Đọc và xử lý danh sách chặn
Hiểu vì sao một địa chỉ bị chặn gửi, địa chỉ nào gỡ được và địa chỉ nào không, và vì sao gỡ hàng loạt là việc nên tránh.
Danh sách chặn là các địa chỉ hệ thống sẽ không gửi tới nữa. Phần mềm của bạn vẫn báo gửi thành công, nhưng thư bị bỏ trước khi ra khỏi hệ thống — không ai nhận được gì.
Chuẩn bị
- Đã gửi được thư. Xem Gửi thư đầu tiên qua relay
Vì sao danh sách này tồn tại
Gửi liên tục cho địa chỉ không tồn tại, hoặc cho người đã báo cáo bạn là thư rác, là hai dấu hiệu xấu nhất mà nơi nhận đo được. Khi chỉ số đó xấu đi, mọi thư của tên miền bạn bị nghi ngờ, kể cả thư gửi cho khách hàng thật.
Danh sách chặn không phải hình phạt — nó giữ cho những thư còn lại tới được nơi cần tới.
Đọc cột Lý do
Vào Email Relay → Danh sách chặn.
| Lý do | Nghĩa là | Được tự gỡ không |
|---|---|---|
| Bị trả cứng | nơi nhận trả lời địa chỉ này không tồn tại | có, nếu bạn chắc địa chỉ đã dùng lại được |
| Khiếu nại spam | người nhận bấm nút báo cáo thư rác | không — phải liên hệ bộ phận hỗ trợ |
| Thêm thủ công | bạn hoặc đồng nghiệp tự thêm | có |
"Bị trả cứng" là câu trả lời dứt khoát, không phải sự cố tạm thời. Thư bị chậm hay bị từ chối tạm không đưa địa chỉ vào đây.
Địa chỉ khiếu nại spam bị khoá có chủ ý: người đó đã nói thẳng là không muốn nhận thư của bạn. Nút gỡ vẫn hiện nhưng bấm vào sẽ báo không gỡ được.
Thêm thủ công khi nào
Bấm Thêm vào danh sách chặn rồi nhập địa chỉ. Hai trường hợp nên chủ động thêm:
- Khách hàng yêu cầu ngừng nhận thư — thêm ngay, đừng chờ tới lúc họ báo cáo bạn là thư rác
- Bạn biết chắc một địa chỉ đã ngừng dùng, ví dụ nhân viên đã nghỉ
Gỡ một địa chỉ
Bấm Gỡ khỏi danh sách chặn. Hộp thoại xác nhận nhắc rõ: sau khi gỡ, địa chỉ đó lại nhận được thư từ bạn.
Chỉ gỡ khi có bằng chứng địa chỉ đã dùng lại được — chủ địa chỉ xác nhận, hoặc bạn tự kiểm soát tên miền đó và biết hộp thư vừa được tạo lại.
Gỡ rồi gửi lại vào một địa chỉ vẫn không tồn tại thì nó quay lại danh sách ngay, và lần trả lại đó lại tính vào chỉ số của bạn. Gỡ hàng loạt cho sạch danh sách là cách nhanh nhất để làm hỏng uy tín tên miền.
Bật cả Email API lẫn Email Relay thì danh sách có thể dùng chung
Địa chỉ chặn được đồng bộ giữa hai dịch vụ, và dòng đó mang nhãn cho biết nó đến từ dịch vụ kia. Đây là chủ ý: một địa chỉ không tồn tại thì không tồn tại với cả hai đường gửi.
Gỡ ở một bên thì kiểm lại bên còn lại.
Danh sách trống
Dòng "Danh sách chặn đang trống" là trạng thái tốt. Địa chỉ bị trả cứng hoặc khiếu nại sẽ tự xuất hiện ở đây, bạn không phải làm gì để chúng vào.
Danh sách trống mà thư vẫn không tới thì nguyên nhân nằm chỗ khác — xem Xử lý sự cố Email Relay.
Kiểm tra kết quả
Sau khi thêm một địa chỉ vào danh sách chặn, gửi thử một thư tới chính địa chỉ đó:
- Phần mềm vẫn báo gửi thành công — đúng như thiết kế, không phải lỗi
- Không có thư nào tới
- Thống kê & Nhật ký cho thấy thư bị chặn, không phải bị gửi hỏng
Điểm 1 là chỗ hay gây hoang mang. Phần mềm của bạn chỉ biết hệ thống đã nhận thư, không biết chuyện xảy ra sau đó. Nơi biết sự thật là nhật ký.