bản ghi cho tên miền gửi](/vi/email-api/guides/verify-sending-domain) - Một **khoá API** đã lưu. Xem [Tạo khoá API để gửi thư](/vi/email-api/guides/create-api-key) - Một hộp thư thật của bạn để nhận thư thử ## Gọi lệnh gửi Thay `cf_...` bằng khoá của bạn và `example.com` bằng tên miền gửi đã kích hoạt. ```bash curl -X POST https://api-vmail.cloudfly.vn/api/emails \ -H "Authorization: Bearer cf_xxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx" \ -H "Content-Type: application/json" \ -d '{ "from": "no-reply@example.com", "to": "ban@example.net", "subject": "Thư thử đầu tiên", "text": "Nếu bạn đọc được dòng này thì Email API đã chạy." }' ``` Bốn trường trong ví dụ là tối thiểu để gửi được. Danh sách tham số đầy đủ — tệp đính kèm, mẫu thư, biến, người nhận ẩn — nằm ở **Email API → Hướng dẫn** trong bảng điều khiển. ![Trang Hướng dẫn trong bảng điều khiển: thanh điều hướng bên trái với các mục Bắt đầu nhanh, Gửi thư, Nhật ký, Webhooks, Hạn mức và Ví dụ, bên phải là nội dung tham chiếu kèm khối mã chép dán được](/img/email-api/console-docs.png) | Trường | Ràng buộc | |---|---| | `from` | phải thuộc **tên miền đã kích hoạt** của tài khoản | | `to` | địa chỉ người nhận | | `subject` | tiêu đề | | `text` hoặc `html` | phải có ít nhất một trong hai | ## Đọc mã trả về ```json { "id": "..." } ``` Mã trạng thái `202` nghĩa là **đã nhận để gửi**, không phải đã tới hộp thư người nhận. Đây là chỗ hay hiểu nhầm nhất: thư còn phải đi tiếp qua đường gửi, và có thể bị nơi nhận từ chối sau đó. Nơi biết thư có tới hay không là **Thống kê & Nhật ký**, hoặc [webhook](/vi/email-api/guides/receive-webhooks) nếu bạn cần biết ngay trong mã nguồn. Mọi mã khác `202` đều là bị từ chối ngay, chưa gửi gì. Bảng đầy đủ ý nghĩa từng mã nằm trong mục **Hướng dẫn** của bảng điều khiển. ## Ba lỗi hay gặp ở lần đầu ### Bị từ chối xác thực Khoá sai, đã bị xoá, hoặc header thiếu chữ `Bearer ` ở đầu. Chép lại khoá từ chỗ đã lưu — bảng danh sách trên bảng điều khiển chỉ hiện phần đầu mã, không dùng để chép được. ### Bị từ chối quyền dù khoá đúng Địa chỉ `from` không thuộc tên miền mà khoá được phép gửi. Hai nguyên nhân: - Tên miền chưa kích hoạt xong — kiểm ở trang **Tên miền gửi** - Khoá là **Sending Key** gắn tên miền khác. Sending Key chỉ gửi được đúng tên miền của nó ### Trả về 202 mà không thấy thư Theo thứ tự: 1. Kiểm **thư mục rác** của hộp thư nhận 2. Mở **Thống kê & Nhật ký** tra đúng thư đó — trạng thái ở đó mới là sự thật 3. Kiểm [danh sách chặn](/vi/email-api/guides/suppressions): địa chỉ người nhận có thể đang bị chặn từ một lần gửi hỏng trước đó, và thư bị bỏ trước khi ra khỏi hệ thống ## Kiểm tra kết quả Xong khi cả ba đều đúng: 1. Lệnh gọi trả về `202` 2. Thư có mặt trong hộp thư nhận, kể cả trong thư mục rác 3. **Thống kê & Nhật ký** có dòng tương ứng với trạng thái thành công Thư vào thư mục rác ở bước 2 vẫn tính là gửi được. Muốn cải thiện chỗ đứng của thư thì bắt đầu từ bản ghi `_dmarc` ở [trang tên miền gửi](/vi/email-api/guides/verify-sending-domain). ## Bước tiếp theo | Việc | Trang | |---|---| | Biết thư tới hay hỏng, ngay trong mã nguồn | [Nhận sự kiện qua webhook](/vi/email-api/guides/receive-webhooks) | | Hiểu vì sao có địa chỉ không gửi được | [Đọc và xử lý danh sách chặn](/vi/email-api/guides/suppressions) | | Thư gửi được nhưng không tới | [Xử lý sự cố Email API](/vi/email-api/troubleshooting) | | Tham số, mã lỗi, hạn mức đầy đủ | **Email API → Hướng dẫn** trong bảng điều khiển | --- # Cắm bản ghi cho tên miền gửi Bước 2 của Email API. Thêm tên miền gửi rồi cắm các bản ghi ký thư và đường phản hồi, mà không đụng tới hộp thư đang dùng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api/guides/verify-sending-domain · Cập nhật: 2026-08-07 --- Trước khi gửi được thư, tên miền phải qua hai bước: chứng minh bạn sở hữu nó, rồi cắm các bản ghi cho phép hệ thống ký thư nhân danh bạn. Trang này nói về bước hai. ## Chuẩn bị - Đã xác minh sở hữu tên miền. Xem [Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain) - Quyền sửa bản ghi DNS của tên miền ## Thêm tên miền gửi Khác Email Business và Email Security, ở đây **bạn tự thêm tên miền**. Vào **Email API → Tên miền gửi**. Dải chip ở đầu trang liệt kê các tên miền hiện có, cuối dải là chip **+ Thêm tên miền**. Bấm nó, gõ tên miền, bấm **Thêm**. Số tên miền thêm được có hạn mức theo gói. Vượt hạn mức thì hệ thống báo ngay lúc thêm. ## Nó không đụng hộp thư đang dùng của bạn Đây là điều cần chắc trước khi cắm gì. Email API **chỉ gửi**. Bộ bản ghi ở bước này không có bản ghi MX ở tên miền gốc, nên thư gửi **tới** tên miền của bạn vẫn đi đúng chỗ cũ. Bạn dùng thư công ty ở đâu thì vẫn ở đó. Bản ghi MX duy nhất trong bảng nằm trên một **tên miền con** dành riêng cho đường phản hồi, không phải tên miền gốc. Đọc kỹ cột tên bản ghi trước khi cắm — cắm nhầm MX lên tên miền gốc là mất toàn bộ thư đến. ## Cắm bản ghi Sau khi xác minh sở hữu xong, bảng bản ghi bước 2 hiện ra. Số dòng cố định, nội dung sinh riêng cho tên miền của bạn. ![Trang Tên miền gửi của Email API: dải chip tên miền có chip Thêm tên miền ở cuối, khung hai bước, và bảng bản ghi bước 2 với các dòng CNAME ký thư, MX và TXT đường phản hồi, TXT _dmarc, mỗi dòng có nút chép và cột trạng thái](/img/email-api/sending-domain.png) | Nhóm | Loại | Nằm ở | Để làm gì | |---|---|---|---| | Ký thư | 3 × `CNAME` | tên miền con `..._domainkey` | cho phép hệ thống ký thư nhân danh bạn | | Đường phản hồi | `MX` + `TXT` | một tên miền con riêng | nhận thư báo lỗi và khai báo nguồn gửi hợp lệ | | Chính sách | `TXT` | `_dmarc` | nói cho nơi nhận biết phải làm gì với thư mạo danh | Quy trình cho từng dòng giống nhau: 1. Chép **Tên bản ghi** và **Nội dung** bằng nút chép, đừng gõ tay 2. Tạo bản ghi ở nhà cung cấp DNS, giữ nguyên loại 3. Để TTL mặc định Ba bản ghi ký thư trông gần giống nhau và chỉ khác ở đoạn mã đầu. Cắm đủ **cả ba** — thiếu một dòng thì tên miền không kích hoạt được, dù hai dòng kia đúng. > **Cảnh báo — Đã có bản ghi _dmarc rồi thì đừng thêm dòng thứ hai** > > Một tên miền chỉ được có **một** bản ghi `_dmarc`. Đang có sẵn thì giữ nguyên bản ghi đang dùng, chỉ > kiểm lại nó không chặn nguồn gửi mới. Thêm bản ghi thứ hai làm cả hai cùng mất hiệu lực. ## Chờ kích hoạt Bấm **Kiểm tra DNS** để kiểm ngay, hoặc chờ hệ thống tự quét theo chu kỳ. Bản ghi DNS cần thời gian lan truyền, thường vài phút, đôi khi tới 24 giờ. Bấm liên tục không làm nó nhanh hơn. Trạng thái tên miền chuyển sang **đã kích hoạt** khi **tất cả** các dòng đều đạt. Còn một dòng sai là tên miền chưa dùng được. ## Kiểm tra kết quả Trên bảng điều khiển: chip tên miền chuyển sang trạng thái hoạt động, và [tạo khoá API](/vi/email-api/guides/create-api-key) không còn bị chặn. Từ máy của bạn, đối chiếu từng dòng — thay `example.com` bằng tên miền thật: ```bash dig +short TXT _dmarc.example.com ``` Với các dòng `CNAME` và `MX`, tra đúng tên bản ghi hiện trong bảng. Kết quả phải khớp cột **Nội dung**, kể cả dấu chấm cuối nếu nhà cung cấp DNS của bạn có thêm. ## Khi một dòng cứ báo sai Đi theo thứ tự này. 1. **Nhà cung cấp DNS tự thêm tên miền vào sau.