Tạo hộp thư đầu tiên
Tạo tài khoản thư cho nhân viên, hiểu ba con số hạn mức trên trang Người dùng và xử lý khi hệ thống báo vượt quá dung lượng khả dụng.
Tên miền đã hoạt động thì tạo hộp thư được. Mỗi hộp thư là một tài khoản đăng nhập, có dung lượng riêng do bạn đặt.
Chuẩn bị trước khi tạo
- Tên miền ở trạng thái hoạt động. Xem Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư
- Còn hạn mức tài khoản và dung lượng — đọc mục dưới
Ba con số quyết định bạn tạo được bao nhiêu
Vào Email Business → Người dùng. Dải trên cùng hiển thị ba con số ràng buộc.
| Con số | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Số lượng tài khoản | Đã tạo bao nhiêu hộp thư trên tổng số gói cho phép |
| Dung lượng phân bổ | Tổng dung lượng bạn đã chia cho các hộp thư |
| Dung lượng còn lại khả dụng | Phần chưa chia. Đây là con số quyết định |
Con số thứ ba về 0 nghĩa là bạn đã chia hết dung lượng, kể cả khi chưa hộp thư nào dùng tới. Dung lượng được phân bổ lúc tạo, không phải lúc dùng.
Tạo hộp thư
Điền thông tin tài khoản
Bấm Tạo người dùng và điền:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Tên tài khoản email | Chỉ phần trước dấu @. Tên miền đã cố định sẵn |
| Họ và tên | Hiển thị trong danh bạ và tên người gửi |
| Mật khẩu | Tối thiểu 8 ký tự |
| Xác nhận mật khẩu | Nhập lại |
| Dung lượng | Chọn 512 MB, 1 GB, 2 GB, 5 GB, hoặc Tùy chỉnh để nhập số MB |
Bấm Lưu. Hộp thư dùng được ngay, không cần chờ.
Tạo nhiều tài khoản cùng lúc
Cần mở hộp thư cho cả phòng ban thì dùng Import từ Excel thay vì tạo từng cái.
Kiểm tra kết quả
Trên bảng điều khiển
- Tài khoản mới xuất hiện trong bảng, cột Trạng thái là Hoạt động
- Số lượng tài khoản tăng thêm 1
- Dung lượng còn lại khả dụng giảm đúng bằng dung lượng bạn vừa đặt
Gửi thử một vòng
Đăng nhập thử vào hộp thư mới bằng địa chỉ đầy đủ và mật khẩu vừa đặt. Gửi một thư tới địa chỉ ngoài và nhận lại một thư từ đó. Đây là lần đầu tiên bạn xác nhận được cả đường gửi lẫn đường nhận.
Khi các mức dung lượng đều báo vượt quá
Hộp thoại hiện (Vượt quá khả dụng) bên cạnh mọi mức chọn khi dung lượng còn lại không đủ. Ba cách xử lý, theo thứ tự nên thử:
- Giảm dung lượng của hộp thư đang thừa. Mở thao tác của tài khoản đó và đặt lại mức thấp hơn. Phần dôi ra quay về khoản khả dụng ngay.
- Xoá hộp thư không còn dùng. Cả dung lượng lẫn số lượng tài khoản đều được trả lại.
- Nâng gói dịch vụ nếu cả hai cách trên đều không còn chỗ.
Chọn Tùy chỉnh rồi nhập một số nhỏ hơn cũng được, miễn là không vượt phần khả dụng.
Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư
Cắm MX, SPF, DKIM và DMARC theo đúng giá trị bảng điều khiển hiển thị, để tên miền của bạn gửi và nhận thư được bình thường.
Cấp quyền quản trị cho người khác
Cấp quyền quản trị viên cho một hộp thư đã có trong tên miền, để người đó quản lý tài khoản và cấu hình thay bạn.