Chuyển thư cũ từ nhà cung cấp khác sang
Kéo toàn bộ thư từ Gmail, Outlook hay máy chủ cũ vào hộp thư mới bằng IMAP, chọn đúng giữa nhập một tài khoản và migration hàng loạt.
Đổi nhà cung cấp thư mà bỏ lại thư cũ là mất lịch sử làm việc. Trang này kéo thư từ hệ thống cũ sang hộp thư mới qua IMAP — thư cũ vẫn nằm nguyên ở nơi cũ, đây là sao chép chứ không phải chuyển đi.
Chuẩn bị
- Hộp thư đích đã tạo trên Cloudfly. Xem Tạo hộp thư đầu tiên
- Thông số IMAP của hệ thống cũ: địa chỉ máy chủ, cổng, có SSL/TLS hay không
- Tài khoản và mật khẩu của hộp thư nguồn
Gmail và Outlook cần mật khẩu ứng dụng, không phải mật khẩu đăng nhập
Nhà cung cấp có xác thực hai lớp thường không cho đăng nhập IMAP bằng mật khẩu thường. Vào phần bảo mật của tài khoản nguồn, sinh một mật khẩu ứng dụng riêng và dùng nó ở đây.
Triệu chứng khi dùng nhầm: hệ thống báo sai tài khoản hoặc mật khẩu, dù bạn gõ đúng mật khẩu vẫn đăng nhập web bình thường.
Chọn đúng chế độ
Vào Email Business → Nhập thư IMAP. Trang có hai thẻ.
| Thẻ | Dùng khi |
|---|---|
| Nhập từng email | một hộp thư, hoặc chạy thử trước khi làm thật |
| Migration hàng loạt | chuyển cả công ty, nhiều hộp thư một lượt |
Luôn chạy thử một hộp thư trước. Thông số IMAP sai thì lỗi lộ ra sau một phút, thay vì sau khi đã khởi động hàng chục tiến trình.
Nhập một hộp thư
Điền biểu mẫu bên trái, theo thứ tự trên xuống:
| Trường | Điền gì |
|---|---|
| Tài khoản nhận thư | hộp thư đích trên Cloudfly, chọn từ danh sách |
| Địa chỉ máy chủ IMAP nguồn | máy chủ của nhà cung cấp cũ |
| Cổng kết nối | thường 993 khi bật mã hoá |
| Mã hóa SSL/TLS | bật, trừ khi hệ thống cũ không hỗ trợ |
| Tài khoản đăng nhập nguồn | thường là địa chỉ email đầy đủ ở hệ thống cũ |
| Mật khẩu tài khoản nguồn | mật khẩu ứng dụng, xem cảnh báo trên |
Bấm Bắt đầu nhập. Tiến trình hiện ở khung bên phải.
Kiểm lại ô Tài khoản nhận thư trước khi bấm. Chọn nhầm là đổ thư của người này vào hộp thư người khác, và không có nút hoàn tác — phải xoá tay từng thư.
Theo dõi tiến trình
Khung Tiến trình đồng bộ đang chạy bên phải cập nhật liên tục. Khi không có gì chạy, nó hiện "Không có tiến trình nào đang chạy" — đó là trạng thái bình thường, không phải lỗi.
Thời gian chạy phụ thuộc số thư và tốc độ của máy chủ nguồn, không phải của Cloudfly. Vài nghìn thư có thể mất hàng giờ. Bạn không cần giữ trang mở.
Dung lượng phải đủ trước khi nhập
Thư nhập vào chiếm dung lượng của hộp thư đích như thư bình thường. Hộp thư 1 GB không nhận được 3 GB thư cũ — tiến trình sẽ dừng giữa chừng khi đầy.
Đối chiếu trước: xem hộp thư nguồn đang chiếm bao nhiêu, rồi đặt dung lượng hộp thư đích lớn hơn con số đó.
Kiểm tra kết quả
- Đăng nhập webmail bằng chính hộp thư đích
- Cấu trúc thư mục của hệ thống cũ xuất hiện lại
- Mở vài thư cũ, kiểm cả tệp đính kèm — thư có nội dung mà mất đính kèm là dấu hiệu tiến trình bị ngắt giữa chừng
- Đối chiếu số thư ở một thư mục cụ thể, ví dụ Hộp thư đến
Thiếu thư thì chạy lại đúng hộp thư đó. Thư đã có sẵn không bị nhân đôi.
Thứ tự chuyển đổi nhà cung cấp
Nhập thư chỉ là một bước. Thứ tự này tránh mất thư trong lúc chuyển:
- Tạo hộp thư trên Cloudfly cho mọi người dùng — chưa đổi DNS
- Nhập thư cũ vào từng hộp thư, hệ thống cũ vẫn đang nhận thư bình thường
- Đổi bản ghi MX sang Cloudfly. Xem Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư
- Chạy nhập lần hai sau 24 giờ, để gom nốt thư rơi vào hệ thống cũ trong lúc DNS lan truyền
- Giữ tài khoản cũ thêm ít nhất một tuần trước khi đóng
Bước 4 là bước hay bị bỏ. Trong thời gian DNS lan truyền, một phần thư vẫn đi về hệ thống cũ — và đó là những thư không ai để ý là đã mất.
Cấu hình Outlook và điện thoại
Lấy đúng thông số máy chủ thư đến và thư đi, chọn giữa IMAP và POP3, và tránh lỗi đăng nhập hay gặp nhất khi cấu hình ứng dụng thư.
Chặn hoặc tin cậy người gửi ở cổng thư
Dùng danh sách tin cậy và danh sách chặn của Email Business, xem hàng đợi thư kẹt, và phân biệt màn hình này với màn hình cùng tên của Email Security.