** Bạn nhập tên đầy đủ, nó thành `tên._domainkey.example.com.example.com`. Kiểm bằng mắt trong trang quản trị DNS. 2. **Chép thiếu ký tự.** Chuỗi ký thư dài và không có nghĩa, mắt không bắt lỗi được. Xoá dòng đó và chép lại bằng nút chép. 3. **Bản ghi cũ còn trong bộ nhớ đệm.** Đợi hết TTL của bản ghi trước rồi kiểm lại. 4. **Cắm nhầm loại.** `CNAME` cắm thành `TXT` là ca hay gặp, vì cả hai đều nhận chuỗi. --- # Tạo khoá API để gửi thư Chọn đúng loại khoá cho từng ứng dụng, lưu mã khoá ngay ở lần hiển thị duy nhất, và thu hồi đúng cách khi khoá bị lộ. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api/guides/create-api-key · Cập nhật: 2026-08-07 --- Khoá API là thứ ứng dụng của bạn dùng để chứng minh danh tính khi gọi lệnh gửi thư. Không có khoá thì không gửi được gì. ## Chuẩn bị - **Ít nhất một tên miền đã kích hoạt** trong Email API. Xem [Cắm bản ghi cho tên miền gửi](/vi/email-api/guides/verify-sending-domain) - Chỗ lưu bí mật an toàn — trình quản lý mật khẩu, hoặc kho biến môi trường của hệ thống triển khai Chưa có tên miền nào kích hoạt thì trang khoá hiện thẳng thông báo **Chưa thể tạo khoá API** kèm liên kết sang trang tên miền. Đó không phải lỗi, chỉ là thứ tự bắt buộc. ## Hai loại khoá Vào **Email API → Khóa API**. Trang có hai thẻ, mỗi thẻ một loại khoá với hạn mức riêng. ![Trang Khóa API: hai thẻ Sending Keys và Account Keys kèm số đã dùng trên hạn mức, và bảng khoá có cột Tên khóa, Mã khóa (Preview), Giới hạn IP Whitelist và Lần dùng cuối](/img/email-api/api-keys.png) | | Sending Key | Account Key | |---|---|---| | Gắn với một tên miền | **có, bắt buộc** | không | | Gửi được thư từ | **đúng tên miền đó** | mọi tên miền của tài khoản | | Dùng cho | ứng dụng chạy thật | công cụ quản trị, script nội bộ | **Mặc định hãy tạo Sending Key.** Nó bị giới hạn đúng một tên miền, nên khoá lộ ra ngoài thì thiệt hại cũng dừng ở tên miền đó. Account Key rộng hơn — cân nhắc kỹ trước khi đưa nó cho một ứng dụng đang chạy thật. Sending Key gắn với tên miền **đang chọn ở hộp tên miền trên thanh bên trái**. Chọn nhầm thì khoá gắn nhầm tên miền, và không đổi lại được — phải xoá và tạo khoá khác. Kiểm lại hộp đó trước khi bấm tạo. ## Tạo khoá 1. Chọn đúng thẻ **Sending Keys** hoặc **Account Keys** 2. Với Sending Key: chọn tên miền ở thanh bên trái 3. Bấm **Tạo khóa API mới** 4. Đặt **Tên khóa API** — tên này chỉ để bạn nhận ra sau này, ví dụ `Máy chủ đơn hàng` 5. Bấm tạo Đặt tên theo **nơi dùng**, không phải theo ngày tạo. Sáu tháng sau, khi cần thu hồi một khoá, thứ bạn biết là "máy chủ nào" chứ không phải "khoá tạo hôm nào". ![Hộp thoại Tạo khóa API mới: ô Tên khóa API kèm ví dụ, ô chọn Loại quyền (Scope), dòng nhắc khóa sẽ gắn với tên miền gửi nào, và nút tạo](/img/email-api/create-key-dialog.png) ## Lưu mã khoá ngay > **Nguy hiểm — Mã khoá chỉ hiển thị đúng một lần** > > Sau khi tạo, hộp thoại hiện toàn bộ mã khoá kèm nút chép. **Đóng hộp thoại là mất vĩnh viễn** — hệ > thống không lưu bản rõ và không hiển thị lại được, kể cả bộ phận hỗ trợ. > > Chép và lưu **trước khi** đóng. Mất rồi thì cách duy nhất là xoá khoá đó và tạo khoá mới. Bảng danh sách chỉ hiện phần đầu của mã ở cột **Mã khóa (Preview)** — đủ để đối chiếu khoá nào là khoá nào, không đủ để dùng. Lưu vào biến môi trường của ứng dụng, không viết thẳng vào mã nguồn. Khoá nằm trong kho mã nguồn là khoá đã lộ, kể cả kho riêng tư. ## Đừng đặt khoá ở phía trình duyệt Khoá API cấp quyền gửi thư dưới danh nghĩa tài khoản của bạn. Bất kỳ ai đọc được nó đều gửi được thư mang tên miền của bạn. Nghĩa là **không** đặt khoá trong JavaScript của trang web, ứng dụng di động, hay bất cứ thứ gì người dùng cuối tải về được. Lệnh gọi gửi thư phải xuất phát từ máy chủ của bạn. ## Xem khoá đang dùng tới đâu Bảng có hai cột giúp rà soát định kỳ: | Cột | Dùng để | |---|---| | **IP giới hạn** | biết khoá có bị bó vào dải IP nào không | | **Lần dùng cuối** | tìm khoá đã bỏ quên — trống hoặc rất cũ nghĩa là không ai dùng nữa | Khoá không còn ai dùng thì xoá. Mỗi khoá còn sống là một đường vào còn mở. ## Thu hồi một khoá Bấm **Xóa khóa API** ở cuối dòng. Hộp thoại xác nhận in tên khoá — đọc lại trước khi xác nhận. Việc xoá **có hiệu lực ngay**: ứng dụng đang dùng khoá đó mất quyền gửi lập tức, không có thời gian chuyển tiếp. Đổi khoá cho một hệ thống đang chạy thì làm theo thứ tự này: 1. Tạo khoá mới 2. Cập nhật cấu hình ứng dụng và triển khai 3. Xem cột **Lần dùng cuối** của khoá cũ ngừng cập nhật 4. Lúc đó mới xoá khoá cũ Nghi khoá bị lộ thì làm ngược lại — **xoá trước**, chịu gián đoạn, rồi mới tạo khoá mới. ## Kiểm tra kết quả Khoá dùng được khi lệnh gọi gửi thư đầu tiên trả về mã chấp nhận. Xem [Gửi thư đầu tiên qua Email API](/vi/email-api/getting-started). Bị từ chối xác thực nghĩa là khoá sai hoặc đã bị xoá. Bị từ chối quyền nghĩa là khoá đúng nhưng địa chỉ `from` không thuộc tên miền mà Sending Key được gắn. --- # Nhận sự kiện thư qua webhook Cấu hình endpoint để biết thư tới hay hỏng ngay trong mã nguồn, chọn đúng sự kiện cần nghe và xác minh chữ ký để không nhận nhầm dữ liệu giả. