Xử lý sự cố Email Business
Đi từ triệu chứng tới nguyên nhân theo thứ tự, cho các ca thư không tới, thư gửi đi vào hộp rác, không tạo được hộp thư và ứng dụng thư không kết nối được.
Mỗi bảng đi từ triệu chứng bạn nhìn thấy. Dòng trên gặp nhiều hơn dòng dưới, nên đọc từ trên xuống và dừng ở dòng đầu tiên khớp.
Trước tiên: chia đôi theo chiều thư
Câu hỏi này quyết định bạn đọc bảng nào.
| Hỏng chiều nào | Dấu hiệu | Đọc mục |
|---|---|---|
| Thư đến | người ngoài gửi vào mà không ai nhận được | Thư gửi tới không nhận được |
| Thư đi | nhân viên gửi ra, người nhận không thấy hoặc thấy trong rác | Thư gửi đi vào hộp rác |
| Không phải thư | không tạo được hộp thư, không đăng nhập được, ứng dụng không nối được | các mục còn lại |
Thư gửi tới không nhận được
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Xử lý |
|---|---|---|
| Không ai trong tên miền nhận được gì | Bản ghi MX chưa trỏ về CloudFly | Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư |
| Thẻ Cấu hình DNS Email chưa báo sẵn sàng | Thiếu hoặc sai một trong bốn bản ghi | Đối chiếu dòng Thực tế với ô Nội dung ngay trên nó |
| Bản ghi đã đúng mà vẫn báo Sai | Bản ghi cũ còn trong bộ nhớ đệm DNS | Đợi hết TTL rồi bấm Kiểm tra DNS lại |
| Chỉ một hộp thư ngừng nhận | Hộp thư đó đã vượt dung lượng của chính nó | Đổi dung lượng một hộp thư đã tạo |
| Chỉ thư từ một người gửi không tới | Địa chỉ đó đang nằm trong danh sách chặn | Chặn hoặc tin cậy người gửi ở cổng thư |
Thư gửi đi vào hộp rác
Bảng điều khiển vẫn báo gửi thành công, nên đây là kiểu hỏng khó thấy nhất.
| Nguyên nhân | Xử lý |
|---|---|
| Thiếu SPF hoặc DKIM — bên nhận không xác thực được thư | Cắm đủ bốn bản ghi, xem Cấu hình bốn bản ghi DNS cho thư |
| Tên miền có hai bản ghi SPF | Cả hai cùng mất hiệu lực. Gộp về một dòng duy nhất |
Chưa có bản ghi _dmarc | Thêm nó — bên nhận cần biết phải làm gì khi xác thực thất bại |
Không tạo hoặc không sửa được hộp thư
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Xử lý |
|---|---|---|
| Mọi mức dung lượng đều hiện (Vượt quá khả dụng) | Đã chia hết dung lượng của gói, kể cả khi chưa ai dùng tới | Theo dõi dung lượng toàn tên miền |
| Không thêm được tài khoản mới | Hết hạn mức số tài khoản của gói | Tạo hộp thư đầu tiên |
| Không thấy nút Reset mật khẩu | Tài khoản đang mở không đủ quyền trên hộp thư đó | Đặt lại mật khẩu cho một hộp thư |
| Trang Tên miền báo "Không tìm thấy thông tin tên miền" | Dịch vụ chưa được cấp tên miền — trang này không có nút thêm | Liên hệ bộ phận hỗ trợ |
Outlook hoặc điện thoại không kết nối được
| Nguyên nhân | Xử lý |
|---|---|
Điền tên đăng nhập là phần trước dấu @ | Dùng địa chỉ email đầy đủ |
| Mạng công ty chặn cổng | Thử lại bằng mạng 4G của điện thoại. Chạy được nghĩa là phải nhờ bộ phận mạng mở cổng |
| Chọn sai kiểu mã hoá cho cổng đang dùng | Cấu hình Outlook và điện thoại |
| Mật khẩu vừa đổi, ứng dụng còn giữ mật khẩu cũ | Nhập lại mật khẩu trong ứng dụng |
Kiểm tra kết quả
Sửa xong thì xác nhận bằng một vòng thư thật, không bằng việc trang báo xanh:
- Gửi một thư từ hộp thư của bạn tới một địa chỉ ngoài
- Trả lời từ địa chỉ ngoài đó về lại
- Kiểm cả Hộp thư đến lẫn thư mục rác của cả hai bên
Cả hai chiều đều tới Hộp thư đến là xong. Tới nhưng nằm trong rác thì chiều gửi vẫn còn vấn đề về bản ghi — quay lại mục Thư gửi đi vào hộp rác.
Khi cần báo bộ phận hỗ trợ
Gửi kèm bốn thứ này, chúng đủ để tra ra đúng bản ghi:
- Tên miền
- Địa chỉ hộp thư gặp sự cố
- Thời điểm gần đúng, kèm múi giờ
- Thư báo lỗi người gửi nhận được, chép nguyên văn
Đừng gửi kèm mật khẩu hộp thư
Bộ phận hỗ trợ không cần nó để tra cứu, và gửi đi là phải đổi lại mật khẩu đó.