Bật trả lời tự động khi bạn vắng mặt
Đặt thư trả lời tự động cho hộp thư của bạn, giới hạn khoảng thời gian nó hoạt động, và tránh những lỗi khiến người gửi nhận nhầm hoặc không nhận được gì.
Khi bạn nghỉ phép hoặc đi công tác, hộp thư tự trả lời người liên hệ để họ biết bạn chưa đọc thư.
Chuẩn bị
- Đăng nhập được hộp thư của bạn trên webmail
Mở trang trả lời tự động
Vào Cài đặt → Trả lời tự động.
Chọn khoảng vắng mặt
Bấm một trong các nút Hôm nay · Đến hết tuần · 1 tuần · 2 tuần — hai mốc thời gian được điền sẵn. Cần mốc khác thì sửa trực tiếp hai ô bên dưới.
Ngày kết thúc là mặc định. Muốn chạy không giới hạn thì chọn Cho đến khi tôi tự tắt.
Nên để hệ thống tự tắt hộ
Không có mốc kết thúc thì thư tự động chạy tới khi bạn nhớ ra — thường là sau khi có người hỏi "bạn vẫn đang nghỉ à?".
Soạn nội dung
Điền Nội dung thư tự động: bạn vắng tới khi nào, việc gấp thì liên hệ ai, và bạn sẽ trả lời khi quay lại.
Nút Chèn ngày đặt ngày kết thúc vào chỗ con trỏ, và tự đổi theo khi bạn dời lịch.
Khung Người nhận sẽ thấy ngay dưới ô nhập là đúng thứ người ta nhận được.
Đừng ghi lý do vắng mặt chi tiết
Thư này gửi cho bất kỳ ai viết cho bạn, kể cả người lạ và thư quảng cáo. "Tôi đi nghỉ tới ngày 20, nhà không có ai" là thông tin bạn không muốn gửi cho người lạ.
Xong thì bấm Bật trả lời tự động.
Viết riêng cho người ngoài công ty
Đánh dấu Viết riêng cho người ngoài công ty để mở ô nội dung thứ hai. Người ngoài công ty là người dùng email không cùng tên miền với bạn.
Theo dõi và tắt
| Trạng thái | Bạn thấy gì |
|---|---|
| Đang vắng mặt | Dải báo đầu hộp thư: Trả lời tự động đang bật kèm Chỉnh sửa và Tắt ngay |
| Kỳ vắng mặt đã hết | Dải báo đổi thành Kỳ vắng mặt đã kết thúc kèm Dọn lịch cũ |
| Chưa lên lịch | Không có dải báo. Trang cài đặt ghi Chưa lên lịch vắng mặt |
Nội dung đã soạn luôn được giữ, kể cả sau khi tắt hoặc dọn lịch.
Tuỳ chọn nâng cao
Mở Tuỳ chọn nâng cao nếu cần Không trả lời người ngoài tổ chức, hoặc đổi khoảng nghỉ giữa hai thư tự động gửi cho cùng một người.
Đừng đặt khoảng nghỉ quá ngắn
Hai hộp thư cùng bật trả lời tự động có thể trả lời qua lại nhau, và khoảng nghỉ này là thứ chặn vòng lặp đó.
Kiểm tra kết quả
Nhờ một người ngoài công ty gửi thư cho bạn rồi hỏi họ có nhận được thư tự động không.
Tự gửi cho chính mình không chứng minh điều gì
Hệ thống bỏ qua chính chủ hộp thư và những địa chỉ vừa nhận thư tự động gần đây.
Sự cố thường gặp
| Triệu chứng | Nguyên nhân |
|---|---|
| Người gửi nói không nhận được thư tự động | Chưa tới Thời gian bắt đầu, kỳ vắng mặt đã hết, hoặc bạn đang chọn Không trả lời người ngoài tổ chức |
| Không bật được | Bỏ trống Nội dung thư tự động, thiếu Thời gian bắt đầu, hoặc Thời gian kết thúc không sau thời gian bắt đầu |
| Nút Lưu thay đổi mờ | Chưa có gì thay đổi so với lần lưu gần nhất |
| Thư tự động vẫn gửi dù đã hết kỳ nghỉ | Thời gian kết thúc đặt sai, hoặc bạn đang chọn Cho đến khi tôi tự tắt |
| Người gửi chỉ nhận được một lần dù viết cho bạn nhiều thư | Bình thường — đó là khoảng nghỉ trong Tuỳ chọn nâng cao |
| Định dạng chữ hoặc ảnh trong thư tự động không hiển thị | Thư tự động luôn gửi ở dạng văn bản thuần |