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api/guides/receive-webhooks · Cập nhật: 2026-08-07 --- Lệnh gọi gửi thư trả về "đã nhận để gửi", không phải "đã tới nơi". Webhook là cách hệ thống báo ngược lại cho bạn chuyện gì xảy ra sau đó, mà không phải hỏi dò liên tục. ## Chuẩn bị - Một địa chỉ HTTP công khai nhận được yêu cầu `POST`, hoặc một kênh chat để nhận thông báo - Đã gửi được thư. Xem [Gửi thư đầu tiên qua Email API](/vi/email-api/getting-started) ## Chọn kênh Vào **Email API → Webhooks → Thêm Webhook mới**. Ngoài HTTP, hệ thống gửi thẳng được vào các kênh chat phổ biến. ![Trang Webhooks: nút thêm webhook mới, và vùng danh sách endpoint kèm lịch sử giao dịch có các cột ID Giao dịch, URL Đích và Lần gửi](/img/email-api/webhooks.png) | Kênh | Hợp với | |---|---| | **HTTP** | ứng dụng tự xử lý — đánh dấu địa chỉ hỏng, dừng gửi lại | | Kênh chat của nhóm | người theo dõi, không phải máy xử lý | Kênh chat tiện cho việc cảnh báo, nhưng đừng dùng nó thay cho HTTP: con người không cập nhật được cơ sở dữ liệu của bạn mỗi khi có một địa chỉ hỏng. ![Màn hình Thêm Webhook mới: chọn kênh gửi gồm HTTP và các kênh chat, ô URL đích, và danh sách năm sự kiện email chấm sent, delivered, bounced, complained, failed với hai sự kiện bounced và complained được chọn sẵn](/img/email-api/webhook-new.png) ## Chọn sự kiện Năm sự kiện, và bạn nên chọn đúng thứ cần xử lý chứ không chọn hết. | Sự kiện | Khi nào bắn | Bạn nên làm gì | |---|---|---| | `email.sent` | ngay khi hệ thống nhận | thường không cần — bạn đã biết từ mã trả về | | `email.delivered` | sau khi nơi nhận báo đã nhận | ghi nhận, nếu cần | | `email.bounced` | thư bị trả lại | **đánh dấu địa chỉ hỏng, ngừng gửi** | | `email.complained` | người nhận báo cáo là thư rác | **ngừng gửi cho địa chỉ đó ngay** | | `email.failed` | không gửi được | xem lý do, sửa rồi thử lại | Hai sự kiện được chọn sẵn khi bạn mở màn hình thêm mới là `email.bounced` và `email.complained` — đó không phải mặc định ngẫu nhiên. Chúng là hai sự kiện **bắt buộc phải xử lý** nếu bạn muốn giữ được uy tín gửi thư lâu dài. `email.complained` là sự kiện nghiêm trọng nhất. Tiếp tục gửi cho người đã báo cáo bạn là thư rác làm hỏng uy tín của **cả tên miền**, không riêng một chiến dịch. ## Xác minh chữ ký Sau khi tạo, hệ thống hiện một **secret** kèm dòng nhắc rằng nó chỉ hiển thị một lần. Lưu ngay như lưu khoá API. Secret dùng để kiểm chữ ký đi kèm mỗi yêu cầu, ở header `X-CloudFly-Signature`. Endpoint của bạn **phải** kiểm chữ ký đó trước khi tin nội dung. Lý do rất thực tế: địa chỉ webhook là công khai. Không kiểm chữ ký thì bất kỳ ai biết địa chỉ đó đều gửi được sự kiện `email.bounced` giả, và ứng dụng của bạn sẽ tự tay đánh dấu hỏng những địa chỉ khách hàng đang dùng tốt. Sửa webhook về sau **không** đổi secret — chỉ khi tạo mới. ## Viết endpoint cho đúng Ba điều hệ thống trông đợi ở endpoint của bạn: 1. **Trả về nhanh.** Xử lý nặng thì đẩy vào hàng đợi rồi trả lời ngay, đừng xử lý xong mới trả lời. 2. **Chịu được trùng lặp.** Cùng một sự kiện có thể tới hơn một lần. Xử lý theo mã sự kiện, đừng cộng dồn mù quáng. 3. **Trả mã thành công khi đã nhận.** Trả mã lỗi sẽ khiến hệ thống gửi lại. ## Theo dõi và gỡ lỗi Trang webhook có lịch sử giao dịch với cột **ID Giao dịch**, **URL Đích** và **Lần gửi**. Lịch sử lưu 30 ngày. | Triệu chứng | Nguyên nhân thường gặp | |---|---| | Cột **Lần gửi** tăng dần nhiều lần | endpoint trả mã lỗi, hệ thống đang gửi lại | | Chưa có lịch sử nào | chưa có sự kiện nào thuộc loại bạn đã chọn xảy ra | | Endpoint bị tạm ngưng | dùng nút **Kích hoạt endpoint** để bật lại | Nút **Tạm ngưng endpoint** hữu ích khi bạn đang sửa hệ thống nhận: nó dừng gửi mà không xoá cấu hình và không mất secret. ## Kiểm tra kết quả 1. Gửi một thư tới một địa chỉ **chắc chắn không tồn tại** trong tên miền bạn kiểm soát 2. Chờ vài phút 3. Endpoint của bạn nhận được `email.bounced`, và lịch sử giao dịch có một dòng thành công 4. Địa chỉ đó xuất hiện trong [danh sách chặn](/vi/email-api/guides/suppressions) Bước 4 là cách chéo để chắc chắn hệ thống và ứng dụng của bạn đang nhìn cùng một sự thật. --- # Dùng mẫu thư trong Email API Tạo mẫu thư có biến thay thế rồi gửi bằng template_id, để đổi nội dung thư mà không phải triển khai lại ứng dụng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api/guides/templates · Cập nhật: 2026-08-07 --- Nhúng HTML của thư vào mã nguồn nghĩa là mỗi lần sửa một dấu phẩy đều phải triển khai lại. Mẫu thư tách nội dung ra khỏi mã: ứng dụng chỉ gửi `template_id` và dữ liệu. ## Chuẩn bị - Đã gửi được thư. Xem [Gửi thư đầu tiên qua Email API](/vi/email-api/getting-started) ## Xem danh sách mẫu Vào **Email API → Mẫu email**. ![Trang Mẫu Email: số mẫu đã dùng trên hạn mức ở đầu trang, nút Tạo mẫu email, ba bộ lọc Tất cả, Hệ thống và Của tôi, và danh sách mẫu hiện template_id, tiêu đề thư mặc định kèm biến, cùng các nút Xem đầy đủ, Nhân bản và Sửa](/img/email-api/templates.png) Ba bộ lọc chia mẫu làm hai nguồn: | Bộ lọc | Là gì | |---|---| | **Hệ thống** | mẫu Cloudfly dựng sẵn — dùng và **nhân bản** được, không sửa trực tiếp | | **Của tôi** | mẫu bạn tạo — sửa và xoá được | Số mẫu tối đa theo gói hiện ngay đầu trang, dạng *đã dùng / hạn mức*. ## Bắt đầu từ mẫu hệ thống Cần thư đặt lại mật khẩu hay thư chào mừng thì đừng viết từ đầu. Mở bộ lọc **Hệ thống**, tìm mẫu gần nhất, bấm **Nhân bản** — bản sao thành mẫu của bạn và sửa được thoải mái. Nhân bản cũng là cách sửa an toàn: mẫu gốc còn nguyên để đối chiếu nếu bản sửa hỏng. ## `template_id` mới là thứ ứng dụng dùng Mỗi mẫu có một `template_id` hiện ngay đầu thẻ, ví dụ `welcome-email`. Đó là giá trị bạn truyền trong lệnh gọi gửi thư, **không phải** tên hiển thị. ```json { "from": "no-reply@example.com", "to": "khach@example.net", "template_id": "welcome-email", "variables": { "name": "An", "company_name": "Công ty A" } } ``` Danh sách tham số đầy đủ nằm ở **Email API → Hướng dẫn** trong bảng điều khiển. > **Cảnh báo — Đổi template_id là làm hỏng ứng dụng đang chạy** > > `template_id` là hợp đồng giữa mẫu và mã nguồn của bạn. Đổi nó thì mọi lệnh gọi đang dùng giá trị cũ > bị từ chối ngay, không có thời gian chuyển tiếp. > > Cần đổi thật thì tạo mẫu mới với id mới, cập nhật ứng dụng, rồi mới xoá mẫu cũ. ## Biến thay thế Chỗ nào cần điền dữ liệu thì đặt biến trong mẫu, ví dụ `{{name}}`. Khi gửi, ứng dụng truyền giá trị tương ứng trong `variables`. Biến dùng được **cả trong tiêu đề lẫn trong thân thư** — thẻ mẫu hiện *Tiêu đề thư mặc định* kèm biến để bạn thấy ngay. Ba điều dễ vấp: 1. **Thiếu biến khi gửi** — chỗ đó ra trống hoặc lộ nguyên tên biến ra thư khách nhận. Truyền đủ mọi biến mẫu đang dùng. 2. **Sai chính tả tên biến.** `{{fullName}}` và `{{fullname}}` là hai biến khác nhau. 3. **Nhét HTML vào biến.** Biến để điền *dữ liệu*, không phải để ghép giao diện — cần đổi bố cục thì sửa mẫu. Bấm **Xem đầy đủ** để soi toàn văn mẫu trước khi gửi thật. ## Kiểm tra kết quả 1. Gửi một thư dùng `template_id` đó tới hộp thư của chính bạn 2. Lệnh gọi trả về mã chấp nhận 3. Thư tới nơi, và **mọi biến đã được thay** — không còn dấu ngoặc nhọn nào trong thư 4. Tiêu đề cũng đã thay biến, không riêng thân thư Điểm 3 và 4 phải kiểm bằng mắt trên thư thật. Không lệnh gọi nào báo lỗi khi bạn quên một biến — nó gửi đi bình thường, chỉ có khách hàng thấy chỗ trống. --- # Đọc và xử lý danh sách chặn Hiểu vì sao một địa chỉ bị chặn gửi, khi nào được phép gỡ, và cách lọc danh sách người nhận trước khi gửi hàng loạt. