Bảng tra thư mục và nhãn trong hộp thư
Tra ý nghĩa từng thư mục có sẵn trong hộp thư, thư mục nào không xoá được, và khác biệt giữa thư mục với nhãn khi sắp xếp thư.
Thanh bên trái hộp thư có sáu mục có sẵn, rồi mới tới thư mục bạn tự tạo. Trang này giải thích từng mục làm gì và mục nào sửa được.
Sáu mục có sẵn
| Mục | Chứa gì | Thư vào đây khi nào |
|---|---|---|
| Hộp thư đến | Thư gửi tới bạn | Ngay khi thư tới, trừ khi bị lọc sang Thư rác |
| Thư nháp | Thư viết dở, chưa gửi | Tự lưu trong lúc bạn soạn |
| Đã lên lịch | Thư đã bấm gửi nhưng đang chờ tới giờ | Khi bạn dùng Lên lịch gửi |
| Đã gửi | Bản sao thư bạn đã gửi đi | Ngay sau khi gửi thành công |
| Thư rác | Thư bị đánh giá là quảng cáo hoặc lừa đảo | Bộ lọc tự chuyển, hoặc bạn bấm Báo cáo thư rác |
| Thùng rác | Thư đã xoá | Khi bạn bấm Xóa thư |
Xoá thư không xoá ngay — thư chuyển sang Thùng rác và vẫn chiếm dung lượng hộp thư. Muốn giải phóng dung lượng thì mở Thùng rác rồi xoá vĩnh viễn.
Năm thư mục không sửa được
Hộp thư đến, Thư nháp, Đã gửi, Thư rác và Thùng rác không đổi tên và không xoá được. Chúng là thư mục hệ thống — nhiều thứ trỏ vào chúng theo tên cố định, kể cả ứng dụng thư trên máy tính và điện thoại của bạn.
Thử đổi hoặc xoá thì hệ thống từ chối và hộp thư giữ nguyên.
Đã lên lịch không phải thư mục
Nó là khung nhìn lọc — hiển thị những thư đang chờ tới giờ gửi, dù chúng nằm ở đâu. Vì vậy nó không xuất hiện trong ứng dụng thư trên máy tính hay điện thoại, và cũng không nhận thư kéo vào.
Huỷ lịch một thư ở đây thì thư quay về Thư nháp để bạn sửa hoặc gửi lại. Xem Hẹn giờ gửi một thư.
Thư mục bạn tự tạo
| Việc | Làm được |
|---|---|
| Tạo thư mục mới | ✅ |
| Tạo thư mục con bên trong thư mục khác | ✅ |
| Đổi tên | ✅ |
| Xoá | ✅ |
Xoá một thư mục tự tạo kéo theo thư mục con và thư bên trong. Muốn giữ thư thì chuyển chúng sang chỗ khác trước khi xoá.
Thư mục và nhãn khác nhau ở đâu
Đây là chỗ hay lẫn, và chọn nhầm thì phải sắp xếp lại từ đầu.
| Thư mục | Nhãn | |
|---|---|---|
| Một thư gắn được mấy cái | Đúng một | Nhiều cái cùng lúc |
| Thư nằm ở đâu | Chuyển hẳn vào thư mục | Vẫn ở nguyên chỗ cũ |
| Thấy được trong ứng dụng thư trên máy tính | ✅ | Tuỳ ứng dụng |
| Đổi màu | ❌ | ✅ |
Dùng thư mục khi mỗi thư chỉ thuộc về một chỗ — ví dụ tách theo năm, theo dự án đã kết thúc.
Dùng nhãn khi một thư thuộc nhiều nhóm cùng lúc — ví dụ vừa Khách hàng A vừa Cần trả lời.
Xoá một nhãn thì nhãn bị gỡ khỏi mọi thư đang mang nó, nhưng thư vẫn còn. Đây là khác biệt quan trọng so với xoá thư mục.
Thư có thể ở đâu khi bạn không tìm thấy
Đi theo thứ tự này trước khi kết luận thư bị mất.
- Thư rác — thư đến bị lọc nhầm nằm ở đây
- Thùng rác — có thể đã xoá nhầm; thư vẫn lấy lại được
- Đã lên lịch — thư tưởng đã gửi nhưng đang chờ tới giờ
- Thư nháp — thư tưởng đã gửi nhưng thật ra chưa bấm gửi
- Tìm bằng tìm kiếm nâng cao với phạm vi Tất cả thư — nó tìm trong mọi thư mục cùng lúc, kể cả những chỗ trên
Vẫn không thấy sau cả năm bước thì thư chưa từng tới hộp thư của bạn. Lúc đó việc cần làm nằm ở phía quản trị viên tên miền, không phải ở hộp thư của bạn.
Xác thực hai bước
Thêm một lớp bảo vệ khi đăng nhập Webmail bằng mã 6 số từ ứng dụng xác thực trên điện thoại, cất mã dự phòng, và xử lý khi đổi hoặc mất điện thoại.
Sự cố thường gặp
Không đăng nhập được, không nhận được thư, thư gửi bị trả lại hay hộp thư báo đầy — triệu chứng, nguyên nhân và việc bạn tự làm được với hộp thư Email Business.