Tạo mẫu thư dùng chung cho cả công ty
Soạn sẵn các mẫu thư chuẩn để nhân viên chèn nhanh khi viết mail, kèm biến tự điền tên người nhận và ngày tháng.
Thư báo giá, thư xác nhận lịch hẹn, chữ ký cuối thư — những thứ cả công ty gõ lại mỗi ngày. Mẫu thư để nhân viên chèn một lần thay vì chép từ thư cũ.
Chuẩn bị
- Quyền quản trị trên tên miền
- Nội dung mẫu đã được duyệt, nếu công ty có quy định về văn phong
Tạo một mẫu
Vào Email Business → Mẫu email.
Bấm Thêm mẫu thư, đặt tên và soạn nội dung. Danh sách bên trái, xem trước bên phải — bấm một mẫu để xem nó hiện ra thế nào trước khi lưu.
Đặt tên theo tình huống dùng, không theo nội dung: "Xác nhận lịch hẹn" dễ tìm hơn "Kính gửi quý khách…".
Biến tự điền
Mẫu thư nhận biến để tự điền tên người nhận, người gửi, ngày tháng — nhân viên không phải sửa tay từng chỗ.
Đây là lợi ích chính của mẫu thư so với việc chép thư cũ: chép thư cũ hay sót tên khách hàng của lần trước, và đó là loại lỗi khách nhìn thấy ngay.
Chèn biến theo đúng cú pháp màn hình soạn thảo hướng dẫn, rồi bấm xem trước để chắc nó điền đúng.
Bật và tắt
Ba bộ lọc ở đầu danh sách: Tất cả · Đang bật · Đã tắt.
Mẫu đã tắt không hiện ra cho nhân viên khi soạn thư, nhưng vẫn còn nguyên trong danh sách của bạn. Dùng nó cho mẫu theo mùa — chương trình khuyến mãi đã kết thúc thì tắt, sang năm bật lại thay vì soạn mới.
Tắt an toàn hơn xoá: xoá là mất hẳn nội dung đã soạn.
Trang này khác Mẫu Email của Email API
Hai dịch vụ đều có "mẫu email" và chúng không liên quan gì tới nhau.
| Email Business → Mẫu email (trang này) | Email API → Mẫu Email | |
|---|---|---|
| Ai dùng | nhân viên, khi ngồi soạn thư | mã nguồn, qua lệnh gọi API |
| Chèn thế nào | bấm chọn trong màn hình soạn thư | truyền template_id khi gửi |
| Biến điền bởi | hệ thống, theo người nhận đang soạn | ứng dụng của bạn |
Xem Dùng mẫu thư trong Email API nếu bạn đang tìm loại thứ hai.
Kiểm tra kết quả
- Đăng nhập webmail bằng một hộp thư thường, không phải tài khoản quản trị
- Bấm soạn thư mới
- Mẫu vừa tạo có mặt trong danh sách chèn
- Chèn nó và kiểm biến đã điền đúng
Bước 1 quan trọng: tài khoản quản trị dịch vụ không có hộp thư nên không soạn thư được. Dùng một hộp thư thật để kiểm.