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api/guides/suppressions · Cập nhật: 2026-08-07 --- Danh sách chặn là các địa chỉ hệ thống **sẽ không gửi tới nữa**. Thư gửi cho địa chỉ trong danh sách này bị bỏ trước khi ra khỏi hệ thống — bạn vẫn nhận mã chấp nhận, nhưng không ai nhận được gì. ## Chuẩn bị - Đã gửi được thư. Xem [Gửi thư đầu tiên qua Email API](/vi/email-api/getting-started) ## Vì sao danh sách này tồn tại Gửi liên tục cho địa chỉ không tồn tại là dấu hiệu rõ nhất của hệ thống gửi thư kém chất lượng. Nơi nhận đo chỉ số đó, và khi nó xấu đi thì **mọi thư của tên miền bạn** bị nghi ngờ, kể cả thư gửi cho khách hàng thật. Danh sách chặn là cơ chế tự bảo vệ. Nó không phải hình phạt cho bạn — nó giữ cho những thư còn lại tới được nơi cần tới. ## Đọc cột Lý do Vào **Email API → Danh sách chặn**. ![Trang Danh sách chặn: ô lọc theo địa chỉ, và bảng địa chỉ bị chặn với cột Lý do hiện huy hiệu Bị trả cứng, Khiếu nại spam hoặc Thêm thủ công, kèm nút gỡ ở cuối dòng](/img/email-api/suppressions.png) | Lý do | Nghĩa là | Được tự gỡ không | |---|---|---| | **Bị trả cứng** | nơi nhận trả lời địa chỉ này **không tồn tại** | có, nếu bạn chắc địa chỉ đã được tạo lại | | **Khiếu nại spam** | người nhận bấm nút báo cáo thư rác | **không** — phải liên hệ bộ phận hỗ trợ | | **Thêm thủ công** | bạn hoặc đồng nghiệp tự thêm | có, khi lý do thêm không còn | "Bị trả cứng" là câu trả lời dứt khoát từ phía nhận, không phải sự cố tạm thời. Thư bị chậm hay bị từ chối tạm không đưa địa chỉ vào đây. Địa chỉ khiếu nại spam bị khoá lại có chủ ý: người đó đã nói thẳng là không muốn nhận thư của bạn. Nút gỡ vẫn hiện nhưng bấm vào sẽ báo không gỡ được. ## Thêm thủ công khi nào Thêm trước khi hệ thống tự phát hiện, trong hai trường hợp: - Khách hàng yêu cầu ngừng nhận thư — thêm ngay, đừng chờ họ báo cáo bạn là thư rác - Bạn biết chắc một địa chỉ đã ngừng dùng, ví dụ nhân viên đã nghỉ ## Gỡ một địa chỉ Chỉ gỡ khi bạn có **bằng chứng** địa chỉ đã dùng lại được — chủ địa chỉ xác nhận, hoặc bạn tự kiểm soát tên miền đó và biết hộp thư vừa được tạo lại. Gỡ rồi gửi lại vào một địa chỉ vẫn không tồn tại thì nó quay lại danh sách ngay, và lần trả lại đó lại tính vào chỉ số của bạn. Gỡ hàng loạt "cho sạch danh sách" là cách nhanh nhất để làm hỏng uy tín tên miền. > **Lưu ý — Bật cả Email API lẫn Email Relay thì danh sách có thể dùng chung** > > Địa chỉ chặn có thể được đồng bộ giữa hai dịch vụ, và dòng đó mang nhãn cho biết nó đến từ dịch vụ > kia. Đây là chủ ý: một địa chỉ không tồn tại thì không tồn tại với cả hai đường gửi. > > Gỡ ở một bên thì kiểm lại bên còn lại. ## Lọc trước khi gửi hàng loạt Sắp gửi cho một danh sách lớn thì kiểm trước, đừng gửi rồi mới biết. Vào **Email API → Kiểm tra người nhận**. Dán danh sách địa chỉ, mỗi dòng hoặc mỗi dấu phẩy một địa chỉ, hoặc tải lên tệp CSV/TXT. Hệ thống bỏ trùng và trả về kết quả từng địa chỉ. Có trần số địa chỉ mỗi lần kiểm — vượt thì chia nhỏ tệp, màn hình có báo con số cụ thể. > **Cảnh báo — Kết quả không xác định KHÔNG phải là hợp lệ** > > Một số địa chỉ trả về kết quả không xác định vì việc tra cứu bị chậm hoặc lỗi ngay lúc đó. Màn hình > nói rõ: **đừng coi những địa chỉ đó là sạch**. > > Cách xử lý đúng là kiểm lại nhóm đó sau. Coi chúng là hợp lệ rồi gửi hàng loạt là đúng thứ danh sách > chặn sinh ra để ngăn. ## Kiểm tra kết quả Sau khi thêm một địa chỉ vào danh sách chặn, gửi thử một thư tới chính địa chỉ đó: 1. Lệnh gọi vẫn trả về mã chấp nhận — **đúng như thiết kế**, không phải lỗi 2. Không có thư nào tới 3. **Thống kê & Nhật ký** cho thấy thư bị chặn, không phải bị gửi hỏng Điểm 1 là chỗ hay gây hoang mang. Mã chấp nhận nghĩa là yêu cầu hợp lệ, không phải thư đã đi. Muốn biết thư có thật sự đi hay không thì đọc nhật ký, hoặc [nghe webhook](/vi/email-api/guides/receive-webhooks). --- # Xử lý sự cố Email API Đi từ triệu chứng tới nguyên nhân theo thứ tự, cho các ca thư không gửi được, gửi được mà không tới, và bị từ chối vì quá hạn mức. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-api/troubleshooting · Cập nhật: 2026-08-07 --- Mỗi mục dưới đây bắt đầu từ **triệu chứng bạn nhìn thấy**, không phải từ tên lỗi. Đi theo thứ tự trong mục và dừng ở bước đầu tiên cho kết quả bất thường. ## Trước tiên: phân biệt hai loại sự cố Đây là câu hỏi chia đôi mọi việc còn lại. | Lệnh gọi trả về | Nghĩa là | Đọc mục | |---|---|---| | mã **không phải** 202 | thư **chưa** vào hệ thống | *Lệnh gọi bị từ chối* | | mã **202** | thư đã vào hệ thống, sự cố nằm ở sau đó | *Trả về 202 mà thư không tới* | Ý nghĩa từng mã trả về nằm ở **Email API → Hướng dẫn** trong bảng điều khiển, cùng hành động khuyến nghị cho mỗi mã. ## Lệnh gọi bị từ chối ### Bị từ chối xác thực 1. Header phải có đủ dạng `Authorization: Bearer `. Thiếu chữ `Bearer ` là ca hay gặp nhất 2. Khoá đã bị xoá? Đối chiếu phần đầu mã ở cột **Mã khóa (Preview)** trên trang **Khóa API** 3. Khoá bị cắt khi lưu vào biến môi trường — kiểm độ dài chuỗi thực sự ứng dụng đang gửi ### Bị từ chối quyền Khoá đúng nhưng không được phép gửi từ địa chỉ đó. 1. Tên miền trong `from` đã **kích hoạt** chưa? Xem [Cắm bản ghi cho tên miền gửi](/vi/email-api/guides/verify-sending-domain) 2. Khoá có phải **Sending Key** gắn tên miền khác không? Nó chỉ gửi được đúng tên miền của nó 3. Gõ nhầm tên miền trong `from` ### Bị từ chối vì dữ liệu Thiếu trường bắt buộc, hoặc có `to` nhưng không có cả `text` lẫn `html`. Thư quá lớn cũng bị từ chối ngay — giới hạn kích thước nằm trong bảng hạn mức ở mục **Hướng dẫn**. ### Bị từ chối vì quá nhiều yêu cầu Bạn vượt tốc độ gửi cho phép. Cách xử lý là **giãn nhịp gửi**, không phải thử lại ngay — thử lại ngay chỉ làm tình hình xấu hơn. Gửi hàng loạt thì rải đều theo thời gian thay vì bắn hết một lúc. Hạn mức của gói bạn đang dùng hiện trong bảng điều khiển. ## Trả về 202 mà thư không tới Mã `202` nghĩa là **đã nhận để gửi**, không phải đã tới. Đi theo thứ tự: 1. **Thư mục rác của người nhận.** Bước này bỏ qua nhiều nhất mà lại đúng nhiều nhất 2. **Thống kê & Nhật ký.** Tra đúng thư đó — trạng thái ở đây mới là sự thật ![Trang Thống kê & Nhật ký của Email API: các thẻ số liệu ở đầu trang, bộ lọc theo trạng thái, và bảng nhật ký từng thư với cột trạng thái](/img/email-api/logs.png) 3. **Danh sách chặn.** Địa chỉ người nhận có trong đó thì thư bị bỏ trước khi ra khỏi hệ thống. Xem [Đọc và xử lý danh sách chặn](/vi/email-api/guides/suppressions) 4. **Bản ghi DNS của tên miền gửi.** Thiếu bản ghi ký thư thì thư đi được nhưng hay bị nơi nhận xếp vào rác Nhật ký ghi trạng thái bị trả lại nghĩa là nơi nhận đã từ chối — vấn đề nằm ở địa chỉ người nhận hoặc ở uy tín tên miền, không phải ở lệnh gọi của bạn. ## Thư vào thư mục rác Không phải lỗi kỹ thuật, nên không có một nút nào sửa được. Theo thứ tự ảnh hưởng: 1. **Cắm đủ bản ghi ký thư** — thiếu một trong ba dòng là mất chữ ký 2. **Có bản ghi `_dmarc`** và nó không mâu thuẫn với nguồn gửi 3. **Xử lý sự kiện `email.complained`** — tiếp tục gửi cho người đã báo cáo thư rác làm hỏng uy tín của cả tên miền. Xem [Nhận sự kiện thư qua webhook](/vi/email-api/guides/receive-webhooks) 4. **Đừng gửi cho địa chỉ đã bị trả cứng** — tỉ lệ trả lại cao là chỉ số bị chấm điểm ## Webhook không nhận được gì 1. Endpoint có đang **Tạm ngưng** không? Trang webhook có nút bật lại 2. Sự kiện bạn cần có nằm trong danh sách đã chọn khi tạo không? 3. Lịch sử giao dịch có dòng nào không? Có dòng mà cột **Lần gửi** tăng dần nghĩa là endpoint của bạn đang trả mã lỗi 4. Chưa có dòng nào nghĩa là **chưa có sự kiện nào xảy ra** — thử gửi một thư tới địa chỉ chắc chắn không tồn tại để tạo ra một sự kiện trả lại ## Khi cần báo bộ phận hỗ trợ Gửi kèm bốn thứ này, chúng đủ để tra ra đúng bản ghi: 1. Tên miền gửi 2. Thời điểm gần đúng, kèm múi giờ 3. Địa chỉ người nhận 4. Mã trả về của lệnh gọi, hoặc trạng thái hiện trong **Thống kê & Nhật ký** **Đừng gửi kèm khoá API.** Không ai cần nó để tra cứu, và gửi đi là phải thu hồi khoá đó. --- # Email Relay là gì và khi nào nên dùng Gửi thư qua SMTP từ phần mềm sẵn có mà không phải sửa mã nguồn. Trang này giúp bạn chọn giữa Email Relay và Email API. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-relay · Cập nhật: 2026-08-07 --- Email Relay dùng khi bạn đã có phần mềm biết gửi thư qua SMTP — website, phần mềm kế toán, hệ thống quản trị nội bộ — và chỉ cần trỏ nó qua một đường gửi tin cậy. ## Nó khác Email Business ở đâu | | Email Business | Email Relay | |---|---|---| | Ai gửi | con người, qua webmail hoặc Outlook | phần mềm của bạn | | Có hộp thư đến không | có | **không** — chỉ gửi | | Đụng bản ghi MX gốc | có | **không** | | Thư đến của tên miền | về Cloudfly | **không đổi**, vẫn ở chỗ cũ | Bật Email Relay **không** làm bạn mất hộp thư đang dùng. Thư gửi tới tên miền của bạn vẫn đi đúng chỗ cũ. ## Email Relay hay Email API Hai dịch vụ **gửi cùng một đường**, chỉ khác cách phần mềm của bạn nối vào. | | Email Relay | Email API | |---|---|---| | Giao thức | SMTP | HTTP | | Hợp với | phần mềm sẵn có chỉ điền được host/port/user/pass | mã bạn tự viết | | Xác thực bằng | tên đăng nhập cố định + SMTP key | khoá API trong header | | Sửa mã nguồn | thường **không** | có, một lệnh gọi HTTP | Quy tắc chọn nhanh: - Phần mềm có ô nhập **máy chủ SMTP, cổng, tên đăng nhập, mật khẩu** → **Email Relay** - Bạn đang viết mã và gọi được HTTP → **Email API** Hai dịch vụ có **tài khoản, tên miền, khoá và hạn mức riêng**. Bật cả hai thì phải cấu hình cả hai — trừ bản ghi xác minh sở hữu vốn dùng chung cho cả bốn dịch vụ. ## Đường đi từ đầu tới thư đầu tiên 1. [Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain) — chung cho cả bốn dịch vụ 2. [Cắm bản ghi cho tên miền gửi relay](/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain) 3. [Tạo SMTP key](/vi/email-relay/guides/create-smtp-key) 4. [Trỏ phần mềm của bạn qua relay](/vi/email-relay/guides/configure-smtp-client) Sau đó nên xem [danh sách chặn](/vi/email-relay/guides/suppressions) — nó giải thích những địa chỉ "gửi mãi không tới". ## Giới hạn cần biết trước - Email Relay **chỉ gửi**. Nó không nhận thư và không có hộp thư. - Địa chỉ người gửi phải thuộc tên miền đã kích hoạt trong Email Relay. - Tên đăng nhập SMTP **luôn là `apikey`** — không phải địa chỉ email. Đây là chỗ sai hay gặp nhất. - Có hạn mức theo gói cho số thư mỗi ngày, số key và kích thước thư. Con số của gói bạn đang dùng hiện trong bảng điều khiển. --- # Gửi thư đầu tiên qua relay Bốn bước từ tên miền trắng tới thư nhận được, kèm cách kiểm bằng dòng lệnh để tách bạch lỗi thông số với lỗi cấu hình phần mềm. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-relay/getting-started · Cập nhật: 2026-08-07 --- Mục tiêu của trang này là **một thư nhận được thật**. Bốn bước, làm đúng thứ tự — mỗi bước đều chặn bước sau. ## Bốn bước | # | Việc | Trang | |---|---|---| | 1 | Xác minh quyền sở hữu tên miền | [Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain) | | 2 | Thêm tên miền gửi và cắm bản ghi | [Cắm bản ghi cho tên miền gửi relay](/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain) | | 3 | Tạo SMTP key | [Tạo SMTP key](/vi/email-relay/guides/create-smtp-key) | | 4 | Trỏ phần mềm qua relay | [Trỏ phần mềm của bạn qua relay](/vi/email-relay/guides/configure-smtp-client) | Thứ tự này không đảo được. Chưa kích hoạt tên miền thì không tạo được key; chưa có key thì không xác thực được. ## Kiểm bằng dòng lệnh trước khi đụng vào phần mềm Sau bước 3, bạn kiểm được ngay mà chưa cần sửa gì trong phần mềm. Việc này đáng làm: nó tách bạch "thông số sai" với "phần mềm cấu hình sai" — hai thứ có triệu chứng giống nhau. Thay `cfr_...` bằng SMTP key của bạn và `example.com` bằng tên miền đã kích hoạt: ![Trang Cấu hình SMTP: khối Thông số kết nối liệt kê Máy chủ, Cổng 587 STARTTLS, Cổng thay thế 465, Tên đăng nhập cố định apikey và Mật khẩu là SMTP key, mỗi ô có nút chép](/img/email-relay/smtp-settings.png) ```bash swaks --server smtp.cloudfly.vn:587 --tls \ --auth-user apikey --auth-password 'cfr_xxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx' \ --from no-reply@example.com --to ban@example.net \ --header 'Subject: Thu thu dau tien' --body 'Relay da chay.' ``` Lệnh chạy trót lọt nghĩa là **tên miền, key và đường mạng đều đúng**. Sau đó nếu phần mềm vẫn không gửi được thì lỗi nằm trong cấu hình của chính nó. Không có `swaks` cũng không sao — bỏ qua mục này và kiểm thẳng bằng phần mềm ở bước 4. ## Ba giá trị hay điền nhầm | Ô | Đúng | Hay bị điền nhầm thành | |---|---|---| | Username | `apikey` | địa chỉ email của bạn | | Password | SMTP key `cfr_...` | mật khẩu đăng nhập bảng điều khiển | | From | địa chỉ thuộc tên miền đã kích hoạt | địa chỉ Gmail hoặc tên miền chưa kích hoạt | Dòng đầu là lỗi phổ biến nhất trong ba dòng. ## Kiểm tra kết quả Xong khi cả ba đều đúng: 1. Lệnh gửi hoặc phần mềm báo gửi thành công 2. Thư có mặt trong hộp thư nhận, kể cả trong thư mục rác 3. **Email Relay → Thống kê & Nhật ký** có dòng tương ứng Điểm 3 là điểm dễ bỏ qua nhất và cũng quan trọng nhất: thư tới nơi mà nhật ký trống nghĩa là phần mềm **vẫn đang gửi bằng đường cũ**, không qua relay. Cấu hình chưa có tác dụng. Thư vào thư mục rác vẫn tính là gửi được. Cải thiện chỗ đứng của thư thì bắt đầu từ bản ghi `_dmarc` ở [trang tên miền gửi](/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain). ## Bước tiếp theo | Việc | Trang | |---|---| | Hiểu vì sao có địa chỉ gửi mãi không tới | [Đọc và xử lý danh sách chặn](/vi/email-relay/guides/suppressions) | | Thư gửi được nhưng không tới | [Xử lý sự cố Email Relay](/vi/email-relay/troubleshooting) | | Cần gửi bằng HTTP thay vì SMTP | [Email API là gì và khi nào nên dùng](/vi/email-api) | --- # Cắm bản ghi cho tên miền gửi relay Bước 2 của Email Relay. Thêm tên miền gửi rồi cắm các bản ghi ký thư và đường phản hồi, mà không đụng tới hộp thư đang dùng. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain · Cập nhật: 2026-08-07 --- Trước khi gửi được thư, tên miền phải qua hai bước: chứng minh bạn sở hữu nó, rồi cắm các bản ghi cho phép hệ thống ký thư nhân danh bạn. Trang này nói về bước hai. Bộ bản ghi của Email Relay **giống hệt Email API**, nhưng tên miền phải được thêm và kích hoạt riêng ở từng dịch vụ — xác minh cho bên này không tự sang bên kia. ## Chuẩn bị - Đã xác minh sở hữu tên miền. Xem [Xác minh quyền sở hữu tên miền](/vi/platform/verify-domain) - Quyền sửa bản ghi DNS của tên miền ## Thêm tên miền gửi Khác Email Business và Email Security, ở đây **bạn tự thêm tên miền**. Vào **Email Relay → Tên miền gửi**. Dải chip ở đầu trang liệt kê các tên miền hiện có, cuối dải là chip **+ Thêm tên miền**. Bấm nó, gõ tên miền, bấm **Thêm**. Số tên miền thêm được có hạn mức theo gói. Vượt hạn mức thì hệ thống báo ngay lúc thêm. ## Nó không đụng hộp thư đang dùng của bạn Đây là điều cần chắc trước khi cắm gì. Email Relay **chỉ gửi**. Bộ bản ghi ở bước này không có bản ghi MX ở tên miền gốc, nên thư gửi **tới** tên miền của bạn vẫn đi đúng chỗ cũ. Bạn dùng thư công ty ở đâu thì vẫn ở đó. Bản ghi MX duy nhất trong bảng nằm trên một **tên miền con** dành riêng cho đường phản hồi, không phải tên miền gốc. Đọc kỹ cột tên bản ghi trước khi cắm — cắm nhầm MX lên tên miền gốc là mất toàn bộ thư đến. ## Cắm bản ghi Sau khi xác minh sở hữu xong, bảng bản ghi bước 2 hiện ra. Số dòng cố định, nội dung sinh riêng cho tên miền của bạn. ![Trang Tên miền gửi của Email Relay: dải chip tên miền kèm chip thêm tên miền, khung hai bước, và bảng bản ghi bước 2 với các dòng CNAME ký thư, MX và TXT đường phản hồi và TXT _dmarc](/img/email-relay/sending-domain.png) | Nhóm | Loại | Nằm ở | Để làm gì | |---|---|---|---| | Ký thư | 3 × `CNAME` | tên miền con `..._domainkey` | cho phép hệ thống ký thư nhân danh bạn | | Đường phản hồi | `MX` + `TXT` | một tên miền con riêng | nhận thư báo lỗi và khai báo nguồn gửi hợp lệ | | Chính sách | `TXT` | `_dmarc` | nói cho nơi nhận biết phải làm gì với thư mạo danh | Quy trình cho từng dòng giống nhau: 1. Chép **Tên bản ghi** và **Nội dung** bằng nút chép, đừng gõ tay 2. Tạo bản ghi ở nhà cung cấp DNS, giữ nguyên loại 3. Để TTL mặc định Ba bản ghi ký thư trông gần giống nhau và chỉ khác ở đoạn mã đầu. Cắm đủ **cả ba** — thiếu một dòng thì tên miền không kích hoạt được, dù hai dòng kia đúng. > **Cảnh báo — Đã có bản ghi _dmarc rồi thì đừng thêm dòng thứ hai** > > Một tên miền chỉ được có **một** bản ghi `_dmarc`. Đang có sẵn thì giữ nguyên bản ghi đang dùng, chỉ > kiểm lại nó không chặn nguồn gửi mới. Thêm bản ghi thứ hai làm cả hai cùng mất hiệu lực. ## Chờ kích hoạt Bấm **Kiểm tra DNS** để kiểm ngay, hoặc chờ hệ thống tự quét theo chu kỳ. Bản ghi DNS cần thời gian lan truyền, thường vài phút, đôi khi tới 24 giờ. Bấm liên tục không làm nó nhanh hơn. Trạng thái tên miền chuyển sang **đã kích hoạt** khi **tất cả** các dòng đều đạt. Còn một dòng sai là tên miền chưa dùng được. ## Kiểm tra kết quả Trên bảng điều khiển: chip tên miền chuyển sang trạng thái hoạt động, và [tạo SMTP key](/vi/email-relay/guides/create-smtp-key) không còn bị chặn. Từ máy của bạn, đối chiếu từng dòng — thay `example.com` bằng tên miền thật: ```bash dig +short TXT _dmarc.example.com ``` Với các dòng `CNAME` và `MX`, tra đúng tên bản ghi hiện trong bảng. Kết quả phải khớp cột **Nội dung**, kể cả dấu chấm cuối nếu nhà cung cấp DNS của bạn có thêm. ## Khi một dòng cứ báo sai Đi theo thứ tự này. 1. **Nhà cung cấp DNS tự thêm tên miền vào sau.** Bạn nhập tên đầy đủ, nó thành `tên._domainkey.example.com.example.com`. Kiểm bằng mắt trong trang quản trị DNS. 2. **Chép thiếu ký tự.** Chuỗi ký thư dài và không có nghĩa, mắt không bắt lỗi được. Xoá dòng đó và chép lại bằng nút chép. 3. **Bản ghi cũ còn trong bộ nhớ đệm.** Đợi hết TTL của bản ghi trước rồi kiểm lại. 4. **Cắm nhầm loại.** `CNAME` cắm thành `TXT` là ca hay gặp, vì cả hai đều nhận chuỗi. --- # Tạo SMTP key Sinh mật khẩu SMTP cho phần mềm của bạn, lưu nó ở lần hiển thị duy nhất, giới hạn theo IP khi cần, và thu hồi đúng thứ tự khi đổi key. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-relay/guides/create-smtp-key · Cập nhật: 2026-08-07 --- SMTP key **chính là mật khẩu** phần mềm của bạn dùng để gửi thư. Tên đăng nhập luôn cố định là `apikey`, nên key này là thứ duy nhất cần giữ bí mật. ## Chuẩn bị - **Ít nhất một tên miền đã kích hoạt** trong Email Relay. Xem [Cắm bản ghi cho tên miền gửi relay](/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain) - Chỗ lưu bí mật an toàn Chưa có tên miền kích hoạt thì trang hiện **Chưa thể tạo SMTP key** kèm liên kết sang trang tên miền. Đó là thứ tự bắt buộc, không phải lỗi. ## Tạo key 1. Vào **Email Relay → SMTP Keys** 2. Chọn tên miền ở hộp tên miền trên thanh trên — key sẽ gắn với tên miền đang chọn 3. Bấm **Tạo SMTP key mới** 4. Đặt **Tên SMTP key** theo nơi sẽ dùng, ví dụ `Website bán hàng` 5. Bấm **Tạo SMTP key** ![Trang SMTP Keys: nút Tạo SMTP key mới, và bảng key với cột Tên key, Mã key (Preview), Giới hạn IP Whitelist, Lần dùng cuối và nút Thu hồi](/img/email-relay/smtp-keys.png) Key chỉ gửi được thư từ **đúng tên miền nó được gắn**. Chọn nhầm tên miền thì không sửa lại được — phải thu hồi và tạo key khác. Kiểm hộp tên miền trước khi bấm tạo. Đặt tên theo **nơi dùng**, không theo ngày. Sáu tháng sau, khi cần thu hồi, thứ bạn nhớ là "phần mềm nào" chứ không phải "tạo hôm nào". ## Lưu key ngay > **Nguy hiểm — Mã key chỉ hiển thị đúng một lần** > > Hộp thoại sau khi tạo hiện toàn bộ mã kèm nút chép và một nút xác nhận **Tôi đã lưu lại key**. > > Đóng cửa sổ là mất vĩnh viễn. Hệ thống không lưu bản rõ và không hiển thị lại được, kể cả bộ phận > hỗ trợ. Mất rồi thì cách duy nhất là thu hồi key đó và tạo key mới. Bảng danh sách chỉ hiện phần đầu mã ở cột **Mã key (Preview)** — đủ để đối chiếu, không đủ để dùng. Lưu vào nơi phần mềm đọc cấu hình, không viết vào kho mã nguồn. ## Giới hạn theo IP Khi tạo, bạn đặt được danh sách IP được phép dùng key. Cột **Giới hạn IP Whitelist** cho biết key nào đang bị bó, key nào để **Mọi địa chỉ IP (Không khóa)**. Nên đặt giới hạn khi phần mềm chạy trên máy chủ có IP cố định. Key lộ ra ngoài mà bị bó IP thì kẻ lấy được nó vẫn không gửi được từ chỗ khác. Đừng đặt giới hạn khi phần mềm chạy trên hạ tầng có IP thay đổi — thư sẽ ngừng gửi được vào lúc bạn không ngờ nhất, và triệu chứng trông y hệt sai mật khẩu. ## Rà soát định kỳ Cột **Lần dùng cuối** cho biết key nào còn sống. Giá trị **Chưa sử dụng** trên một key tạo đã lâu nghĩa là nó chưa từng được dùng — hoặc bạn cấu hình nhầm key khác, hoặc nó bị bỏ quên. Key không còn ai dùng thì thu hồi. Mỗi key còn sống là một đường vào còn mở. ## Thu hồi Bấm **Thu hồi** ở cuối dòng. Hộp thoại xác nhận in tên key. Thu hồi **có hiệu lực ngay** — phần mềm đang dùng key đó mất quyền gửi lập tức. Key đã thu hồi vẫn nằm trong bảng với nhãn **Đã thu hồi**, để bạn còn đối chiếu về sau. Đổi key cho hệ thống đang chạy thì theo thứ tự: 1. Tạo key mới 2. Cập nhật cấu hình phần mềm và khởi động lại nó 3. Xem cột **Lần dùng cuối** của key cũ ngừng cập nhật 4. Lúc đó mới thu hồi key cũ Nghi key bị lộ thì làm ngược lại — **thu hồi trước**, chịu gián đoạn, rồi mới tạo key mới. ## Kiểm tra kết quả Key dùng được khi phần mềm gửi thành công một thư. Xem [Trỏ phần mềm của bạn qua relay](/vi/email-relay/guides/configure-smtp-client). Bị từ chối xác thực thì kiểm **tên đăng nhập là `apikey`** trước khi nghi key sai — đó là nguyên nhân phổ biến hơn nhiều. --- # Trỏ phần mềm của bạn qua relay Lấy đúng bốn thông số kết nối SMTP, tránh lỗi tên đăng nhập hay gặp nhất, và kiểm được rằng thư thật sự đi qua relay. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-relay/guides/configure-smtp-client · Cập nhật: 2026-08-07 --- Mọi phần mềm gửi thư đều hỏi bốn thứ giống nhau: máy chủ, cổng, tên đăng nhập, mật khẩu. Trang này cho bạn đúng bốn giá trị đó. ## Chuẩn bị - Tên miền gửi **đã kích hoạt**. Xem [Cắm bản ghi cho tên miền gửi relay](/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain) - Một **SMTP key** đã lưu. Xem [Tạo SMTP key](/vi/email-relay/guides/create-smtp-key) - Quyền sửa cấu hình gửi thư của phần mềm ## Bốn thông số Vào **Email Relay → Cấu hình SMTP**. Khối **Thông số kết nối** hiển thị đủ, mỗi ô có nút chép. ![Khối Thông số kết nối trên trang Cấu hình SMTP: Máy chủ, Cổng 587 kèm ghi chú STARTTLS khuyến nghị, Cổng thay thế 465 kèm SSL/TLS ngầm, Tên đăng nhập cố định là apikey và Mật khẩu là SMTP key](/img/email-relay/smtp-settings.png) | Thông số | Giá trị | |---|---| | Máy chủ (Host) | `smtp.cloudfly.vn` | | Cổng (Port) | `587` — STARTTLS, **khuyến nghị** | | Cổng thay thế | `465` — SSL/TLS ngầm (SMTPS) | | Tên đăng nhập (Username) | `apikey` | | Mật khẩu (Password) | SMTP key của bạn, dạng `cfr_...` | Dùng cổng `587` trừ khi phần mềm của bạn chỉ hỗ trợ SSL ngầm — khi đó dùng `465`. Không dùng kết nối không mã hoá. > **Cảnh báo — Tên đăng nhập luôn là apikey, không phải email của bạn** > > Đây là lỗi sai nhiều nhất khi cấu hình lần đầu. Ô **Username** điền đúng chữ `apikey` — cố định, cho > mọi tài khoản, mọi tên miền. > > Điền địa chỉ email vào đó sẽ bị từ chối xác thực, và thông báo lỗi trông giống hệt ca sai mật khẩu > nên rất dễ đi tìm sai chỗ. Mật khẩu là **SMTP key**, không phải mật khẩu đăng nhập bảng điều khiển và cũng không phải mật khẩu hộp thư nào cả. ## Địa chỉ người gửi phải đúng tên miền Phần mềm của bạn thường có một ô riêng cho **địa chỉ người gửi**. Địa chỉ đó phải thuộc tên miền đã kích hoạt trong Email Relay. Ba ô này khác nhau và hay bị lẫn: | Ô | Điền gì | |---|---| | Username | `apikey` | | Password | SMTP key `cfr_...` | | From / Địa chỉ người gửi | `no-reply@example.com` — tên miền đã kích hoạt | ## Cấu hình mẫu theo phần mềm Ngay trên trang **Cấu hình SMTP** có mục **Cấu hình mẫu theo nền tảng** với các thẻ cho các nền tảng phổ biến nhất. Mỗi thẻ là đoạn cấu hình chép dán được, đã điền sẵn máy chủ, cổng và tên miền của bạn. Dùng thẳng phần đó thay vì chép từ tài liệu — nó luôn khớp với tài khoản bạn đang đăng nhập. Phần mềm không có thẻ riêng vẫn dùng được: mọi phần mềm nói SMTP đều nhận đúng bốn thông số ở trên. ## Kích thước thư Khối **Giới hạn kích thước** trên cùng trang cho biết trần dung lượng một thư, tính cả tệp đính kèm sau khi mã hoá. Với tệp lớn — hoá đơn, hợp đồng, ảnh chất lượng cao — nên **gửi liên kết tải xuống** thay vì đính kèm trực tiếp. Ngoài việc tránh vượt trần, thư nhẹ cũng ít bị xếp vào rác hơn. ## Kiểm tra kết quả 1. Bắt phần mềm gửi một thư thật tới hộp thư bạn kiểm soát được 2. Thư tới nơi 3. Mở **Email Relay → Thống kê & Nhật ký**, thấy dòng tương ứng Bước 3 là bước xác nhận thật. Thư tới nơi mà **không** có dòng nào trong nhật ký nghĩa là phần mềm vẫn đang gửi bằng đường cũ — cấu hình chưa được nạp, hoặc bạn sửa nhầm hồ sơ cấu hình. ## Khi không gửi được Theo thứ tự: 1. **Bị từ chối xác thực.** Kiểm ô Username đúng chữ `apikey` chưa. Rồi mới nghi mật khẩu. 2. **Bị từ chối vì địa chỉ người gửi.** Địa chỉ `From` không thuộc tên miền đã kích hoạt, hoặc SMTP key được gắn tên miền khác. 3. **Không kết nối được.** Máy chủ của bạn chặn cổng gửi ra. Thử cả `587` và `465`; nhiều nhà cung cấp máy chủ chặn sẵn các cổng gửi thư và phải mở theo yêu cầu. 4. **Gửi được nhưng thư không tới.** Không phải lỗi kết nối — xem [Xử lý sự cố Email Relay](/vi/email-relay/troubleshooting). --- # Đọc và xử lý danh sách chặn Hiểu vì sao một địa chỉ bị chặn gửi, địa chỉ nào gỡ được và địa chỉ nào không, và vì sao gỡ hàng loạt là việc nên tránh. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-relay/guides/suppressions · Cập nhật: 2026-08-07 --- Danh sách chặn là các địa chỉ hệ thống **sẽ không gửi tới nữa**. Phần mềm của bạn vẫn báo gửi thành công, nhưng thư bị bỏ trước khi ra khỏi hệ thống — không ai nhận được gì. ## Chuẩn bị - Đã gửi được thư. Xem [Gửi thư đầu tiên qua relay](/vi/email-relay/getting-started) ## Vì sao danh sách này tồn tại Gửi liên tục cho địa chỉ không tồn tại, hoặc cho người đã báo cáo bạn là thư rác, là hai dấu hiệu xấu nhất mà nơi nhận đo được. Khi chỉ số đó xấu đi, **mọi thư của tên miền bạn** bị nghi ngờ, kể cả thư gửi cho khách hàng thật. Danh sách chặn không phải hình phạt — nó giữ cho những thư còn lại tới được nơi cần tới. ## Đọc cột Lý do Vào **Email Relay → Danh sách chặn**. ![Trang Danh sách chặn của Email Relay: nút Thêm vào danh sách chặn, ô lọc theo địa chỉ, và bảng với cột Lý do hiện Bị trả cứng, Khiếu nại spam hoặc Thêm thủ công](/img/email-relay/suppressions.png) | Lý do | Nghĩa là | Được tự gỡ không | |---|---|---| | **Bị trả cứng** | nơi nhận trả lời địa chỉ này **không tồn tại** | có, nếu bạn chắc địa chỉ đã dùng lại được | | **Khiếu nại spam** | người nhận bấm nút báo cáo thư rác | **không** — phải liên hệ bộ phận hỗ trợ | | **Thêm thủ công** | bạn hoặc đồng nghiệp tự thêm | có | "Bị trả cứng" là câu trả lời dứt khoát, không phải sự cố tạm thời. Thư bị chậm hay bị từ chối tạm không đưa địa chỉ vào đây. Địa chỉ khiếu nại spam bị khoá có chủ ý: người đó đã nói thẳng là không muốn nhận thư của bạn. Nút gỡ vẫn hiện nhưng bấm vào sẽ báo không gỡ được. ## Thêm thủ công khi nào Bấm **Thêm vào danh sách chặn** rồi nhập địa chỉ. Hai trường hợp nên chủ động thêm: - Khách hàng yêu cầu ngừng nhận thư — thêm ngay, đừng chờ tới lúc họ báo cáo bạn là thư rác - Bạn biết chắc một địa chỉ đã ngừng dùng, ví dụ nhân viên đã nghỉ ## Gỡ một địa chỉ Bấm **Gỡ khỏi danh sách chặn**. Hộp thoại xác nhận nhắc rõ: sau khi gỡ, địa chỉ đó **lại nhận được thư từ bạn**. Chỉ gỡ khi có **bằng chứng** địa chỉ đã dùng lại được — chủ địa chỉ xác nhận, hoặc bạn tự kiểm soát tên miền đó và biết hộp thư vừa được tạo lại. Gỡ rồi gửi lại vào một địa chỉ vẫn không tồn tại thì nó quay lại danh sách ngay, và lần trả lại đó lại tính vào chỉ số của bạn. **Gỡ hàng loạt cho sạch danh sách là cách nhanh nhất để làm hỏng uy tín tên miền.** > **Lưu ý — Bật cả Email API lẫn Email Relay thì danh sách có thể dùng chung** > > Địa chỉ chặn được đồng bộ giữa hai dịch vụ, và dòng đó mang nhãn cho biết nó đến từ dịch vụ kia. > Đây là chủ ý: một địa chỉ không tồn tại thì không tồn tại với cả hai đường gửi. > > Gỡ ở một bên thì kiểm lại bên còn lại. ## Danh sách trống Dòng *"Danh sách chặn đang trống"* là trạng thái tốt. Địa chỉ bị trả cứng hoặc khiếu nại sẽ **tự xuất hiện** ở đây, bạn không phải làm gì để chúng vào. Danh sách trống mà thư vẫn không tới thì nguyên nhân nằm chỗ khác — xem [Xử lý sự cố Email Relay](/vi/email-relay/troubleshooting). ## Kiểm tra kết quả Sau khi thêm một địa chỉ vào danh sách chặn, gửi thử một thư tới chính địa chỉ đó: 1. Phần mềm vẫn báo gửi thành công — **đúng như thiết kế**, không phải lỗi 2. Không có thư nào tới 3. **Thống kê & Nhật ký** cho thấy thư bị chặn, không phải bị gửi hỏng Điểm 1 là chỗ hay gây hoang mang. Phần mềm của bạn chỉ biết hệ thống đã nhận thư, không biết chuyện xảy ra sau đó. Nơi biết sự thật là nhật ký. --- # Xử lý sự cố Email Relay Đi từ triệu chứng tới nguyên nhân theo thứ tự, cho các ca không kết nối được, bị từ chối xác thực, và gửi được mà thư không tới. Nguồn: https://docs-vmail.cloudfly.vn/vi/email-relay/troubleshooting · Cập nhật: 2026-08-07 --- Mỗi mục dưới đây bắt đầu từ **triệu chứng bạn nhìn thấy**. Đi theo thứ tự trong mục và dừng ở bước đầu tiên cho kết quả bất thường. ## Trước tiên: phần mềm có thật sự đi qua relay không Câu hỏi này phải trả lời trước mọi việc khác. Mở **Email Relay → Thống kê & Nhật ký** và tìm dòng tương ứng với thư bạn vừa gửi. ![Trang Thống kê & Nhật ký của Email Relay: các thẻ số liệu gửi, bộ lọc, và bảng nhật ký từng thư kèm cột trạng thái](/img/email-relay/logs.png) | Nhật ký | Nghĩa là | |---|---| | **Có dòng** | phần mềm đã đi qua relay — đọc trạng thái của dòng đó | | **Không có dòng nào** | phần mềm **vẫn gửi bằng đường cũ**, cấu hình chưa có tác dụng | Không có dòng nào là ca hay bị chẩn đoán sai nhất: người ta đi tìm lỗi trong relay trong khi relay chưa hề nhận được gì. Kiểm lại phần mềm đã nạp cấu hình mới chưa — nhiều phần mềm cần khởi động lại, và một số có nhiều hồ sơ cấu hình gửi thư mà bạn sửa nhầm hồ sơ. ## Bị từ chối xác thực Theo thứ tự — dòng đầu tiên đúng trong đa số trường hợp. 1. **Ô Username phải là `apikey`**, không phải địa chỉ email. Đây là nguyên nhân số một, và thông báo lỗi trông y hệt ca sai mật khẩu 2. **Mật khẩu là SMTP key `cfr_...`**, không phải mật khẩu đăng nhập bảng điều khiển 3. **Key đã bị thu hồi?** Bảng **SMTP Keys** hiện nhãn *Đã thu hồi* trên các key không còn dùng được 4. **Key bị bó IP?** Cột **Giới hạn IP Whitelist** cho biết. Máy chủ của bạn đổi IP là mất quyền gửi, dù key vẫn đúng 5. **Key bị cắt khi lưu.** Kiểm độ dài chuỗi phần mềm thực sự gửi đi ## Bị từ chối vì địa chỉ người gửi Xác thực xong nhưng bị từ chối ở địa chỉ `From`: 1. Tên miền trong `From` đã **kích hoạt** chưa? Xem [Cắm bản ghi cho tên miền gửi relay](/vi/email-relay/guides/verify-sending-domain) 2. SMTP key có gắn **tên miền khác** không? Key chỉ gửi được đúng tên miền của nó 3. Gõ nhầm tên miền trong `From` ## Không kết nối được Chưa tới bước xác thực — phần mềm không mở được kết nối. 1. **Cổng bị chặn ở phía bạn.** Nhiều nhà cung cấp máy chủ chặn sẵn cổng gửi thư ra ngoài. Thử cả `587` và `465`; cả hai cùng hỏng thì gần như chắc chắn là bị chặn 2. **Sai chế độ mã hoá.** Cổng `587` dùng STARTTLS, cổng `465` dùng SSL/TLS ngầm. Ghép nhầm cặp thì kết nối treo hoặc đứt giữa chừng 3. **Tường lửa nội bộ.** Thử từ một mạng khác để tách bạch ## Gửi được nhưng thư không tới Nhật ký có dòng, nghĩa là relay đã nhận. Theo thứ tự: 1. **Thư mục rác của người nhận.** Bước bỏ qua nhiều nhất mà lại đúng nhiều nhất 2. **Trạng thái trong nhật ký.** Bị trả lại nghĩa là nơi nhận từ chối — đọc lý do kèm theo 3. **Danh sách chặn.** Địa chỉ người nhận có trong đó thì thư bị bỏ trước khi ra khỏi hệ thống. Xem [Đọc và xử lý danh sách chặn](/vi/email-relay/guides/suppressions) 4. **Bản ghi DNS của tên miền gửi.** Thiếu bản ghi ký thư thì thư đi được nhưng hay bị xếp vào rác ## Thư vào thư mục rác Không phải lỗi kỹ thuật, nên không có nút nào sửa được. Theo thứ tự ảnh hưởng: 1. **Cắm đủ bản ghi ký thư** — thiếu một dòng là mất chữ ký 2. **Có bản ghi `_dmarc`** và nó không mâu thuẫn với nguồn gửi 3. **Đừng gửi cho địa chỉ đã bị trả cứng** — tỉ lệ trả lại cao bị chấm điểm 4. **Gửi tệp lớn bằng liên kết tải xuống** thay vì đính kèm trực tiếp ## Thư quá lớn bị từ chối Khối **Giới hạn kích thước** trên trang **Cấu hình SMTP** cho biết trần dung lượng một thư, tính cả đính kèm sau khi mã hoá — con số sau khi mã hoá **lớn hơn** kích thước tệp gốc. Cách xử lý là gửi liên kết tải xuống, không phải nén tệp cho vừa. ## Khi cần báo bộ phận hỗ trợ Gửi kèm bốn thứ này, chúng đủ để tra ra đúng bản ghi: 1. Tên miền gửi 2. Thời điểm gần đúng, kèm múi giờ 3. Địa chỉ người nhận 4. Thông báo lỗi nguyên văn của phần mềm, hoặc trạng thái trong **Thống kê & Nhật ký** **Đừng gửi kèm SMTP key.** Không ai cần nó để tra cứu, và gửi đi là phải thu hồi key đó. ---